Digitale Signaturen – einfach und sicher unterschreiben

Digitale Signaturen – Was versteht man darunter?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Siegel, das Sie online verwenden können, um Dokumente zu unterschreiben. Dabei wird eine mathematische Funktion angewendet, um zu prüfen, ob das Dokument tatsächlich von Ihnen stammt und ob es seit der Unterschrift nicht verändert worden ist.

Digitale Signaturen werden also verwendet, um die Identität des Unterzeichners zu authentifizieren und sicherzustellen, dass das Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht manipuliert wurde. Dies macht sie zu einer sehr sicheren Möglichkeit, Dokumente zu signieren.

Wie funktionieren digitale Signaturen?

Digitale Signaturen verwenden Public-Key-Kryptografie, eine Art asymmetrische Verschlüsselung. Das heißt, es gibt zwei Schlüssel – einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel, die mathematisch miteinander verknüpft sind. Der private Schlüssel ist nur dem Unterzeichner bekannt, während der öffentliche Schlüssel jedem zugänglich ist.

Wenn ein Dokument mit einer digitalen Signatur signiert wird, wird der private Schlüssel verwendet, um einen kryptografischen Hash des Dokuments zu generieren. Dieser Hash wird dann mit dem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt und dem Dokument hinzugefügt.

Jeder, der die digitalen Signaturen verifizieren möchte, kann mit dem öffentlichen Schlüssel den Hash entschlüsseln und mit seinem eigenen Hash des Dokuments vergleichen. Wenn die beiden Hashes übereinstimmen, ist die Signatur gültig und das Dokument wurde nicht manipuliert.

Welche Vorteile bringen digitale Signaturen für Unternehmen?

Heutzutage ist es immer wichtiger, dass Unternehmen sich mit den neuesten Trends und Technologien auseinandersetzen. Dazu gehören auch digitale Signaturen. Viele Unternehmen machen sich vermehrt mit dieser Funktion vertraut und integrieren diese in ihren Geschäftsprozess, dasie viele Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Signieren mit Stift und Papier bietet.

Die elektronischen Unterschriften sind sicherer, da sie nicht so leicht manipuliert werden können. Außerdem sparen sie Zeit und Kosten, da das Signieren von Dokumenten online viel schneller vonstatten geht. Auch die Suche nach Unterschriftfeldern entfällt, da diese bei digitalen Signaturen automatisch eingefügt werden. Für Unternehmen, die viel mit externen Partnern zusammenarbeiten, bietet die digitale Signatur eine besonders praktische Lösung.

Alle Beteiligten können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und es muss nicht erst hin- und hergeschickt werden. So können Projekte schneller abgeschlossen werden und es gibt keine Verzögerungen mehr. Wenn Sie also überlegen, ob Sie in Zukunft auf digitale Signaturen umstellen sollten, sollten Sie diese Vorteile in Betracht ziehen.

Die Vorteile von digitalen Signaturen auf einen Blick:

• Einfach zu erstellen: Die Erstellung einer digitalen Signatur ist denkbar einfach. Alles, was Sie benötigen, sind ein PDF-Dokument und ein Computer mit Internetzugang.

• Sicher: Sie ist deutlich sicherer als eine herkömmliche Unterschrift. Durch die Verwendung eines digitalen Zertifikats wird sichergestellt, dass Ihre Unterschrift nicht von Dritten verändert werden kann.

• Zeitersparnis: Mit einer digitalen Signatur sparen Sie Zeit bei der Erstellung von Dokumenten. Sie müssen nicht mehr mühsam Ihre Unterschrift auf jedes einzelne Dokument schreiben, sondern können dies ganz einfach per Mausklick erledigen.

• Kostenersparnis: Die Erstellung einer e-Signatur ist in der Regel kostengünstiger als die einer herkömmlichen Unterschrift, denn es entfallen Papier- und Versandkosten.

• Umweltschonend: Die Nutzung einer e-Signatur ist umweltschonender als die Verwendung einer herkömmlichen Unterschrift. Durch die Vermeidung von Papierverschwendung sparen Sie nicht nur Kosten, sondern leisten auch einen Beitrag zum Umweltschutz.

Wo und wie kann ich digitale Signaturen erstellen?

