Office 365: Auf Daten zugreifen und synchronisieren

Für einen optimalen Austausch von Daten zwischen Office-365-Anwendern sollte man eine Team Site unter Sharepoint aufsetzen. Dann können die einzelnen Mitglieder die Daten auch synchronisieren, sodass sie diese auch offline bearbeiten können.

Wenn Unternehmen von einer klassischen Client-Server-Architektur auf einen Clouddienst wie Office 365 wechseln, muss unter anderem darüber nachgedacht werden, wie die Mitarbeiter Daten miteinander austauschen. In der Regel kommt dafür OneDrive for Business zum Einsatz. Über diesen Dienst können Mitarbeiter Dateien und Ordner freigeben, die von anderen bearbeitet werden können.

Sharepoint: Daten synchronisieren (Bild: Microsoft)

Diese Möglichkeit zum Datenaustausch ist für viele Anwender jedoch nicht ausreichend. Schließlich können die Dateien und Ordner, die ein Mitarbeiter freigegeben hat, nicht synchronisiert werden. Damit gelingt der Zugriff nur, wenn man online ist. Wer auch offline auf Daten zugreifen will, muss diese synchronisieren.

Sharepoint: Anlegen einer Team site

Wer Daten an Kollegen freigeben möchte, die von diesen auch synchronisiert werden können, legt hierfür zunächst in Sharepoint, das ebenfalls zum Leistungsangebot von Office 365 gehört, eine „Team site“ an. Hierfür meldet man sich mit einem Browser bei Office 365 an und wechselt auf die Sharepoint-Startseite.

Dort klickt man, je nachdem welche Sprache voreingestellt ist, auf „create site“ oder „Webseite erstellen“. Zur Auswahl stehen „Team site“ und „Communication Site“ respektive „Teamwebsite“ und „Kommunikationswebsite“. Für den Datenaustausch wählt man „Team site“ beziehungsweise „Teamwebsite“.

Sharepoint: create Team site (Screenshot: ZDNet.de)

Anschließend legt man einen Namen, eine E-Mail-Adresse und die Zugriffssteuerung fest. Letzteres bietet die Auswahl zwischen „Public“ und „Private“. Mit der Einstellung „Private“ können auf die Daten nur Teammitglieder zugreifen, während „Public“ jedem Organisatonsmitglied Zugriff gewährt.Sharepoint: Team site (Screenshot: ZDNet.de)

Entscheidet man sich für „Private“ legt man im nächsten Schritt noch die Personen fest, die entweder auf die Daten zugreifen dürfen oder als Owner darüber hinaus auch Adminrechte für die Team site erhalten.

Sharepoint: Team members/owners (Screenshot: ZDNet.de)

Nun ist die Teamwebsite erstellt. Allerdings steht sie jetzt nur als Entwurf zur Verfügung. Erst mit einem Klick auf „Veröffentlichen“ wird sie live geschaltet.

05-sharepoint-create-site-Team-publishing

Daten vom Server auf Teamwebsite kopieren

Um Daten auf die Teamwebsite zu kopieren, kann man den Browser verwenden. Hierfür klickt man im Menü auf „Hochladen“.

Sharepoint: Dateien auf Teamwebsite hochladen (Screenshot: ZDNet.de)

Wer neben Dateien auch ganze Ordner hochladen möchte, muss unter macOS Chrome oder Firefox verwenden, da der standardmäßig installierte Apple-Browser Safari das Hochladen von Ordnern nicht unterstützt.

Sharepoint: Safari unterstuetzt kein Ordner-Upload (Screenshot: ZDNet.de)

Synchronisieren von Daten

Nachdem die Teamwebsite erstellt und veröffentlicht wurde, lässt sie sich mit OneDrive synchronisieren. Hierfür navigiert man mit dem Browser zur Sharepoint-Teamwebsite und wählt den Abschnitt „Dokumente“ aus. Anschließend klickt man im Menü auf „Synchronisieren“. Nun erscheint ein Hinweis, dass OneDrive gestartet wird. Grundsätzlich funktioniert das unter Windows und macOS, jedoch nicht unter Linux, da hier der entsprechende OneDrive-Client fehlt. Leider unterstützt auch die für Linux verfügbare Open-Source-OneDrive-Version nicht das Synchronisieren von Sharepoint-Teamsites.

OneDrive: Daten synchronisieren (Screenshot: ZDNet.de)

Ist OneDrive auf dem Rechner installiert, öffnet sich nach dem Klick auf „Microsoft OneDrive öffnen“ ein Auswahlfenster, in dem man die zu synchronisierenden Dateien und Ordner auswählen kann.

OneDrive: Daten für die Synchronisation auswählen (Screenshot: ZDNet.de)

Hat man die Synchronisation gestartet, erscheint im Explorer ein zusätzlicher Eintrag mit dem Namen der Teamwebsite.

Sharepoint: Nach dem Start der Synchronisation der Teamwebsite erscheint ein entsprechender Eintrag im Explorer (Screenshot: ZDNet.de)

Fazit

Im Test hat die Einrichtung der Teamwebsite unter Sharepoint einwandfrei funktioniert. Die Synchronisation der dort abgelegten Inhalte gelingt unter Windows und macOS problemlos. Und auch unter Android und iOS stehen die Daten bereit.
Als schwierig erwies sich im Test allerdings das Kopieren der Daten von einem Windows-Server auf die Sharepoint-Teamwebsite. Ein paar ungewöhnlich benannte Dateien, die Sonderzeichen wie @, . und Umlaute enthielten, sorgten dafür, dass der Datenbestand mit einem Umfang von mehr als 80 GByte nicht auf einmal auf die Teamwebsite hochgeladen wurde. Offenbar ist das Clouddateisystem anfälliger, was Dateinamen mit Sonderzeichen anbelangt.

Themenseiten: Collaboration, Microsoft, Office 365

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