Office 2016: Funktionen für die Teamarbeit richtig nutzen

Mit Office 2016 hat Microsoft die Teamarbeitsfunktionen deutlich erweitert. Zusätzliche Möglichkeiten bieten kostenlose Clouddienste wie Sway und Docs.com. Außerdem beinhaltet die neue Office-Suite eine verbesserte Integration von Skype for Business.

Mit Office 2016 baut Microsoft die Teamwork-Funktionen in Office deutlich aus. Anwender können direkt aus Office-Programmen heraus andere Anwender zur Bearbeitung des Dokumentes einladen und gemeinsam mit anderen Autoren an Dokumenten arbeiten. Dazu muss das Dokument in OneDrive, OneDrive for Business oder auf SharePoint gespeichert werden. Das Bearbeiten kann auch simultan erfolgen.

Wurde auf dem Rechner auch noch Skype for Business 2015/2016 installiert, können die Anwender miteinander chatten, telefonieren oder weitere Informationen austauschen. Außerdem bietet Skype for Business ebenfalls verschiedene Teamwork-Funktionen an. Parallel dazu stellt Microsoft mit den kostenlosen Onlinediensten Sway und Docs.com Möglichkeiten zur Verfügung, Dokumente auch für die breite Masse zu veröffentlichen, zum Beispiel Handbücher, Firmenpräsentationen oder Vertriebsdokumente.

So werden Dokumente in der Cloud gespeichert

Dokumente lassen sich in allen Office-Programmen jederzeit freigeben. Um Dokumente freizugeben, klicken Anwender oben rechts auf Freigeben. Im ersten Schritt erscheint ein Hinweis, dass ein Dokument in der Cloud gespeichert werden muss, um es freizugeben. Mit einem Mausklick lässt sich das Dokument anschließend in der Cloud speichern. Damit das Dokument gemeinsam bearbeitet werden kann, muss es aber als Docx, xlsx, oder pptx gespeichert werden.

Über die neue Schaltfläche „Freigeben“ können Anwender ein Dokument in der Cloud speichern und freigeben (Screenshot: Thomas Joos).Über die neue Schaltfläche „Freigeben“ können Anwender ein Dokument in der Cloud speichern und freigeben (Screenshot: Thomas Joos).

Standardmäßig zeigt Office 2016 beim Speichern die OneDrive und OneDrive-for-Business-Ordner an, die auf der Registerkarte Datei bei Konto hinzugefügt wurden. Auf Wunsch können Anwender hier jederzeit weitere Konten dieser Dienste hinzufügen, um Daten in der Cloud zu speichern. Sollen Dokumente also gemeinsam bearbeitet werden, muss auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gesetzt werden. Andere Cloudspeicherdienste wie Dropbox und Google Drive werden leider nicht unterstützt.

In den Office 2016-Einstellungen lassen sich OneDrive- und OneDrive für Business-Konten angeben (Screenshot: Thomas Joos).In den Office 2016-Einstellungen lassen sich OneDrive- und OneDrive für Business-Konten angeben (Screenshot: Thomas Joos).

Sobald das Dokument in der Cloud gespeichert wurde, erscheint auf der rechten Seite der Freigabe-Bereich zum Teilen des Dokumentes. Hierüber lassen sich andere Anwender einladen, ohne aus dem Office-Programm herausgehen oder eine Weboberfläche aufrufen zu müssen. Der Bereich lässt sich über die Schaltfläche Freigeben jederzeit ein- und wieder ausblenden.

Dokumente in Office 2016 schnell und einfach teilen

Nachdem ein Dokument in der Cloud gespeichert und die Schaltfläche Freigeben verwendet wurde, können Anwender das Dokument mit anderen Anwendern teilen. Im oberen Bereich wird zunächst ausgewählt, wer am Dokument mitarbeiten soll. Dazu können Benutzer die E-Mail-Adresse des Kontaktes direkt eingeben oder sie aus dem Adressbuch auswählen.

