Studie: Langsame Bürotechnik kostet Mitarbeiter 20 Tage pro Jahr

Angestellte in Büros verlieren jährlich rund 20 Arbeitstage nur dadurch, dass sie sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinandersetzen müssen, wie die Studie "IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen" zeigt.

Rund 20 Arbeitstage jährlich gehen in Deutschland im Büroalltag aufgrund von langsamer, fehlerhafter oder komplizierter Technik verloren. Dies ergab die Studie „IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen“ von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide. 6045 Bürokräfte in neun Ländern Europas (Frankreich, Deutschland, UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechien und Ungarn) wurden dafür zu ihren täglichen Technikproblemen befragt. 1015 der Befragten kamen aus Deutschland.

Mehr als 15 Minuten täglich verstreichen ungenutzt allein durch das Warten auf den Drucker (Bild: Sharp Business Systems).Mehr als 15 Minuten täglich verstreichen ungenutzt allein durch das Warten auf den Drucker (Bild: Sharp Business Systems).

Die technische Ausstattung im Büro sollte Mitarbeiter eigentlich dabei unterstützen, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Die Realität sieht aber häufig anders aus: der Drucker streikt, Dokumente sind nicht auffindbar, die Bedienung fällt komplizierter aus als gedacht. Wie die Studie zeigt, verlieren deutsche Büroarbeiter viel Zeit, weil sie sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinandersetzen müssen. Die technische Ausstattung zählt der Studie zufolge zu den größten Zeitfressern im Büro.

Demnach verlieren deutsche Büroangestellte jährlich fast 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage pro Jahr, weil die technische Ausstattung im Büro sie aufhält, anstatt ihre Arbeit zu beschleunigen. Bürokräfte verbringen pro Tag durchschnittlich 22 Minuten damit, im Netzwerk ihres Unternehmens nach schwer auffindbaren Dokumenten und Bildern zu suchen. 8 Minuten vergehen damit, das Hochfahren und Aufwärmen von Druckern abzuwarten. Weitere 9 Minuten dauert das Ausdrucken von Dokumenten. Insgesamt müssen Büroangestellte in Deutschland rund 38 Minuten ihres Arbeitstages ungenutzt verstreichen lassen. Bei der Studie wurde davon ausgegangen, dass ein Arbeitstag 8 Stunden und ein Jahr 250 Arbeitstage hat.

Die Ursachen für diese Zeitvergeudung sind vielfältig. Das gravierendste Problem für deutsche Angestellte ist eine unübersichtliche Dokumentenablage: So geben knapp ein Drittel der Befragten (31 Prozent) an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. 25 Prozent klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren.

Es geht auch viel Zeit beim Versuch verloren, sich gegenseitig zu unterstützen. So geben 25 Prozent der Befragten an, ihre Kollegen gelegentlich beim Bedienen von Druckern und Scannern zu unterstützen. 23 Prozent coachen ihre Kollegen in der Bedienung der Video-Konferenz-Technologie. Immerhin 21 Prozent der Bürokräfte geben zu, dass sie selbst nicht wissen, wie die Geräte funktionieren.

Der Studie nach wirkt sich der Zeitverlust durch technische Probleme nicht nur auf die Effizienz der Mitarbeiter, sondern auch auf deren Zufriedenheit mit ihrem Job aus. Gut die Hälfte, sprich 52 Prozent der Befragten geben an, dass sie mit aktuellerer Technik produktiver wären. 42 Prozent der Teilnehmer sind sich sicher, dass ihre Motivation steigen würde und 16 Prozent vermuten sogar, dass sie sich ihrem Arbeitgeber stärker verbunden fühlen und sie die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle einstellen würden.

„Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter“, kommentiert Alexander Hermann Vice President Information Systems Europe bei Sharp. „Für sie ist es an der Zeit zu erkennen, wie wichtig aktuelle und smarte Technologien sind, die zu den sich stetig weiterentwickelnden Anforderungen der Mitarbeiter passen. Mit der richtigen Technik steigt nicht nur die Effizienz der Teams. Sie erhöht auch den Spaß an der Arbeit und die Attraktivität des Arbeitgebers.“

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Anja Schmoll-Trautmann
Autor: Anja Schmoll-Trautmann
Redakteurin ZDNet
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4 Kommentare zu Studie: Langsame Bürotechnik kostet Mitarbeiter 20 Tage pro Jahr

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  • Am 21. Oktober 2016 um 13:45 von c.s.

    Es erschließt sich mir nach Lektüre des Artikels nicht, was eine unübersichtliche Dokumentenablage mit fehlerhafter, komplizierter oder veralteter Technik zu tun hat. Es ist nur die moderne Form der unauffindbaren Aktenordner und auf dem Schreibtisch vergrabener Zettel. Sowohl digital, als auch analog können hier Organisation, Arbeitsanweisungen, Prozesse und Dokumentationen helfen.
    Auch frage ich mich, inwiefern das reine ausdrucken von Dokumenten zum Thema veraltet, fehlerhaft und kompliziert gehört.
    Drucker, die so lange zum hochfahren benötigen, gehören meist zu den Großgeräten gehören, die morgens eingeschaltet werden, um den Tag durchzulaufen. Und es ist wieder nur ein Zeichen von mangelnder Organisation, wenn man sich acht Minuten daneben setzen muss, um zu warten, dass oben ist.
    Bin den 38 verstrichenen Minuten für veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik bleiben also 9 übrig, die zum Drucke von Drucker abholen. Da das aber gern mit einem Schwätzchen oder dem Gang in die Kaffeeküche /zum Rauchen verbunden wird, fahren die wohl weniger ins Gewicht, zumal es mit Schreibmaschine und Kopierer bestimmt länger dauern würde.
    Die meisten anderen Themen lassen sich mit Schulungen und Dokumentationen erschlagen. Genau wie der Umgang mit allen anderen Arbeitsgeräten erlernt werden muss, zählt das auch für den PC.
    In Grunde genommen wurden im Artikel fast nur Themen abgegeben, die eher organisatorischer denn technischer Natur sind.
    War aber ne nette Werbung für Sharp…

