Outlook/Exchange: Wie man die E-Mail-Flut sinnvoll kanalisiert

von Thomas Joos am , 06:53 Uhr

Die Flut an E-Mails wird immer häufiger zum Produktivitätskiller. Das McKinsey Global Institute hat errechnet, dass sich Wissensarbeiter geschätzte 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit ihrer E-Mail-Verwaltung herumschlagen. Mit sinnvollen Einstellungen in Exchange und Outlook lässt sich dieses Problem lindern.


E-Mail-Flut kostet Produktivität (Bild: Shuttsterstock). [1]Das McKinsey Global Institute hat errechnet, dass sich Wissensarbeiter geschätzte 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit ihrer E-Mail-Verwaltung herumschlagen. E-Mail-Dienstleister wie Google [2] und Microsoft [3] reagieren mit Inbox [4] und Clutter [5] dieses Ärgerniss. Und IBM will mit Verse [6] die Inbox frei von Zeiträubern halten respektive die Aufmerksamkeit auf die wichtigen Nachrichten lenken. Dies Lösungen haben eines gemeinsam: sie sind cloudbasierend und wenig hilfreich, wenn es um die in vielen Unternehmen genutzte Infrastruktur auf Basis von Exchange-Server und Outlook-Client geht. Doch auch hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um die E-Mail-Flut sinnvoll zu kanalisieren. Zur Verfügung stehen durch den Admin vorzunehmende serverseitige Einstellungen, sowie durch den Endanwender beeinflussbare Optionen in Outlook.

Einstellungen für Exchange

Um E-Mails optimal zu kanalisieren, also Nachrichten so zuzustellen, dass diese für Anwender optimal gelesen werden können, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Auf Seiten des Servers können Administratoren beim Einsatz von Exchange auf Transportregeln setzen. Diese können E-Mails direkt auf dem Server entsprechend kategorisieren, den Betreff anpassen, in Ordner verschieben und mehr. Der Vorteil dabei ist, dass die Technologie immer greift, unabhängig davon wie Anwender auf ihr Postfach zugreifen. Beim Zugreifen über Outlook, anderen E-Mail-Clients, Smartphones, Tablets, Outlook Web App, Mac, Windows oder Linux, immer werden diese Regeln berücksichtigt, da diese bereits angewendet werden, bevor Anwender überhaupt auf ihr Postfach zugreifen.

Der Hauptunterschied zwischen Transportregeln und den Regeln, die Anwender in einer Clientanwendung wie Outlook erstellen, besteht darin, dass mit Transportregeln Aktionen für E-Mails ausgeführt werden, während sie noch übertragen werden. Posteingangsregeln in Outlook werden dagegen erst nach der Zustellung der Nachricht angewendet.

Außerdem lassen sich die Transportregeln auch mit Sicherheitsfunktionen in Exchange kombinieren. Auf diesem Weg kann Exchange E-Mails auf nicht erlaubte Informationen, wie Kreditkartennummern oder andere Daten, überprüfen. Diese Technik, Data Loss Prevention (DLP) genannt, hilft also nicht nur beim Kanalisieren von E-Mails, sondern auch beim Erhöhen des Datenschutzes in Exchange-Umgebungen. Neu seit Exchange 2013 SP1 ist auch die Funktion DLP Document Fingerprinting [7]. Diese Technologie erkennt Formulare, Dokumente und Dokumentvorlagen, die Unternehmen einsetzen. Auf diesem Weg lassen sich auch häufig verwendete Office [8]-Dokumente in die E-Mail-Verwaltung einbinden.

Auf allen Transportservern in der Organisation läuft der Transportregel-Agent. Die Regeln müssen also nur einmal erstellt werden. Dazu steht die Exchange-Verwaltungsshell zur Verfügung, aber auch ein Assistent in der grafischen Oberfläche, der im Grunde genommen so funktioniert, wie der Assistent in Outlook. Mit Transportregeln können Administratoren E-Mails, die ihre Organisation durchlaufen, auf bestimmte Bedingungen prüfen und entsprechende Aktionen direkt auf dem Server ausführen. Das alles läuft vollkommen unabhängig von den eingesetzten Clients.

Die erstellten Transportregeln werden in Active Directory gespeichert und stehen nach der Replikation von Active Directory auf allen Exchange-Servern in der Exchange 2013-Organisation zur Verfügung. Wird eine Transportregel erstellt bzw. eine vorhandene Transportregel geändert oder gelöscht, werden die Änderungen auf alle Active Directory-Domänencontroller in der Organisation repliziert. Administratoren finden die Konfiguration der Transportregeln in der Exchange-Verwaltungskonsole über das Menü Nachrichtenfluss/Regeln.