Bei der Verwendung von Exchange oder Office 365 steht hier das globale Adressbuch des Unternehmens zur Verfügung. Arbeiten Unternehmen bereits mit Skype for Business 2015/2016 ist hier auch gleich der Skype-Status des Anwenders zu sehen. Über das Kontextmenü kann direkt aus Office heraus ein Chat geöffnet oder ein Telefonat gestartet werden.

Beim Einladen von Anwendern kann auch gleich der Kontakt über Skype for Business hergestellt werden (Screenshot: Thomas Joos).Beim Einladen von Anwendern kann auch gleich der Kontakt über Skype for Business hergestellt werden (Screenshot: Thomas Joos).

Über das Dropdownmenü unterhalb der Adressleiste lässt sich steuern, ob der andere Kontakt das Dokument bearbeiten kann oder nur lesen. Darunter ist ein Feld verfügbar in das sich eine Nachricht zur Freigabe eingeben lässt. Diesen Text erhält der Kontakt per E-Mail.

Ebenfalls verfügbar ist die Möglichkeit die Änderungen, welche die verschiedenen Anwender durchführen, zu teilen. Hier kann der Besitzer das Teilen automatisch aktivieren, manuell, oder ganz deaktivieren.  Durch einen Klick auf Freigeben, wird die Freigabe schließlich durchgeführt, und alle anderen Autoren erhalten automatisch eine E-Mail.

Das Freigeben eines Dokumentes erfolgt bequem direkt in Office 2016 (Screenshot: Thomas Joos).Das Freigeben eines Dokumentes erfolgt bequem direkt in Office 2016 (Screenshot: Thomas Joos).

Im unteren Bereich befindet sich noch der Link Einen Freigabelink abrufen. Durch einen Klick auf den Link können Anwender eine Internetadresse abrufen, die sie wiederum an andere Anwender versenden können. Über den Link der Adresse kann auf das gespeicherte Dokument ebenfalls zugegriffen werden. Auch hier gibt es die Möglichkeit schreibenden oder nur lesenden Zugriff zu gestatten. Dazu muss einfach auf den jeweiligen Link geklickt werden. Der Link kann über verschiedene Wege geteilt werden, zum Beispiel per Mail oder Skype.

Über Office 2016 können Anwender auch einen Link für die Freigabe von Dokumenten abrufen (Screenshot: Thomas Joos).Über Office 2016 können Anwender auch einen Link für die Freigabe von Dokumenten abrufen (Screenshot: Thomas Joos).

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Laden Anwender andere Benutzer zum Bearbeiten von Dokumenten ein, erhalten sie auch eine E-Mail mit dem Link zum Öffnen des Dokumentes. Öffnen die Benutzer ein solches Dokument aus der E-Mail, besteht die Möglichkeit, entweder eine Office Web App zu verwenden oder das Dokument in Office 2016 zu öffnen. Diesbezüglich kann jeder Autor nach seinen Anforderungen entscheiden.

Anwender erhalten eine E-Mail, wenn sie ein Dokument öffnen können, das ein anderer Anwender freigegeben hat (Screenshot: Thomas Joos).Anwender erhalten eine E-Mail, wenn sie ein Dokument öffnen können, das ein anderer Anwender freigegeben hat (Screenshot: Thomas Joos).

In Office 2016 sehen alle Anwender wie viele andere Autoren derzeit am Dokument arbeiten. Die Anzahl der Autoren ist bei der Schaltfläche Freigeben ersichtlich. Durch einen Kick auf darauf werden die Freigabeinformationen angezeigt. Außerdem ist zu sehen, wer gerade am Dokument arbeitet.

Auch hier zeigt Office 2016 den Skype-Status an, wenn mit Skype for Business gearbeitet wird. Über das Profilbild kann eine Unterhaltung oder ein Anruf gestartet werden. Es stehen alle Funktionen zur Verfügung von Skype for Business zur Verfügung. Das ermöglicht das gleichzeitig Arbeiten und kommunizieren.

