E-Mail-Cloud statt Exchange: So funktioniert Google Apps

Vom Prinzip her entspricht die Mail-Komponente von Google Apps dem bekannten Google Mail. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass man keine E-Mail-Adressen der Domains googlemail.com oder gmail.com bekommt, sondern eigene Domains wie example.com nutzen kann.

Es gibt keine Beschränkungen bei der Anzahl der Domains, da der Preis sich ausschließlich nach der Anzahl der Mailboxen richtet. Wer eine Domain hinzufügt, kann entscheiden, ob sie eine eigenständige Domain oder eine Alias-Domain werden soll, siehe Bild 2. Eine Aliasdomain ist eine Domain, die dieselben Benutzer hat, wie eine eigenständige Domain. Macht man example.net zu einer Alias-Domain von example.com, so erhält der Benutzer user1 alle E-Mails die an user1@example.com oder user1@example.net geschickt wurden.

Um nachzuweisen, dass man Eigentümer der Domain ist, reicht es aus, entweder einen bestimmten CNAME-Record zu setzen oder die Datei googlehostedservice.html mit einem von Google vorgegebenen Inhalt zum Download per HTTP bereitzustellen, siehe Bild 3. Letzeres muss allerdings für den obersten Level der Domainhierachie geschehen, den man besitzt, also etwa http://example.com und nicht http://www.example.com.

Nach der Verifikation können CNAME-Record beziehungsweise HTML-Datei wieder entfernt werden. Anschließend werden als letzter Schritt die MX-Records der Domain so gesetzt, dass sie auf auf die Google-Mail-Server zeigen. Google empfiehlt möglichst hohe Cachezeiten. Das folgende Beispiel verwendet 24 Stunden (86400 Sekunden):

example.com.            86400   IN      MX      30 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
example.com.            86400   IN      MX      30 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.
example.com.            86400   IN      MX      30 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM.
example.com.            86400   IN      MX      30 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM.
example.com.            86400   IN      MX      10 ASPMX.L.GOOGLE.COM.
example.com.            86400   IN      MX      20 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
example.com.            86400   IN      MX      20 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

Wer einkommende Mails zunächst auf einen anderen Server eintreffen lassen will, beispielsweise bei einem externen Dienstleisters für Virenscanning oder komplexe Routing-Regeln abarbeiten möchte, kann das natürlich tun. Dann sollten die eigenen MX-Server jedoch im Admin-Interface eingetragen werden, damit Googles Spam-Filter besser arbeiten kann. Größere Migrationsprojekte, bei denen man Google Mail zunächst mit einigen Benutzern testen möchte, benötigen ohnehin zunächst einmal eigene MX-Hosts.

Für ausgehende Mails ist es möglich, einen Smarthost zu konfigurieren. Wie bei den meisten Mailern üblich, lässt sich nur ein Hostname eintragen. Besitzt man mehrere Server, müssen einem Host per DNS mehrere IP-Adresse zugeteilt werden.

Mit diesen wenigen Schritten ist das Setup im Prinzip abgeschlossen. Es lassen sich jetzt Mailboxen einrichten oder mittels Migrations-Assistenten von Lotus Notes oder Exchange inklusive Kalender und Kontakte importieren. Für sehr große Installationen steht das E-Mail-Migration-API bereit, mit dem man eigene Migrationsanwendungen erstellen kann.

Im ZDNet-Test tat das Migrationsprogramm für Exchange seinen Dienst einwandfrei. Unterstützt werden nur Exchange 2003 und 2007. Der ZDNet-Test wurde mit Exchange 2003 durchgeführt.

Google bietet außerdem eine IMAP-Migration an. Sie kann recht einfach aus dem Admin-Interface angestoßen werden. Von einer Verwendung mit Exchange ist jedoch abzuraten, da Exchange zahlreiche Mails intern im sogenannten TNEF-Format abspeichert, das von vielen Mail-Clients nicht unterstützt wird, etwa dem Mail-Programm von Mac OS X. Dabei ist der gesamte Mailinhalt in einem Dateianhang mit dem Namen winmail.dat abgespeichert. Warum Exchange ausgerechnet IMAP-Clients mit Mails in diesem proprietären Format versorgt, bleibt ein Rätsel.

Bild 4 zeigt eine mit IMAP zu Google Mail migrierte Nachricht wie sie im Mail-Programm von Mac OS X aussieht. Verwendet man hingegen Thunderbird als Mailclient unter Mac OS X, wird sie korrekt angezeigt, siehe Bild 5. Um solche Probleme zu vermeiden, sollte man Exchange-Mailboxen nur mit dem Migration-API oder dem Migrationsprogramm zu Google Mail kopieren.