Im Exchange Admin Center, ehemals auch Exchange-Verwaltungskonsole genannt, lassen sich Transportregeln erstellen, die für alle Benutzer auf allen Exchange-Servern der Organisation gelten (Screenshot: Thomas Joos). [9]Im Exchange Admin Center, ehemals auch Exchange-Verwaltungskonsole genannt, lassen sich Transportregeln erstellen, die für alle Benutzer auf allen Exchange-Servern der Organisation gelten (Screenshot: Thomas Joos).

 

Mit Transportregeln kann auch der Inhalt von Dateitypen überprüft werden. Wenn die Nachricht eine komprimierte Archivdatei, wie eine .zip- oder .cab-Datei enthält, prüft der Transportregel-Agent die in der Anlage befindlichen Dateien. Unterstützt werden standardmäßig Excel-, Word- und PowerPoint- und PDF-Dateien.

Regeln können auch über eine integrierte Regelvorlage erstellt werden. Im Assistenten wählen Administratoren aus der Liste der verfügbaren Vorlagen die entsprechende Vorlage aus.

Für Transportregeln, die sich auf Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten beziehen, können Administratoren einen Überwachungsschweregrad angeben. Wenn ein Benutzer eine Aktion wählt, die nicht mit einer Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlusten übereinstimmt, löst Exchange die Aktionen der Regel aus oder erstellt einen Bericht.

In Exchange 2013 können Administratoren Transportregeln im Testmodus erstellen. So lassen sich neue Regeln testen ohne den Nachrichtenfluss zu beeinträchtigen. Beim Erstellen einer Regel stehen dazu drei Optionen zur Verfügung, die den Aktions-Status einer Transportregel festlegen:

Administratoren können Transportregeln auch in der Exchange-Verwaltungsshell erstellen. In diesem Beispiel wird eine neue Transportregel erstellt, um E-Mails, die von außerhalb der Organisation an die Verteilergruppe „Verkauf“ gesendet werden, die Zeichenfolge „Externe Mail an Verkauf“ voranzustellen:

New-TransportRule -Name „Mark messages from the Internet to Sales DG“ -FromScope NotInOrganization -SentTo „Verkauf“ -PrependSubject „Externe Mail an Verkauf „

Regeln lassen sich in der Shell überprüfen:

Get-TransportRule 

Neue E-Mails besser verwalten und E-Mail-Unterhaltungen effizient nutzen

Setzen Anwender auf Outlook, stehen ebenfalls Möglichkeiten zum Kanalisieren und Zuordnen von E-Mails zur Verfügung. Hier bietet Microsoft die Möglichkeit mit Posteingangsregeln E-Mails in beliebige Ordner zu verschieben. Allerdings funktionieren diese meistens nur auf dem lokalen Rechner, auf dem Outlook installiert ist.

Outlook zeigt nicht gelesene E-Mails besonders formatiert an (Screenshot: Thomas Joos) [10]Outlook zeigt nicht gelesene E-Mails besonders formatiert an (Screenshot: Thomas Joos)

 

Greifen Anwender auch mit anderen Rechnern und Geräten auf ihren Posteingang zu, werden die Regeln meistens nicht angewendet. Hier ist es oft notwendig auf jedem Client eigene Regeln zu erstellen. Neben den Posteingangsregeln können Anwender mit Outlook aber auch auf andere Mittel zugreifen. Beispiele dafür sind das Kategorisieren von E-Mails und das Anpassen der E-Mail-Ansichten. Auch Suchordner, Erinnerungen und Ansichten sind eine Möglichkeit E-Mails effizient zu filtern und zu kanalisieren.

Microsoft hat in Outlook 2013 die Anzeige von E-Mails verbessert und neue Funktionen integriert, wenn Anwender mit der Maus in der Posteingangsliste über eine E-Mail fahren. Neue E-Mails kennzeichnet Outlook mit einem dick formatierten Betreff und einer blauen Leiste am linken Rand.