Das gleichzeitige Arbeiten an Office-Dokumenten wird in Office 2016 angezeigt (Screenshot: Thomas Joos).Das gleichzeitige Arbeiten an Office-Dokumenten wird in Office 2016 angezeigt (Screenshot: Thomas Joos).

Alle Anwender können gleichzeitig am Dokument arbeiten. Damit sich Benutzer nicht gegenseitig behindern oder Änderungen überschreiben, blockiert Office 2016 den Absatz, den ein Anwender gerade schreibt oder bearbeitet. Durch das Speichern und Synchronisieren erkennt Office 2016 die Änderung und zeigt diese jeweils in der eigenen Ansicht an. Über das Kontextmenü können Besitzer von Dokumenten die Änderungen anderer Autoren auch blockieren und wieder rückgängig machen.

Office 2016 erkennt wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten (Screenshot: Thomas Joos).Office 2016 erkennt, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokumente arbeiten (Screenshot: Thomas Joos).

Die gesperrten Abschnitte der einzelnen Anwender werden mit deren Namen gekennzeichnet. Dadurch erkennt jeder Bearbeiter, wer an den einzelnen Abschnitten Änderungen vornimmt oder vorgenommen hat. Auch hier wird wieder der Skype-Status des Anwenders angezeigt, und über das Kontextmenü kann jeder Autor mit dem anderen kommunizieren.

Die Abschnitte die Autoren bearbeiten, werden für andere Autoren gesperrt (Screenshot: Thomas Joos).Die Abschnitte die Autoren bearbeiten, werden für andere Autoren gesperrt (Screenshot: Thomas Joos).

Auf der Registerkarte Datei befinden sich ebenfalls wichtige Informationen beim Bearbeiten von Dokumenten im Team. Zunächst ist im Bereich Informationen zu sehen, ob in der Cloud noch Aktualisierungen für das Dokument vorhanden sind die synchronisiert werden müssen.

Außerdem sind hier alle Autoren zu sehen, die aktuell am Dokument arbeiten. Auf der rechten Seite werden alle berechtigten Autoren angezeigt, auch jene, die aktuell nicht mit dem Dokument verbunden sind. Außerdem können Autoren hier direkt einen Chat auf Basis von Skype for Business zu anderen Benutzern starten.

In der Teamarbeitsfunktion von Office 2016 können Anwender Dokumentenaktualisierungen abrufen, Chats starten, andere Autoren abrufen und weitere Aktionen mit dem Dokument durchführen (Screenshot: Thomas Joos).In der Teamarbeitsfunktion von Office 2016 können Anwender Dokumentenaktualisierungen abrufen, Chats starten, andere Autoren abrufen und weitere Aktionen mit dem Dokument durchführen (Screenshot: Thomas Joos).

Wird das Dokument in OneDrive for Business oder in einer anderen SharePoint-Bibliothek gespeichert, lassen sie sich an diesem Ort auch bezüglich Versionen verwalten. Anwender können ältere Versionen des Dokumentes herstellen, wenn sie die Berechtigung dafür haben. Auch das Ein- und Auschecken ist möglich.

Kommt es beim Speichern zu Konflikten, zum Beispiel, wenn zwei Anwender den gleichen Abschnitt bearbeitet haben, werden die Änderungen nicht einfach überschrieben. Solche Konflikte kann der jeweilige Autor auflösen, den er durch eine Fehlermeldung erhält und genau überprüfen, woher das Problem kommt.

Die Speicherfunktion in Office 2016 erkennt Konflikte und kann Datenverlust und gegenseitiges Überschreiben zuverlässig verhindern (Screenshot: Thomas Joos).Die Speicherfunktion in Office 2016 erkennt Konflikte und verhindert damit Datenverlust und gegenseitiges Überschreiben zuverlässig (Screenshot: Thomas Joos).

