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Geschäftsprozesse mit Process Mining verbessern

Prozesse sind zentral für ein Unternehmen, aber häufig ineffizient. Viele Unternehmen fühlen sich von der hohen Komplexität unzähliger IT-Systeme und Prozesse überfordert und sehen sich nicht in der Lage, ihre eigenen Prozesse vollständig zu durchblicken. Das ist eines der zentralen Ergebnisse der Studie „Trends in Process Improvement and Data Execution: How Organizations are Improving Processes and Turning Process Data into Real-Time Action”. Die Befragung wurde von Forrester Consulting im Auftrag von Celonis durchgeführt.

Um durch die bessere Nutzung von Daten valide Erkenntnisse über die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen zu gewinnen, setzen daher laut Studie immer mehr Führungskräfte auf Process Mining: 61 % der befragten Entscheider stufen Process Mining als wichtigste Technologie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen ein und planen, diese in den nächsten 12 Monaten einzusetzen oder zu evaluieren. Die Technologie ermöglicht ihnen bessere Einblicke in ineinandergreifende Prozesse und die Chance, Ineffizienzen zu beseitigen. Prozesse entlang der Lieferkette gehören hier ebenso dazu wie der Kundenservice. In diesen Bereichen greifen zahlreiche Systeme wie zum Beispiel Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, IT-Service-Management und Tabellenkalkulationen ineinander. 90 % der Unternehmen, die Process Mining bereits einsetzen, sind zuversichtlich, dass sie ihre Ziele zur Prozessverbesserung in diesem Jahr erreichen werden.

Die Studie zeigt außerdem: Unternehmen, die nicht genügend Einblick in ihre Prozesse haben, müssen mit erheblichen negativen Auswirkungen kämpfen: höhere Kosten (44 % der Befragten), weniger Effizienz und Produktivität (41 %), Verlust an Neugeschäft (39 %), verpasste KPIs (32 %) und Umsatzverluste (30 %), geringere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit (28 bzw. 26 %) sowie hohe Mitarbeiterfluktuation (37 %) und der Verlust einer strategischen Unternehmensvision (21 %).

„Prozessschwachstellen sind die heimlichen Effizienzkiller eines Unternehmens. Und nur mit Process Mining werden sie sichtbar“, so Professor Wil van der Aalst, Chief Scientist bei Celonis. „Unternehmen, die diese Ineffizienzen erkennen und beseitigen, verbessern nicht nur ihre Ergebnisse, sondern gewinnen auch die nötige Flexibilität, um schnell auf disruptive wirtschaftliche Entwicklungen, aber auch auf neue Anforderungen beispielsweise im Bereich Nachhaltigkeit reagieren zu können.“

Viele Unternehmen – auch das zeigt die Studie – haben tatsächlich bereits neue Technologien implementiert und komplexe Prozesse automatisiert, erzielen jedoch nicht die gewünschten Ergebnisse. Um erfolgreich im Wettbewerb zu bestehen, müssen sie in der Lage sein, in Echtzeit Einblicke in den Ist-Zustand ihrer internen Abläufe zu erhalten, um Prozessineffizienzen auf Basis tatsächlicher Daten zu erkennen.

Optimierte Prozesse eröffnen enorme Chancen

Die traditionell bestehende Herausforderung für Unternehmen, Prozesse zu entwickeln, zu dokumentieren und nachzuvollziehen, werden aktuell zusätzlich verstärkt durch makroökonomische Faktoren wie Inflation, Störungen in den Lieferketten und hybride Systemumgebungen. Umso wichtiger ist es, einen transparenten Überblick über Geschäftsprozesse zu gewinnen.

  • Aber nur 56 % der Entscheidungsträger sehen sich in der Lage, alle Systeme, die an den Prozessen ihrer Abteilung beteiligt sind, einzubeziehen, um eine umfassende Sicht auf diese zu erhalten.
  • Dabei schlummern in den Prozessen enorme Einsparpotenziale. Mit 44 % gibt fast die Hälfte der Befragten an, dass sich ihre Kosten aufgrund fehlender Einblicke in die Prozesse erhöhen.

Echtzeit-Daten notwendig für tiefere Einblicke

Neben einer vollständigen Prozesstransparenz gewinnt die Datenauswertung in Echtzeit zunehmend an Bedeutung für die Transformation von Geschäftsprozessen.

Hier zeigt die Studie jedoch erheblichen Nachholbedarf:

  • 53 % der Unternehmen greifen auf Daten zurück, die mehr als einen Tag alt sind, um bessere Einblicke in ihre Prozesse zu bekommen.
  • 28 % der Unternehmen nutzen für mehr Prozesstransparenz Daten, die älter als 10 Minuten und weniger als einen Tag alt sind.
  • 12 % der Unternehmen verwenden Daten, die älter als eine Minute, aber weniger als 10 Minuten alt sind.

Handlungsempfehlungen von Celonis für die Verbesserung der Produktivität auf Basis der Studienergebnisse

  • „Prozesse verstehen, verbessern und automatisieren“ – Diese Schritte sind genau in dieser Reihenfolge entscheidend. Unternehmen müssen ihre Prozesse genau kennen, bevor sie Verbesserungsmaßnahmen erwägen und implementieren.
  • Aufbau von Prozess-Expertise: Unternehmen sind überwiegend nach Funktionen und nicht nach Prozessen strukturiert. Für Prozessverbesserungen ist jedoch ein kompletter Überblick über die gesamten Prozesse erforderlich. Deshalb sollten Unternehmen die Rolle des Business Process Owners etablieren, der über genügend Einfluss verfügt, dieses Umdenken auch in der Praxis umzusetzen.
  • Systemübergreifende Analyse: Prozesse, die von einem einzelnen System (z.B. ERP, SCM oder CRM) abgedeckt werden, profitieren tendenziell weniger von Process Mining als solche, die sich über eine Vielzahl von Systemen hinweg erstrecken. Infolgedessen sollten sich Process-Mining-Initiativen verstärkt auf systemübergreifende Anwendungsfälle konzentrieren, um einen möglichst hohen Return on Investment zu generieren.

Jakob Jung

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