Canon startet Managed Print Services

ZDNet: Ist es nicht schwierig, diese Kosten zu beziffern? Meist handelt es sich ja um Aufwendungen, die nicht gesondert erfasst werden oder Arbeiten, die zwischendurch erledigt werden – also die berühmten „Eh-da-Kosten“.

Nickel: Die Frage wird eigentlich immer aufgeworfen. Sie ist aber nicht wirklich ein Gegenargument, denn die Mitarbeiter der IT-Abteilung sind schlicht und einfach zu teuer, um diese Arbeiten zu übernehmen. Wo die Synergien genau zu finden sind, unterscheidet sich von Fall zu Fall. Denkbar ist etwa, dass einfache Aufgaben das Facility Management mit übernimmt.

Wer genauer hinschaut, entdeckt aber auch in Einkauf und Buchhaltung Schwachstellen traditioneller Druckerlandschaften: Unternehmen haben nicht selten mit 20 verschiedenen Lieferanten und 40 unterschiedlichen Ansprechpartnern zu tun. Am Ende stapeln sich 100 Einzelabrechnungen auf dem Schreibtisch. Klar, dass es da schwer fällt, den Überblick zu behalten.

ZDNet: Bisher konnte beim Papierstau oder einem anderen Problem innerhalb von Minuten vielleicht aus der Sicht des Gesamtunternehmens ineffizient aber für den einzelnen Anwender höchst unbürokratisch eine Person gefunden werden, die dafür verantwortlich gemacht wurde und das Problem löste. Wie werden solche Alltagsprobleme mit Managed Services gelöst?

Nickel: Dadurch, dass wir eine intelligente Software einsetzen, die viele sonst unerwartet entstehende Probleme durch Benachrichtigungen oder Warnmeldungen erst gar nicht entstehen lässt, reduziert sich die Quote solcher Fälle erheblich. Andererseits gibt es ja durch die schon angesprochene Suche nach Synergien – etwa mit dem Facility Managment – auch weiterhin Möglichkeiten, flexibel zu reagieren und die IT-Abteilung trotzdem zu entlasten.

ZDNet: In welchem Rahmen bewegen sich die Einsparungen, die sich Ihrer Meinung nach durch einen Wechsel zu Managed Print Services erzielen lassen?

Nickel: Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat ausgerechnet, dass in Unternehmen die Druckkosten bis zu drei Prozent des Jahresumsatzes ausmachen können. Studien zeigen, dass sich durch verbesserte Arbeitsabläufe zwischen 20 und 30 Prozent der Druckkosten einsparen lassen. Das sind also bereits beachtliche Beträge. Voraussetzung ist aber die Abkehr von der Produktfixierung. Nicht das Drucksystem und der längst ausgereizte Klickpreis stehen im Mittelpunkt, sondern die gezielte Entlastung des Kunden, indem kompetenzferne Tätigkeiten ausgelagert werden. Manchen Unternehmen geht es aber gar nicht nur um Einsparungen: Sie haben ihr Ziel bereits erreicht, wenn die Qualität der Druckleistungen erheblich zunimmt.