Natürlich lassen sich auch in der Teamarbeitsfunktion von Office 2016 Kommentare schreiben. Die Kommentare eines Autors sehen auch alle anderen Anwender, die das Dokument aktuell bearbeiten. Da die Kommentare gespeichert werden, können auch andere Autoren diese auflösen, wenn sie später mit dem Dokument arbeiten.

Da die Teamworkfunktion alle Änderungen in den einzelnen Abschnitten von Dokumenten erfasst, erkennt Office 2016 auch aktuelle Aktionen der Anwender und zeigt diese im Dokument an. Möchte der Besitzer eines Dokumentes Änderungen verhindern, kann er über das Kontextmenü des gesperrten Bereiches Autoren blockieren und mit Kommentaren auf die Blockade hinweisen.

Dokumentbesitzer können andere Autoren auch blockieren (Screenshot: Thomas Joos).Dokumentbesitzer können andere Autoren auch blockieren (Screenshot: Thomas Joos).

Dokumente im Netzwerk mit Skype for Business 2016 gemeinsam bearbeiten

Neben der Möglichkeit ein Dokument über das jeweilige Office-Programm gemeinsam zu bearbeiten, können Anwender auch über den Skype-for-Business-Client und dem Start der Präsentierfunktion ein Dokument teilen. Dazu wird eine Unterhaltung mit dem entsprechenden Anwender gestartet und auf die Schaltfläche mit dem Bildschirm geklickt. Hierüber lassen sich ebenfalls Teamwork-Funktionen starten.

In Skype for Business 2016 können Anwender ebenfalls Teamworkfunktionen starten (Screenshot: Thomas Joos).In Skype for Business 2016 können Anwender ebenfalls Teamworkfunktionen starten (Screenshot: Thomas Joos).

Durch die Auswahl von Office-Dokument gemeinsam bearbeiten können Anwender ebenfalls auf SharePoint-Bibliotheken zugreifen, aber auch auf den OneDrive- und OneDrive-for-Business-Speicher. Nachdem das Dokument geöffnet wurde, wird es als Präsentation in Skype for Business geöffnet.

Auch in Skype for Business können Anwender das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten starten (Screenshot: Thomas Joos).Auch in Skype for Business können Anwender das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten starten (Screenshot: Thomas Joos).

Der Skype-Client ermöglicht auch das Versenden von Office-Dokumenten. Dabei müssen diese nicht in der Cloud gespeichert werden, sondern können auch von lokalen Datenträgern aus geteilt werden. Der Anwender erhält in diesem Fall aber eine Kopie des Dokumentes, die er getrennt von anderen Anwendern bearbeiten kann.

Gemeinsam präsentieren mit PowerPoint 2016 und Skype

Über die Auswahl von PowerPoint-Dateien präsentieren wählen Anwender eine PowerPoint-Präsentation aus, die gemeinsam mit anderen Anwendern verarbeitet werden kann. Die Datei wird vor der Bearbeitung in die Cloud geladen und steht dann für die gemeinsame Verwendung zur Verfügung.

Microsoft stellt für PowerPoint das kostenlose Add-In Office Mix zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung, mit denen Anwender schnell und einfach Videos mit Präsentationsobjekten erstellen können. Der Sinn besteht im Grunde genommen darin, PowerPoint-Präsentationen interaktiv zur Verfügung zu stellen. Das ist vor allem für anspruchsvolle Business-Präsentationen nützlich, da sich Funktionen von PowerPoint mit denne von Excel und Online-Videos mischen lassen. Diese Funktion scheint auch Microsoft-Gründer Bill Gates zu gefallen.