Klicken Anwender auf den Balken einer Nachricht im linken Bereich der Posteingangsliste, können sie E-Mails wieder als ungelesen markieren. Fahren sie mit der Maus nach rechts, können Sie E-Mails löschen oder besonders kennzeichnen. Das alleine hilft schon deutlich beim Sortieren von E-Mails. E-Mails können Anwender auch als gelesen markieren lassen, wenn sie diese im Lesebereich lesen, also nicht per Doppelklick in einem neuen Fenster öffnen. Diese Funktion wird auf der Registerkarte Datei in den Optionen in der Kategorie E-Mail im Abschnitt Outlook-Bereiche über die Schaltfläche Lesebereich eingestellt.

In den Optionen von Outlook lassen sich wichtige Einstellungen vornehmen, die das effiziente Lesen von E-Mails betreffen (Screenshot: Thomas Joos). [11]In den Optionen von Outlook lassen sich wichtige Einstellungen vornehmen, die das effiziente Lesen von E-Mails betreffen (Screenshot: Thomas Joos).

 

E-Mails zum gleichen Thema zeigt Outlook 2013 auf Wunsch als Unterhaltung an, die Anwender auf- und zuklappen können. Der Vorteil dabei ist, dass alle E-Mails übersichtlich angeordnet sind.

E-Mails lassen sich in Unterhaltungen sortieren und so effizienter verwalten (Screenshot: Thomas Joos) [12]E-Mails lassen sich in Unterhaltungen sortieren und so effizienter verwalten (Screenshot: Thomas Joos)

 

Wollen Anwender E-Mails nicht als Unterhaltungen anzeigen, sondern jede E-Mails einzeln im Posteingang, klicken sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltennamen im Posteingang und deaktivieren die Option Als Unterhaltungen anzeigen.  Auch über die Registerkarte Ansicht lassen sich die Unterhaltungseinstellungen für E-Mails anpassen. Standardmäßig blendet Outlook auch E-Mails zu der Unterhaltung ein, die in anderen Ordnern gespeichert sind. Auch diese Option können Anwender auf Wunsch deaktivieren oder anpassen.  Klicken Anwender auf den Betreff einer Unterhaltung, markiert Outlook 2013 immer alle E-Mails dieser Unterhaltung. So lassen sich gemeinsame Aktionen durchführen.

Wollen Anwender eine Unterhaltung nicht mehr weiter verfolgen, können sie diese nach einem Klick mit der rechten Maustaste durch Auswahl von Ignorieren ausblenden lassen. Neue E-Mails verschiebt Outlook dann automatisch in die gelöschten Objekte und der Benutzer bekommt von der Unterhaltung nichts mehr mit.

Auf der Registerkarte Start findet sich die Option Aufräumen\Unterhaltung aufräumen. Damit löscht Outlook E-Mails aus der Unterhaltung, die doppelt vorhanden sind. Sobald eine E-Mail aber nur eine kleine Änderung hat, löscht sie dieser Mechanismus nicht. Wie sich Outlook bei Auswahl dieser Option verhalten soll, lässt sich auf der Registerkarte Datei in den Optionen einstellen. Im Abschnitt E-Mail\Unterhaltungen aufräumen lassen sich die Einstellungen anpassen und der Ordner auswählen, in den Outlook gelöschte E-Mails von Unterhaltungen ablegen soll.

Outlook zeigt im Posteingang Symbole für E-Mails an (Screenshot: Thomas Joos). [13]Outlook zeigt im Posteingang Symbole für E-Mails an (Screenshot: Thomas Joos).

E-Mails in Outlook sortieren und zuordnen

Outlook zeigt im Posteingang des markierten Ordners für E-Mails verschiedene Symbole an. Diese zeigen auf einen Blick, ob die E-Mail neu ist, bereits gelesen beantwortet oder weitergeleitet wurde. Dabei gibt es vor allem folgende Symbole:

Im rechten Bereich sehen Anwender neben der Uhrzeit auch das Symbol einer angehängten Dateianlage (Büroklammer), das Symbol ob die Nachricht besonders wichtig ist (rotes Ausrufezeichen), eine zugewiesene Kategorie, sowie die Kennzeichnung der Nachricht. Über das Kontextmenü von Nachrichten können Anwender Kennzeichnungen hinterlegen, wann sie die E-Mail noch mal lesen wollen um sich an bestimmte Bereiche zu erinnern.

E-Mails kategorisieren Anwender über das Kontextmenü (Screenshot: Thomas Joos). [14]E-Mails kategorisieren Anwender über das Kontextmenü (Screenshot: Thomas Joos).