  • Am 22. Oktober 2016 um 11:31 von PeerH

    Zum ersten Abschnitt ein kleines Beispiel: Suche nach Dokumenten – Vergleiche Suchdauer mit und ohne Indizierung, und dann überlege, wie lange es dauert, bis Du auf zentralen Laufwerken ein Suchergebnis erhälst. Kaffeepause.
    __
    Drucken: bei einer bis zehn Seiten stimmt die Überlegung, ich muss mitunter >50-seitige Präsentationen für 10-20 Zuhörer ausdrucken, und da stehe ich dann neben dem Drucker. Großgerät. Und nein, keine ‚Sekretärin‘ in der Nähe.
    Was aber, wenn jemand sein 200-seitiges Dokument vor mir in die Queue gelegt hat? Dann warten wir beide. ;-)
    Du vergisst zudem, dass viele eben noch dezentrale Drucker am Arbeitsplatz haben. Und das sind dann eben keine Großgeräte, und haben alle (!) ihre Macken.
    __
    Das hat weder mit Sharp (HP, Canon, Brother, Kyocera, etc) zu tun, sondern dass die Geräte (Drucker, Scanner, etc.) zu kompliziert, und zu wenig intuitiv sind, und dass eben niemand gerne 150-200 Seiten Manuals durcharbeiten möchte, um drucken und scannen zu können. Und das Studium dann beim nächsten Drucker zu wiederholen – weil nicht nur jeder Hersteller sein eigenes Süppchen kocht, sondern auch die Serien eines Herstellers mitunter komplett verschieden zu bedienen sind.
    __
    Mit meinen Erfahrungen deckt sich das ganz gut – gerade, wenn Du als IT’ler nicht-IT Kollegen und Kolleginnen in Deiner Nähe hast, bist Du viel mit Unterstützung und mal eben schnell helfen beschäftigt – oder blockst das hart ab, so dass Du eben besser nicht die Gemeinschaftsküche betrittst. ;-)
    __
    Schulungen könnten sicher helfen, aber exakt das ist ja die Aussage der Studie: das alles kostet Zeit. Ein Bankmitarbeiter oder auch IT’ler soll seine Aufgaben erledigen, und dazu gehört ganz sicher nicht das Lesen von Bedienungsanleitungen im Buchformat. :-)

  • Am 23. Oktober 2016 um 11:44 von ckOne

    Computers helfen uns nur Probleme zu bewältigen, die wir ohne Sie nicht hätten !!!

  • Am 23. Oktober 2016 um 21:44 von Rainer Ott

    Ich habe schon erlebt, wie in einem Intranetsystem einfach Word-Dateien mit ausgedruckten und wieder eingescannten Dokumenten abgelegt wurden. Die Überschrift war zum Wiederfinden komplett nutzlos und die Schlagwort- und Kategorisierungsfunktion wurde natürlich auch nicht verwendet.
    Das ist zwar ein extremes Beispiel, aber Emails mit so nichtssagendem Betreffs, dass der Absender davon ausgehen muss, dass man an einem Tag mehre mit dem selben bekommen könnte, sind nicht selten. Oder Führungskräfte die sich für ein Projekt einen Namen oder Abkürzung ausdenken, die es im technischen Umfeld und somit in seinem Betrieb schon lange für ganz etwas anders benutzt wird, habe ich auch schon erlebt. Da hilft dann auch kein modernes Dokumentenablagesystem.
    Das wäre erst mal eine Schulung notwendig. Und weil es viele wissen sollten und das auch noch für eine ganze Weile Gültigkeit hat, sollte man das vielleicht Schulen beibringen.
    Natürlich gibt es Software, die Fehler hat und umständliche Arbeitsweise aufzwingt. Aber das ist nicht unbedingt immer die älteste Software. Ich kann auch einen Admin verstehen, der lieber auf der Kommandozeile arbeitet, weil er die je nachdem ob er im Test- oder Produktivsystem eingeloggt ist unterschiedlich einfärben kann und so – bei der üblichen ständigen Unterbrechung – weniger Gefahr läuft etwas auf dem falschen System zu machen als in einer modernen GUI.
    Man sollte tatsächlich, die Mitarbeiter fragen, welchen Systeme sie bei der Arbeit eher behindern.
    Damit zeigt man auch Wertschätzung. Wenn man stattdessen für Geld Software anschafft, mit dem Mitarbeiter schlechter arbeiten können als vorher oder die Software so tut als ob die Benutzer Idioten sind, kann es vielleicht gerade dazu kommen, dass er kündigt.

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