Eine interessante Alternative bietet ausgerechnet Microsoft mit seinem Dienst Windows Live Hotmail. Das Client-Server-Protokoll ist proprietär, so dass nur Outlook-Clients angebunden werden können. Für Mac OS und Linux bleibt nur Webmail oder eine POP3/SMTP-Anbindung. Dafür ist das Protokoll in HTTP getunnelt, so dass keine Firewall-Probleme auftreten. Ein kostenloses Hotmail-Konto hat 5 GByte Speicherplatz, der aber bei Bedarf ohne Kosten mitwächst. Microsoft nennt das Ever growing storage.
Der Outlook Connector für Hotmail ist schnell heruntergeladen und installiert. Damit werden Kalender und Kontakte in Outlook angezeigt, siehe Bild 2. Außerdem kann man den Kalender komfortabel für bestimmte Nutzer auf Office Live veröffentlichen, so dass man auch außerhalb des eigenen Unternehmens Terminabsprachen durchführen kann.
Um Backup und Umkopieren der Mailbox muss man sich bei Hotmail nicht kümmern. Das Problem ist, dass man seine Mitarbeiter nicht unbedingt mit E-Mail-Adressen wie Juergen_w_2003@hotmail.com ausstatten möchte. Dem begegnet man am besten mit einem Linux-Server und dem Mailer Sendmail. Man muss ihn nicht im Unternehmen betreiben. Ideal ist ein angemieteter virtueller Server. Kleine Varianten, die es bei Strato, 1&1 oder Hosteurope für etwa zehn Euro pro Monat gibt, reichen bis zu 500 Mitarbeiter aus.
Meist ist Traffic von mehreren Terabyte pro Monat im Tarif inklusive. Ein Upgrade auf leistungsfähigere Versionen mit mehr Hauptspeicher, CPU-Leistung und Plattenplatz ist üblicherweise jederzeit möglich, ohne den Server neu installieren zu müssen oder die feste IP-Adresse zu verlieren.
Mit ein wenig Linux-Erfahrung oder Lernbereitschaft lässt sich in Kombination mit Hotmail eine professionelle E-Mail-Infrastruktur aufbauen. Die meisten Linux-Distributionen haben heute Exim oder Postfix als SMTP-Mailer vorinstalliert. Ideal ist allerdings der Klassiker Sendmail, den openSuse 11.1 nunmehr wieder standardmäßig installiert. Eine einfache Textdatei reicht aus, um E-Mail-Adressen wie Vorname.Nachname@example.com auf Juergen_w_2003@hotmail.com umzuleiten. Sie lässt sich leicht mit einem Excel-Makro generieren. Idealerweise holt man sich die Mitarbeiterliste aus der HR-Verwaltungssoftware direkt ins Excel-Sheet.
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