ownCloud 9: Die neuen Funktionen im Überblick

Mit ownCloud 9 steht eine neue Version der private Cloud-Lösung zur Verfügung. Diese bietet vor allem bessere Unterstützung für Teamwork und Collaboration. Ein Update lohnt sich.

Mit ownCloud lässt sich auf Basis von OpenSource eine private Cloud-Umgebung aufbauen, mit der angebundene Anwender ganz leicht Dokumente, Fotos, Videos, aber auch Termine und Kontakte speichern und untereinander freigeben können. Es gibt in diesem Bereich zwar viele Alternativen, allerdings gehört ownCloud zu den beliebtesten und umfangreichsten Cloudlösungen am Markt.

ownCloud (Bild: ownCloud)Mit der kürzlich erschienen neuen Version ownCloud 9 haben die Entwickler zahlreiche Neuerungen implementiert. Sie sollen vor allem die Zusammenarbeit zwischen Nutzern und auch zwischen verschiedenen ownCloud-Servern verbessern. Anwender in kleineren Umgebungen profitieren von den Neuerungen eher weniger, dafür aber von der höheren Sicherheit und Stabilität der Umgebung. Daher ist eine Aktualisierung auf die neue Version in jedem Fall empfehlenswert.

ownCloud 9  – Die Private Collaboration-Cloud

Der Vorteil der Software ist die Möglichkeit zur Installation auf herkömmlichen Servern, aber auch auf NAS-Systemen wie Synology. Die neue Version bietet vor allem Neuerungen unter der Haube. Die Oberfläche ist nahezu unverändert. Für Anwender ändert sich an der Bedienung wenig, mit Ausnahme der neuen Funktionen. Auch die Apps auf Smartphones und Tablets funktionieren noch recht ähnlich, unterstützen aber die neuen Funktionen, wie die Benachrichtigungen. Es ist daher durchaus sinnvoll auch diese Apps zu aktualisieren, sobald eine neue Version zur Verfügung steht.

Die neue ownCloud-Version bietet Neuerungen unter der Haube, arbeitet aber noch mit der bewährten Oberfläche (Screenshot: Thomas Joos).Die neue ownCloud-Version bietet Neuerungen unter der Haube, arbeitet aber noch mit der bewährten Oberfläche (Screenshot: Thomas Joos).

Auch die Installation auf gehosteten Servern bei Providern ist problemlos möglich. Der Zugriff erfolgt entweder über eine Weboberfläche oder über Apps, die für Smartphones und Tablets kostenlos in den jeweiligen Stores verfügbar ist. Laut den Entwicklern ist die neue Version 9 die größte Weiterentwicklung des Produktes überhaupt. Die neue Variante soll wesentlich skalierbarer und leichter zu erweitern sein. Wer einen ersten Blick auf die Möglichkeiten von ownCloud werfen will, kann sich die Online-Demo auf der Seite https://demo.owncloud.org ansehen.

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ownCloud 9 bietet mehr Funktionen und ist skalierbarer

Die Einrichtung von ownCloud ist seit jeher komplizierter als die Verwendung des Produktes. Die Entwickler von ownCloud wollen in der neuen Version vor allem das leidige Thema der Updates verbessern. Diese sollen leichter und fehlerfreier integrierbar sein. Dazu haben sie den Webupdater verbessert. Eine direkte Aktualisierung von ownCloud 8 zu 9 ist damit aber nicht möglich. Hier müssen Administratoren manuell Hand anlegen.

Grundsätzlich soll die neue Version wesentlich leistungsstärker in großen Umgebungen sein. Diese stehen auch klar im Blickpunkt der neuen Version. Außerdem lassen sich ownCloud-Serverstrukturen besser miteinander verbinden, auch über das Internet. Die Benutzer der einzelnen Server können miteinander interagieren und auch Dokumente austauschen. Das hat zwar bereits teilweise in Vorgängerversionen funktioniert, ist aber in ownCloud deutlich schneller und stabiler. Teilen Anwender ein Dokument, kann OwnCloud auch Namen von Benutzern anderer Server über Auto-Vervollständigen aktualisieren. Das macht die Gruppenarbeit leichter. Unternehmen, die diese Funktion nutzen, profitieren von der neuen Version auf jeden Fall.