 

Lese- und Übertragungsbestätigungen

Auch in Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, E-Mails so zu konfigurieren, dass eine Nachricht erscheint, ob der Empfänger die E-Mail bekommen und gelesen hat. Allerdings sind diese Bestätigungen nicht sehr zuverlässig, da sich E-Mail-Clients natürlich so konfigurieren lassen, dass entweder automatisch alle Bestätigungen blockiert werden, oder der Empfänger auswählen kann, ob er eine solche Bestätigung durchführen will. Wollen Anwender dennoch für eine E-Mail eine Bestätigung anfordern, öffnen sie beim Schreiben der E-Mail die Registerkarte Optionen und wählen Art der Bestätigung aus.

Anfordern von Bestätigungen für neue E-Mails (Screenshot: Thomas Joos). [15]Anfordern von Bestätigungen für neue E-Mails (Screenshot: Thomas Joos).

 

Übermittlungsbestätigungen lassen sich in den meisten Fällen nur durchsetzen, wenn Unternehmen Exchange Server oder Office 365 nutzen. Die meisten Provider im Internet blockieren Übermittlungsbestätigungen.


Schnellsuche in Outlook verwenden

Im Suchfeld des Posteingangs können Anwender nach Inhalten in E-Mail-Texten, Absendern, in Dateianlagen und dem Betreff suchen. Dazu muss lediglich das Wort eingegeben werden, nach dem Outlook suchen soll. Outlook filtert den Inhalt des aktuellen Ordners und zeigt nur E-Mails mit dem entsprechenden Betreff an. Außerdem lässt sich in diesem Bereich auswählen in welchen Ordnern nach den E-Mails gesucht werden soll.

Neben der Schnellsuche können Anwender in Outlook 2013 Ordner auch nach bestimmten Begriffen filtern. Dazu ist auf der Registerkarte Start ganz rechts die Schaltfläche E-Mail filtern zu finden Über das zugehörige Dropdownmenü stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Der Filter wirkt zunächst nur für den aktuell gekennzeichneten Ordner. Sobald ein Filter angewendet wurde, erscheint die Registerkarte Suchtools/Suchen. Hier stehen über das Menüband weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

 

Verwenden der Registerkarte Suchtools/Suche nach der Aktivierung von E-Mail-Filtern (Screenshot: Thomas Joos) [16]Verwenden der Registerkarte Suchtools/Suche nach der Aktivierung von E-Mail-Filtern (Screenshot: Thomas Joos)

 

Über die Registerkarte Datei ist in den Optionen die Kategorie Suchen zu finden. Hier stellen Anwender die Indizierungsoptionen ein und legen fest, welche Ordner und Postfächer die Suche durchforsten soll. Über Indizierungsoptionen/Erweitert können Anwender den Index auch neu erstellen lassen, wenn die Suche keine passenden Ergebnisse findet.

Im rechten Bereich können lässt sich auch die Option Allen Postfächern auswählen. In diesem Fall wendet Outlook den Filter auf alle Ordner und alle Elemente in Outlook an.

Suchordner verwenden – E-Mails effizient verwalten

Suchordner sind festgelegte Filter die Anwender in der Ordnerliste im linken Bereich des Posteingangsehen sehen. Klicken Anwender auf einen Suchordner, zeigt Outlook alle E-Mails an die dem hinterlegten Suchkriterium entsprechen. Das hat den Vorteil, dass bei häufig verwendeten Begriffen oder Kategorien, nicht jedes Mal neu gesucht werden muss, sondern einfach der entsprechende Suchordner angeklickt wird. Diese Funktion ist vor allem bei der Verwendung von Kategorien sinnvoll, auf die wir im folgenden Abschnitt eingehen.

Verwenden von Suchordnern in Outlook 2013 (Screenshot: Thomas Joos) [17]Verwenden von Suchordnern in Outlook 2013 (Screenshot: Thomas Joos)

Um einen neuen Suchordner zu erstellen, wird mit der rechten Maustaste auf Suchordner und im Kontextmenü auf Neuer Suchordner geklickt.  Anschließend startet der Assistent, der bei der Konfiguration des Ordners unterstützt und über den festgelegt wird, nach welchen E-Mails gefiltert werden soll, wenn Anwender den Suchordner anklicken.

Neben den verschiedenen Standardfiltern, können Anwender für einzelne E-Mail-Kategorien Suchordner anlegen. Dazu wird bei der Erstellung des Suchordners die Option Kategorisierte E-Mail ausgewählt.

