Dokumentenmanagement: Forderungen für einen neuen Ansatz

ZDNet: Wie sähe ein Anwendungsbeispiel dafür in der Praxis aus?

Sander: Ein sehr plakatives Beispiel sind Rechtsstreitigkeiten. Kläger und Angeklagter müssen Beweise schwarz auf weiß präsentieren und zu diesem Zweck riesige Datenmengen möglichst schnell wiederherstellen. Das bindet oftmals über Monate personelle Ressourcen und fügt dem Unternehmen mehrere Millionen Euro Schaden zu. Denn jeder Speicherort ist isoliert zu betrachten und muss manuell durchsucht werden. Next Generation DMS dient in diesem Fall als zentrale Rechercheplattform, die automatisierten Suchprozesse stellen die relevanten Daten zuverlässig und schnell zur Verfügung.

ZDNet.de: Und wie stellen Sie sich die Nutzung externer Informationsquellen vor?

Sander: Führungskräfte großer und mittelständischer Unternehmen stehen weltweit vor der Frage, wie sie sich vor riskanten Investitionsprojekten, vor Korruption, Betrug oder dubiosen Geschäften im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismus schützen können.

Dafür müssen sie sich vorab ein vollständiges und aktuelles Bild über die jeweilige Situation verschaffen können. Dazu benötigen sie spezifische Informationen und News für ihre konkreten Fragestellungen. Diese werden von zahlreichen kommerziellen Content Providern angeboten. Sie sollten über die Next Generation DMS Anwendung in das unternehmensweite Informationsmanagement integriert sein.

ZDNet.de: Können Sie auch hier ein Praxisbeispiel geben?

Sander: Finanzdienstleister und andere risikoexponierte Branchen sind beispielsweise per Gesetz verpflichtet, potenzielle Kunden und Geschäftspartner gründlich zu überprüfen. Dazu nutzen sie spezialisierte externe Datenbanken wie World-Check oder Dow Jones Factiva. Diese liefern aktuelle Fakten über „Untersuchungsobjekte“, die für das Unternehmen gefährlich sein könnten.

Aktuelles externes Wissen optimiert aber auch Personalentscheidungen. Die fortlaufende Analyse deckt sowohl „Schwarze Schafe“ als auch „High Potentials“ auf. Entscheidungen werden faktenbasiert, fair und richtig getroffen. Und das Marketing profitiert vom Zugriff auf aktuellste Informationen über Marktentwicklungen und Aktivitäten der Mitbewerber. Unternehmen können so die Wahrnehmung ihrer Organisation und Produkte kontrollieren und ihre Kommunikationskampagnen anpassen.

ZDNet.de: Das bedeutet aber, dass ganz unterschiedliche Abteilungen das DMS nutzen.

Sander: DMS-Anwendungen der nächsten Generation sind maßgeschneidert für die Arbeitsprozesse der einzelnen Abteilungen. Und sie dienen zugleich als fachspezifische Brille, die dem einzelnen Mitarbeiter eine gewisse Sicht auf die unternehmensweite Wissensbasis gewährt. Denn erst Berechtigungskonzepte sorgen für den Schutz der vertraulichen Informationen. Zugriffsrechte sind sowohl auf Ordner- als auch Dokumentenebene zu definieren.

Am Vertragsmanagement lässt sich anschaulich aufzeigen, wie die Anforderungen an eine maßgeschneiderte DMS-Lösung der nächsten Generation aussehen: In der Regel verwalten Unternehmen zahlreiche Miet-, Agentur- und Leasingverträge oder Versicherungspolicen. Eine DMS-Anwendung muss die Verwaltung all dieser Dokumente unterstützen. Prozesse sind so weit wie möglich zu automatisieren, damit beispielsweise kein Datum für eine fristgerechte Kündigung übersehen wird. Zugleich sollten alle mit dem Vertrag befassten Personen auf die relevanten Dokumente zugreifen können. So steht etwa der Vertrag mit der PR-Agentur ohne jeglichen Aufwand den Mitarbeitern aus der Buchhaltung, der Rechtsabteilung und dem Marketing zur Verfügung.

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