Vor allem für große Unternehmen oder bei Firmenzusammenschlüssen sind die neuen Funktionen durchaus interessant. Unternehmen, die häufig mit Gruppen arbeiten, die wiederum mit anderen Gruppen Daten austauschen, erreichen dadurch eine flexible Infrastruktur. Hier haben die Entwickler einen großen Schwerpunkt darauf gelegt, dass die Funktionen besser und effizienter funktionieren als in den Vorgängerversionen.

In ownCloud 9 können Anwender Dokumente besser zwischen verschiedenen OwnCloud-Infrastrukturen teilen (Screenshot: Thomas Joos).In ownCloud 9 können Anwender Dokumente besser zwischen verschiedenen OwnCloud-Infrastrukturen teilen (Screenshot: Thomas Joos).

Neue Storage-APIs für große Umgebungen

Vor allem in größeren Umgebungen spielt die Anbindung von schnellem und effizienten Speicher eine wichtige Rolle. ownCloud 9 verfügt über neue APIs, die riesige Datenspeicher im Petabyte-Bereich anbinden und verwalten können. Die APIs wurden in Zusammenarbeit mit dem CERN und AARnet entwickelt.  Bisher hat ownCloud seine eigene Datenbank genutzt, um Metadaten zu speichern. Vor allem in großen Installationen kam es in der Vergangenheit daher immer zu Leistungsproblemen. ownCloud 9 kann für diese Daten jetzt auch externe Speicher nutzen. Davon profitieren vor allem sehr große Installationen mit tausenden Benutzern und enormen Datenmengen, die weit über den Terabyte-Bereich hinausgehen.

Teamarbeit durch besseres Teilen von Dokumenten und Kommentaren

Teamarbeit war seit jeher eine der Stärken von ownCloud. Anwender können jetzt für alle gespeicherten Dateien Kommentare speichern, und auf diesem Weg auch Informationen austauschen. Jeder Kommentar wird automatisch unter dem angemeldeten Benutzer gespeichert, sodass die Informationen auch sehr schnell zuordenbar sind. Generell ist das Teilen jetzt wesentlich einfacher und in der Weboberfläche ist schnell ersichtlich, welche Benutzer Besitzer des Dokumentes sind und welche das Recht zum Zugriff oder zum Ändern haben.

Kommentare und Markierungen speichert ownCloud aber nicht nur in den Dateien, sondern zeigt sie im Aktivitäten-Feed/Stream an. Dieser ist direkt über die Startseite zugreifbar, aber auch für jedes andere Dokument. Auf diesem Weg erscheint die Umgebung sehr viel lebendiger und Anwender erhalten Informationen zu allen gespeicherten Dokumenten wesentlich schneller und effizienter. Zwar waren Aktivitäten bereits Bestandteil von ownCloud 8, allerdings haben die Entwickler die Informationen in den Aktivitäten überarbeitet und verbessert.

Mit der neuen Version haben die Entwickler die Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung verbessert und das Freigeben erleichtert. Anwender profitieren vor allem von den neuen Tags und Kommentaren, inklusive der automatischen Benachrichtigung. Sobald ein Benutzer eine Aktion durchführen muss oder ein Kommentar eingeht, die der Anwender beantworten soll, zeigt ownCloud im Browser eine Benachrichtigung an. Die Benachrichtigung erscheint aber nicht nur als Meldung, sondern auch als Alarm-Symbol am Benutzernamen oben rechts. Arbeiten Anwender mit den kostenlosen Apps für Smartphones und Tablets, erscheinen die Meldungen auch hier als Pop-Up.

Beispiel dafür sind freigegebene Dokumente, Anfragen zum Kalender, aber auch selbst konfigurierte Alarme. Für Administratoren sind notwendiges Updates interessant. Auch diese kann ownCloud als Benachrichtigung anzeigen. Das notwendige Annehmen von Einladungen löst eine Benachrichtigung aus. Diese Informationen erscheinen allerdings nicht mehr im Aktivitäten-Feed.  Hier bietet die Open-Source-Software also auch Funktionen, die auch in SharePoint und anderen Dokumenten-Management-Systemen integriert sind.

In ownCloud 9 können Anwender Dokumente markieren und kommentieren. Auch das Teilen von Dokumenten ist jetzt leichter möglich (Screenshot: Thomas Joos).In ownCloud 9 können Anwender Dokumente markieren und kommentieren. Auch das Teilen von Dokumenten ist jetzt leichter möglich (Screenshot: Thomas Joos).