E-Mails ordnen, kategorisieren und kennzeichnen

Damit Anwender E-Mails schneller finden und sortieren, zum Beispiel über Suchordner (siehe den vorherigen Abschnitt), lassen sich E-Mails kennzeichnen und/oder kategorisieren. Beide Funktionen sind zwei verschiedene Möglichkeiten, die sich auch gemeinsam nutzen lassen, um die E-Mail-Verwaltung zu optimieren. Kennzeichen und Kategorien lassen sich auch hervorragend mit der Suche in Outlook verbinden und über Suchordner zusammenfassen. Bei Kennzeichen können Anwender sich zu einer bestimmten Zeit erinnern lassen die E-Mail zu bearbeiten. Kategorien helfen dabei E-Mails zu sortieren.

Klicken Anwender im Posteingang auf das kleine Fähnchen am rechten Rand der E-Mail, können sie einen Zeitpunkt für die Wiedervorlage auswählen. In diesem Fall wird das Fähnchen rot und die E-Mail als Aufgabe in den Aufgabenbereich übernommen. Im rechten Bereich taucht die E-Mail dann an dem Tag zur Wiedervorlage auf, der durch den Anwender definiert wurde. Läuft ein Termin ab, kennzeichnet Outlook die E-Mail durch eine rote Textfarbe. Zusätzlich können Anwender noch einen Suchordner anlegen, der gekennzeichnete Nachrichten enthält, und diesen Suchordner in den Favoritenbereich von Outlook in den oberen Bereich ziehen.

Kategorien einsetzen

Während Kennzeichen zur Wiedervorlage von E-Mails dienen, lassen sich über verschiedene Kategorien E-Mails verschiedenen Themen zuordnen. Über Suchordner können Anwender nach Kategorien filtern lassen. Outlook arbeitet bei der Kategorisierung von E-Mails mit Farben. Per Klick mit der rechten Maustaste können Anwender die jeweilige Kategorie zuweisen und verwalten.

Standardmäßig hinterlegt Outlook zunächst nur die Farbe zur Kategorie. Über den Kontextmenübefehl Alle Kategorien können Anwender die Bezeichnung der Kategorien anpassen. Damit Anwender E-Mails Kategorien zuweisen können, müssen sich diese in Datendateien oder in Ordnern auf Exchange-Konten wie Exchange Server oder Office 365 befinden. E-Mails, die in IMAP-Ordnern auf IMAP-Servern liegen, lassen sich nicht kategorisieren. Sobald Anwender eine E-Mail kategorisieren, ist diese im entsprechenden Suchordner verfügbar. Die Farbe der Kategorie sehen ist im Posteingang zu sehen, auch wenn mehrere Kategorien zugewiesen wurden.

E-Mails im Posteingang farblich markieren

Wollen Anwender E-Mails von bestimmten Absendern farblich markieren, wird folgendermaßen vorgegangen:

  1. Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte Ansicht.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern.
  3. Wählen Sie im zugehörigen Dropdownmenü den Befehl Ansichten verwalten
  4. Klicken Sie im Fenster Alle Ansichten verwalten auf den Eintrag <Aktuelle Ansichtseinstellungen> und dann auf die Schaltfläche Ändern.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Formatierungsregel zu erstellen.
  7. Weisen Sie der neuen Regel einen Namen zu.
  8. Klicken Sie auf Schriftart und wählen Sie die Schrift und die Farbe aus, die E-Mails erhalten sollen, die der neuen Regel entsprechen.
  9. Bestätigen Sie die Änderung, um die Regel zu übernehmen.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung.
  11. Wählen Sie aus, welchen Regeln die E-Mails entsprechen müssen, damit Outlook diese farblich markiert.
  12. Legen Sie die Absender, deren E-Mails Sie farblich markieren wollen, als neue Kontakte an, um diese im Fenster auswählen zu können. Im Fenster können Sie über mehrere Registerkarten die gewünschten Bedingungen festlegen.

 

Festlegen eines E-Mail-Filters für die bedingte Formatierung (Screenshot: Thomas Joos) [18]Festlegen eines E-Mail-Filters für die bedingte Formatierung (Screenshot: Thomas Joos)

QuickSteps in Outlook 2013

Mit den QuickSteps in Outlook 2013 können Anwender häufige Aufgaben oder auch mehrere Aufgaben hintereinander durch Auswahl eines einzelnen QuickSteps automatisieren und so vereinfachen.

