Microsoft Office 365: Gehen Sie mit der Konjunktur?

Die Anforderungen an Office-Systeme und deren Einsatz hat sich in den vergangenen Jahren von einer unterstützenden Komponente zum zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit vieler Informations- und Büroarbeiter entwickelt. So sind moderne Office-Lösungen ein Substitut für gering qualifizierte und ein Komplement für hoch qualifizierte Tätigkeiten.

Das bedeutet, dass manuelle Routineaufgaben, wie zum Beispiel ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche Systeme (stark verbreitet etwa im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten beziehungsweise strukturierten Daten beruhen, durch standardisierte oder automatisierte Prozesse abgelöst werden.

Im gleichen Atemzug können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie die organisatorische und personelle Führung, die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten, schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden. Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, muss einerseits eine umfassende Anbindung aller Mitarbeiter erfolgen. Auf der anderen Seite muss sich die Bereitstellungsform der Technik den Anforderungen der Unternehmen anpassen.

Hierzu zählt exemplarisch der Zugriff auf Dokumente losgelöst vom Standort oder dem eingesetzten Gerät. Eine Experton-Befragung von 215 Entscheidern in Anwenderunternehmen hat ergeben, dass 55 Prozent von ihnen glauben, dass SaaS-Office- und Kollaborationslösungen eine bestehende Unified Communication- und Office-Infrastruktur sinnvoll ergänzen können. Über 40 Prozent der Befragten sind sogar der Meinung, dass SaaS-Office-Lösungen eine Alternative zu den vorhandenen Systemen sind.

Die Zielsetzungen, die mit dem Einsatz von SaaS-basierten Produktivitätslösungen einhergehen, sind die Senkung der IT-Kosten, die Verbesserung von Flexibilität und Agilität sowie die Qualitätssteigerung der IT. Gleichfalls sollen bisher IT-ferne Mitarbeiter in die IT-basierten Arbeitsprozesse integriert werden. Dabei ist der Punkt „Senkung der IT-Kosten“ allerdings differenziert zu betrachten: Vielen IT-Entscheidern ist klar, dass es durch den Einsatz von Office 365 (oder ähnlichen Produkten) nicht zu einer nachhaltigen Kostensenkung kommt. Konkretes Ziel ist es vielmehr, hohe Investitionskosten in kontinuierliche und berechenbare operative Kosten umzuwandeln. Gleichfalls soll eine, an die individuellen Workloads der Mitarbeiter angepasste, bedarfsgerechte Bereitstellung von Lösungen erfolgen.

Besonders wichtig ist den Entscheidern eine vereinfachte und beschleunigte Einführung neuer Technologien und der damit verbunden Optionen, die Arbeitsabläufe zu organisieren. Im Fokus stehen dabei insbesondere umfassende Messaging- (Unified Massaging) und Kollaborations-Funktionen.

Und eben diese durch den Anwender gestellten Anforderungen erfüllt Microsoft mit Office 365 umfassend. Es hat zwar im Vergleich zum Wettbewerb etwas länger gedauert, bis eine adäquate Lösung bereitgestellt werden konnte, diese wird allerdings auf Basis der Gespräche mit Anwendern und durchgeführten Test der Beta-Version als adäquate und wertvolle Antwort auf Angebote der Wettbewerber gewertet.

Fazit

Es ist oftmals schwer, die Ursache einer Kausalkette zu identifizieren. Übertragen auf die aktuellen Entwicklungen am IT-Markt müsste die Frage lauten: „War zuerst das Angebot an SaaS-basierten Kollaborations- und Produktivitätslösungen da, oder hat die Nachfrage nach einfachen und schlanken IT-Systemen dazu geführt, dass Anbieter wie Google, IBM oder Microsoft entsprechende Lösungen anbieten?“ Und richtet sich ein Anbieter wie Microsoft bewusst in Richtung Cloud Computing aus, oder fühlt er sich durch den Wettbewerb hierzu genötigt ?

Egal was der tatsächliche Auslöser an sich war oder ist: Sowohl die Nachfrage nach SaaS-Angeboten, als auch die Bemühungen von Microsoft in diesem Markt mitzumischen, sind von enormen Ausmaß. Der Softwarekonzern bietet mit Office 365 ein vorkonfiguriertes System, das sicherlich 90 Prozent der Anforderungen einer breiten Anwenderbasis erfüllen kann. Die noch nicht verfügbaren zehn Prozent oder etwaige Mängel werden durch regelmäßige Updates und den sogenannten Evergreen-Ansatz nach und nach gegen Null gehen.

Große Herausforderungen sind jedoch bei den Anwenderunternehmen zu erwarten. Die Schwierigkeit liegt hier nicht darin, neue Ideen oder Konzepte der IT-Bereitstellung und Arbeitsumwelt zu finden, sondern vielmehr den alten zu entkommen. Die organisatorische Transformation muss sich sowohl in der Unternehmenskultur spiegeln, als auch in der IT.

Für die IT-Verantwortlichen steht dabei eine bedarfsgerechte Beschaffung und Bereitstellung für dynamische Szenarien im Mittelpunkt. Sie müssen sich jetzt für die nächste IT-Infrastrukturgeneration festlegen. Bezogen auf Office-Systeme lassen sich die Bereitstellungsformen vereinfacht in On-Premise-Szenarien (Betrieb der Infrastruktur im Unternehmen), Hybrid-Modelle (Kombination aus Eigenbetrieb und Betrieb bei einem externen Dienstleister) und Cloud-only-Konzepte (ausschließlicher Betrieb bei einem Dienstleister) unterteilen. Die Frage, die sich nicht nur die IT-Leitung stellen muss, lautet: „Wie viel Cloud darf es sein?“

AUTOR

Axel Oppermann ...

... ist IT-Marktanalyst bei der Experton Group und Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet.

Themenseiten: Analysen & Kommentare, Cloud-Computing, Gastbeiträge, IT-Business, Microsoft, Software

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