Kontakte und Kalender gehören jetzt zum Standard-Umfang von ownCloud. Die Apps sind also nicht mehr nur als zusätzliche Installation nutzbar, sondern automatisch integriert, sobald ownCloud 9 installiert ist.

Teilen, kommentieren, markieren und nachverfolgen von Dokumenten

Der Menüpunkt zum Teilen von Dokumenten, beziehungsweise dem Kommentieren, erreichen Anwender über das Teilen-Symbol für jedes Dokument auf der rechten Seite. Hier besteht die Möglichkeit, Markierungen hinzuzufügen oder Kommentare zu schreiben. Markierungen helfen vor allem in Umgebungen mit zahlreichen Benutzern und vielen Dokumenten dabei die Übersicht zu behalten.

Das Markieren kann Dokumente sozusagen klassifizieren. Dadurch lassen sich Dokumente besser zuordnen oder Fotos und grafische Zeichnungen erklären. Über die Kommentare können Anwender auch Informationen zu diesen Dokumenten austauschen und Sachverhalte diskutieren.

Auch das einfache Teilen mit anderen ownCloud-Benutzern ist auf diesem Weg problemlos möglich. Neben dem Teilen von Dokumenten, können Anwender auch gemeinsam mit den Dokumenten arbeiten. Über den Freigabelink eines Dokumentes stehen alle neuen und überarbeiteten Funktionen zur Verfügung, genauso wie das Teilen der Daten. Der Überblick welche anderen Anwender Zugriff auf ein geteiltes Dokument haben ist deutlich besser als in den Vorgängerversionen.

Hier ist auch der Aktivitäten-Feed zu finden. In größeren Unternehmen können dadurch besser Gruppen und Dokumente koordiniert werden. Über den Navigationsbereich am oberen Rand lässt sich der Aktivitäten-Feed ebenfalls einblenden. Hier sind auf einen Blick alle neuen Kommentare und Aktionen bezüglich der Gruppenarbeit zu finden. Im Aktivitäten-Feed sind keine Informationen mehr zu Terminen und Kontakten zu finden. Hier blendet ownCloud bei Bedarf Benachrichtigungen ein und zeigt ein Alarm-Symbol neben dem Benutzernamen an, wenn Anwender die Benachrichtigung übersehen.

Über die Aktivitäten können Anwender auf einen Blick erkennen, welche Dokumente neu sind und andere Anwender kommentiert haben (Screenshot: Thomas Joos).Über die Aktivitäten können Anwender auf einen Blick erkennen, welche Dokumente neu sind und andere Anwender kommentiert haben (Screenshot: Thomas Joos).

Videokonferenzen und Office Online nutzen

Um Dokumente online zu bearbeiten oder zu lesen, haben die Entwickler die Online-Versionen von Libre-Office in ownCloud integriert. Ermöglicht wird das durch eine Zusammenarbeit mit Collabora. Dadurch stehen ähnliche Funktionen zur Verfügung wie in Google Docs. Für die Bearbeitung von Dokumenten ist auf den Rechnern also keine Anwendung notwendig, was vor allem bei der Arbeit unterwegs oder an anderen Rechnern sinnvoll ist. Zusätzlich ist in ownCloud 9 die Videokonferenzlösung Spreed integriert. Dokumente lassen sich in der neuen Version sehr viel leichter finden, da in der Dokumenten-Ansicht auf der linken Seite Filter zur Verfügung stehen, die durch Anklicken die gewünschten Dokumente zur Verfügung stellen.

Über die Favoritenlinks an linken Rand können Anwender Dokumente schneller finden (Screenshot: Thomas Joos).Über die Favoritenlinks an linken Rand können Anwender Dokumente schneller finden (Screenshot: Thomas Joos).

Die Markierungen dienen auch zur Suche. In der Dokumenten-Ansicht steht nach der Auswahl der Markierungen ein Suchfeld zur Verfügung, mit dem auch nach Markierungen gesucht werden kann. Durch einen Klick auf die Spalten im oberen Bereich können Anwender die verschiedenen Dokumente sortieren, unabhängig von der Suche.