QuickSteps sind keine Regeln, die Outlook automatisch für alle E-Mails anwendet, sondern eine Stapelverarbeitung, die mehrere Aufgaben hintereinander durchführen kann. Anwender können über das Kontextmenü von E-Mails, oder durch Auswahl von QuickSteps im Menüband, Aktionen manuell starten, die Outlook hintereinander ausführen soll. Standardmäßig legt Outlook 2013 bereits einige QuickSteps an. Anwender finden die QuickSteps im Kontextmenü von E-Mails oder auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps. Über das Dialogfeld QuickSteps verwalten lassen sich diese anpassen oder auch löschen und jederzeit neue QuickSteps erstellen.  Einer der standardmäßig angelegten QuickSteps ist die Option Verschieben in:?. Standardmäßig hat Outlook noch keinen Ordner hinterlegt. Rufen Anwender den QuickStep über auf, können sie einen Ordner festlegen, in den Outlook die E-Mails verschieben soll.

Posteingangsregeln definieren und verwalten

Mit Regeln können Anwender Outlook so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen ablaufen, wenn E-Mails einer festgelegten Option entsprechen. Regeln verwalten Anwender auf der Registerkarte Datei im Bereich Informationen über die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Outlook wendet die Regeln in der Reihenfolge an, wie diese im Fenster zu sehen sind. Über die beiden Pfeilsymbole können Anwender die Reihenfolge anpassen, in der Outlook die Regeln anwenden soll. Über Optionen lassen sich die Regeln exportieren und importieren. Das ist zum Beispiel zur Datensicherung sinnvoll.

Beim Anlegen einer Regel ohne Vorlage, wählen Anwender im ersten Fenster zunächst aus, welche Bedingung die Regel erfüllen muss. Hier lassen sich auch mehrere Bedingungen auswählen. Anschließend lässt sich im unteren Bereich die Bedingung genauer spezifizieren. Auf der nächsten Seite wird ausgewählt, welche Aktionen Outlook durchführen soll, falls eingehende oder ausgehende E-Mails die auf der vorangegangenen Seite festgelegten Bedingungen erfüllen. Als Nächstes lassen sich Ausnahmen definieren, also Bedingungen, bei denen Outlook die Regel nicht ausführen soll.

Neben der Möglichkeit, die Regeln über die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten zu erstellen, können Anwender auch über das Kontextmenü von E-Mails Regeln auf Basis der Eigenschaften der ausgewählten E-Mail erstellen.

Automatisches Archivieren mit Outlook

Anwender können E-Mails in eine eigene Datendatei auslagern lassen, wenn diese ein bestimmtes Alter erreicht haben. Unternehmen, die Exchange zusammen mit Outlook 2013 einsetzen, können diese Funktion auch über den Exchange-Server zur Verfügung stellen und noch ausführlicher archivieren.

Die automatische Archivierung von Outlook 2013 starten Anwender auf der Registerkarte Datei über die Schaltfläche Tools zum Aufräumen/Archivieren. Anschließend beginnt Outlook, mit der automatischen Archivierung und legt dazu eine eigene Archivierungsdatendatei an. Diese sehen Anwender in Outlook über den Eintrag Archive in der Ordnerleiste.

Starten und steuern der Archivierung von Outlook 2013 (Screenshot: Thomas Joos) [19]Starten und steuern der Archivierung von Outlook 2013 (Screenshot: Thomas Joos)

 

Die Konfiguration der Standardeinstellungen für die Archivierung ist auf der Registerkarte Datei in den Optionen über Erweitert/AutoArchivierung/Einstellungen für AutoArchivierung zu finden.

Artikel von ZDNet.de: http://www.zdnet.de

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[2] Google: http://www.zdnet.de/unternehmen/google/

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[5] Clutter: http://www.zdnet.de/88210868/microsoft-fuehrt-inbox-aufraeumdienst-clutter-ein/

[6] Verse: http://www.silicon.de/41605776/e-mails-in-unternehmen-ibm-verse-agiert-als-persoenlicher-assistent/

[7] DLP Document Fingerprinting: http://technet.microsoft.com/de-de/library/dn635176%28v=exchg.150%29.aspx

[8] Office: http://www.zdnet.de/themen/office-2013/

[9] Image: http://www.zdnet.de/wp-content/uploads/2015/01/ex-01.jpg

[10] Image: http://www.zdnet.de/wp-content/uploads/2015/01/ex-02.jpg

[11] Image: http://www.zdnet.de/wp-content/uploads/2015/01/ex-03.jpg

[12] Image: http://www.zdnet.de/wp-content/uploads/2015/01/ex-04.jpg

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