Eine weitere Möglichkeit ist das gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes im Rahmen einer Desktop-Präsentation. Auch diese wird durch die Präsentations-Schaltfläche gestartet. In einem solchen Szenario wird der Desktop eines Anwenders für andere Anwender freigegeben. Besonders sinnvoll ist das natürlich, wenn mehrere Monitore am Rechner angeschlossen sind, da Anwender steuern können, welchen Desktop sie mit anderen Benutzern teilen wollen. Im Rahmen einer solchen Bearbeitung lassen sich ebenfalls Dokumente gemeinsam bearbeiten. Das Dokument ist aber im Netzwerk oder einem anderen Speicher beim Ersteller der Präsentation abgelegt.

In Skype for Business können Anwender auch den Desktop eines beliebigen Monitors teilen (Screenshot: Thomas Joos).In Skype for Business können Anwender auch den Desktop eines beliebigen Monitors teilen (Screenshot: Thomas Joos).

Jeder Teilnehmer an der Besprechung kann die Kontrolle über den anderen PC übernehmen und die Ansicht in der originalen Größe öffnen. Dadurch besteht die Möglichkeit, gemeinsam, mit Absprache über Skype, an einem Dokument zu arbeiten. Innerhalb der Besprechung lassen sich jederzeit weitere Anwender einladen und Chatnachrichten senden.

Sway – Präsentieren im Internet – auch mit Tablets und Smartphones

Um Präsentationen zu teilen, ist es nicht immer notwendig auf Office zu setzen. Microsoft bietet einen kostenlosen Präsentationsdienst mit der Bezeichnung Sway an. Das Tool steht als reine Weboberfläche zur Verfügung, aber auch als installierbare App, auch für Tablets und Smartphones.

Bei Sway handelt es sich um ein einfaches Werkzeug, mit dem Anwender schnell und einfach Präsentationen im Internet erstellen und mit anderen Anwendern teilen können. Sways lassen sich auch auf Basis von Word-Dokumenten, PDF-Dateien, aber auch auf Basis von PowerPoint-Präsentationen erstellen. Durch die Integration in Office 365 lassen sich auch auf diesem Weg, schnell und einfach professionelle Präsentationen erstellen und mit anderen Anwendern teilen.

Mit Sway können Anwender kostenlos, aber auch schnell und einfach Online-Präsentationen erstellen, die auch auf PowerPoint-Dateien aufbauen können (Screenshot: Thomas Joos).Mit Sway können Anwender kostenlos, aber auch schnell und einfach Online-Präsentationen erstellen, die auch auf PowerPoint-Dateien aufbauen können (Screenshot: Thomas Joos).

Auch hier ist eine gemeinsame Bearbeitung der Dokumente möglich. Dazu wird im oberen Bereich bei Autoren der Link für das gemeinsame Bearbeiten kopiert. Diesen Link senden Anwender einfach an Kontakte und können danach gemeinsam an Präsentationen arbeiten.

 Mit Sway können Anwender gemeinsam an Präsentationen arbeiten (Screenshot: Thomas Joos).Mit Sway können Anwender gemeinsam an Präsentationen arbeiten (Screenshot: Thomas Joos).

Über den Menüpunkt Teilen können die Autoren die bearbeitete Präsentation mit anderen Anwendern im Internet teilen.

Office-Dokumente mit docs.com teilen

Microsoft stellt mit docs.com eine kostenlose Plattform zusammen, mit der sich Dokumente im Internet teilen lassen. Der Sinn dieser Plattform besteht nicht darin Dokumente mit anderen Anwendern gemeinsam zu bearbeiten, sondern für viele Benutzer gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Sinnvoll ist das zum Beispiel für Handbücher, ebooks oder andere Dokumente, die Anwender kostenlos zur Verfügung stellen wollen. Docs.com ist also kein gesicherter Cloud-Speicher, sondern eine Präsentations-Plattform für Office-Dokumente aller Art.

 

Themenseiten: Microsoft, Microsoft Office 2016, Skype, Sway

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