Bessere Foto-Verwaltung, Videoplayer und PDF-Reader

Die Ansicht und Verwaltung von Fotos in der Gallery wurden ebenfalls verbessert. Die Navigation durch die Ordner ist wesentlich einfacher, die Ansicht der Bilder schneller, vor allem im Vollbildmodus, und unten rechts steht eine Schaltfläche für das Starten einer Diashow zur Verfügung. Hier zeigt ownCloud im Browser natürlich nur die Bilder des aktuell geöffneten Ordners an. Auch das Teilen von Dokumenten ist einfacher.

Zusätzlich haben die Entwickler einen Videoplayer integriert, mit dem sich Videos direkt aus OwnCloud abspielen lassen, ohne dass zusätzliche Erweiterungen und Apps installiert werden müssen.  Auch ein PDF-Player ist in der neuen Version dabei. Dieser zeigt PDF-Dateien ohne Zusatzanwendungen an. Die Navigation erlaubt auch das Anzeigen großer Dokumente, da Anwender recht leicht zwischen den Seiten der PDF wechseln können.

Die Mail-App behandeln die Entwickler aber weiterhin etwas stiefmütterlich. Auch in ownCloud 9 ist diese weiterhin im Beta-Status und hat wenig Neuerungen erfahren. Ab Version 0.4  unterstützt die App ownCloud etwas besser und ist wesentlich stabiler. Diese Version muss aber nachträglich installiert werden, sie ist kein Bestandteil der Core-Installation. Außerdem unterstützt die Mail-App ab Version 0.4 auch PHP7. Neben dem ownCloud App-Store steht die App auch in Github zur Verfügung, inklusive dem Quell-Code.

Achtung bei der Aktualisierung – Microsoft Edge nicht nutzbar

Wer bereits auf ownCloud setzt, kann seine Umgebung direkt zu ownCloud 9 aktualisieren. Allerdings kann es dabei durchaus zu Problemen kommen. Es ist daher unbedingt zu empfehlen vorher eine vollständige Sicherung durchzuführen, auch von der verwendeten Datenbank.

Eine direkte Aktualisierung ist nur ab Version 8 möglich. Ältere Versionen auf Basis von ownCloud 6 und 7 lassen sich nicht direkt zu ownCloud 9 aktualisieren. Außerdem ist es empfehlenswert vor der Aktualisierung zur neusten 8-Version zu wechseln, also ownCloud 8.2.3. Bei einer Aktualisierung von dieser Version zu ownCloud 9 sind die wenigsten Probleme zu erwarten.

Die neue Version arbeitet vor allem mit Google Chrome, Mozilla Firefox und Apple Safari zusammen. Andere Browser können mit ownCloud Probleme bereiten. Bemerkbar sind diese vor allem bei der Arbeit mit dem Kalender. Microsoft Internet Explorer und dessen Nachfolger Edge in Windows 10 unterstützt die neue ownCloud-Version dagegen nicht, wenn Anwender fehlerfrei die Kontakte nutzen wollen. Bei der Arbeit mit Dokumenten gibt es hier weniger Probleme.

Wer ein eigenes Theme für ownCloud verwendet, muss überprüfen, ob dieses weiterhin in ownCloud 9 nutzbar ist und es in der Datei „config.php“ manuell eintragen. Außerdem überschreibt der Installationsassistent einige Einstellungen in der Datei. Es ist daher ratsam diese vorher zu sichern und die Einstellungen der Datei überprüfen.

Weitere bekannte Fehler sind im ownCloud-Forum zu finden. Bei der direkten Aktualisierung ist es auch sinnvoll in der Config-Datei den Wert „maintenance“ auf „true“ zu setzen. Dadurch wird ownCloud in den Wartungsmodus versetzt und lässt sich leichter zu ownCloud 9 aktualisieren. Gibt es Probleme bei der Aktualisierung, ist das ownCloud-Forum die erste Adresse, um kompetente Hilfe zu erhalten. Hier gibt es einen eigenen Bereich für ownCloud 9.

Fazit

ownCloud 9 bringt einige interessante Neuerungen, die vor allem für Unternehmen interessant sind, die viel mit Teams arbeiten. Einige neue Features wie Kommentare, die verbesserte Foto-Gallery und der Video-Player sind sicherlich auch für kleinere Gruppen interessant. Durch die Verbesserung der Sicherheit sollten aber auch Umgebungen aktualisiert werden, die ansonsten keine neuen Features von ownCloud benötigen. Administratoren, die größeren Umgebungen betreuen, sollten sich erst die Fehlerliste ansehen und bereits vor der Aktualisierung Lösungen parat haben.

 
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