Eine digitale Signatur ist also ein elektronisches Äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift. Sie kann verwendet werden, um die Identität einer Person zu bestätigen und sicherzustellen, dass ein Dokument unverändert bleibt. Elektronische Unterschriften werden häufig verwendet, um Online-Dokumente zu unterzeichnen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Dokumente mit anderen teilen oder von unterwegs aus arbeiten müssen.

Wenn Sie digitale Signaturen erstellen möchten, können Sie dies auf verschiedene Arten erledigen. Die einfachste Methode ist mithilfe eines seriösen Online-Dienstes wie dem europäischen Unternehmen Yousign.com.

Für wen sind sie geeignet?

Digitale Signaturen sind für alle geeignet, die regelmäßig online unterschreiben müssen. Dennoch gibt es einige Personengruppen, für die eine digitale Signatur besonders sinnvoll ist:

• Geschäftskunden: Unternehmen unterschreiben täglich viele Dokumente – sei es mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern. Dabei muss es sich nicht immer um Verträge handeln. Auch Rechnungen, Angebote oder Mahnungen werden oft digital unterzeichnet. Mit einer digitalen Signatur sparen sie Zeit und Kosten, da sie Dokumente einfach online versenden können.

• Freiberufler und Selbstständige: Auch Freiberufler und Selbstständige haben häufig mit Verträgen und anderen Unterlagen zu tun. Mit einer digitalen Signatur können sie ihre Dokumente bequem online unterschreiben und erhalten sofort einen Nachweis.

• Studierende und Schüler: Im Studium oder Schule muss man häufig Formulare ausfüllen und unterschreiben. Diese kann man dank der digitalen Signatur einfach online ausfüllen und absenden.

Auch für das Home-Office eine gute Wahl!

Besonders im Home-Office ist eine hohe IT-Sicherheit von großer Bedeutung, da sensible Daten nicht in fremde Hände gelangen dürfen. Hierfür gibt es elektronische Signaturen, die mehr Sicherheit versprechen. Unternehmen müssen hierzu bereits viele Maßnahmen ergriffen haben.

Gerade wenn Dokumente eingescannt und per E-Mail versendet werden, ist es für Kriminelle leichter, an private Daten zu gelangen. Umso wichtiger ist es, dass Dokumente nur digitalisiert und über sichere Programme versendet werden. So kann die Arbeit im Home-Office weiterhin sorglos und effizient vonstattengehen.

Dennoch ist zu empfehlen, zusätzliche Sicherheitstools wie ein VPN oder eineAntiviren- und Antimalware Software zu installieren , um sich vor Bedrohungen zu schützen.

Wie sicher ist die Nutzung einer digitalen Signatur?

Die Sicherheit einer digitalen Signatur basiert, wie oben bereits erwähnt, auf dem Kryptografie-Prinzip, das besagt, dass Informationen, die mit einem Schlüssel verschlüsselt wurden, nur mit demselben Schlüssel entschlüsselt werden können. Dies bedeutet, dass nur die Person, die den Schlüssel hat, die Nachricht lesen oder die digitale Signatur verifizieren kann.

Auch wenn es in der Theorie technisch möglich ist, diese zu fälschen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass dies in der Praxis geschieht. Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand in der Lage ist, den Schlüssel zu stehlen und damit die elektronische Unterschrift zu fälschen, ist sehr gering. Für die meisten Anwendungsfälle reicht die Sicherheit einer digitalen Signatur vollkommen aus.

In sensiblen Bereichen wie der finanziellen Branche oder bei der Übermittlung vertraulicher Daten empfiehlt es sich jedoch, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, wie beispielsweise ein biometrisches Merkmal wie den Fingerabdruck.

Fazit – warum sich die Nutzung lohnt

Es gibt viele gute Gründe, die für digitale Signaturen sprechen. Die Zeitersparnis ist einer davon. Wenn Sie Ihre Unterschrift digitalisieren, müssen Sie nicht mehr jedes Dokument handschriftlich unterschreiben. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Wenn Sie weniger Zeit mit dem Unterschreiben von Dokumenten verbringen, können Sie sich mehr auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Darüber hinaus ist die Sicherheit ein weiterer wichtiger Aspekt. Sollten Sie Ihre Unterschrift digitalisieren, können Sie die komplette PDF Datei mit einem Passwort schützen.

Ob für Geschäftskorrespondenz oder Verträge – mit einer digitalen Signatur ist das Unterschreiben einfacher und sicherer als je zuvor.