Als exzellenter Archivierer kann die Dokumentenverwaltung PaperPort Deluxe 8.0 Papierdokumente scannen, sie organisieren und auf einem PC speichern. Was die Sicherheit angeht, zeigt sie sich allerdings weniger mächtig. Daher sollten Sie sie nur in kleinen Strukturen einsetzen, wo Sie sich keine Sorgen um die Vertraulichkeit beziehungsweise Sicherheit machen müssen.
Nach der einfachen Installation, die etwa 80 MB Festplattenspeicher benötigt, sammelt das Programm Dokumente aus sehr unterschiedlichen Quellen in einem einzigen Archiv. Sie können Dokumente direkt in die Datenbank einscannen oder den ScanSoft-Druckertreiber verwenden, um vorhandene Dateien in das MAX-Format von PaperPort zu konvertieren und sie dann in der Datenbank abzulegen. Die verschiedensten Formate werden unterstützt – Word, PowerPoint, Excel, Acrobat, Bitmap, die meisten E-Mail-Formate und Webseiten, etc. Man kann nun leicht und jederzeit ein Archiv aufrufen, auch Webseiten, die schon lange nicht mehr existieren.
Die Oberfläche ist außerordentlich einfach. Das Programm legt für jedes Dokument eine Miniaturansicht an, die sie benennen, in Verzeichnisse einsortieren oder mit Metadaten versehen können (Bearbeiter, Thema, etc.). Auf der linken Seite wird eine hierarchische Liste der Verzeichnisse angezeigt, in denen Dateien, die in der PaperPort-Datenbank gespeichert wurden, enthalten sind. Rechts zeigt ein Fenster die Miniaturansichten aller Dateien, die in einem ausgewählten Verzeichnis vorhanden sind. Per Doppelklick auf die Miniaturansicht wird das Dokument in einem neuen Fenster angezeigt.
Fernabfrage
PaperPort generiert auch einen Index aus allen Texten (Dateien und Metadaten), so dass Sie die beigegebene Suchmaschine im Archiv effektiv nutzen können. Eine Schwäche des Programms liegt darin, dass der Importvorgang etwas langsam ist: Bei unseren Tests dauerte es 90 Minuten, um auf einem Pentium-Rechner mit 300 MHZ eine 70-seitige Acrobat-Datei zu konvertieren und zu indexieren.
PaperPort unterstützt darüber hinaus den Dateiaustausch. Sie können zahlreiche Miniaturansichten in ein virtuelles Dokument schieben und das Ganze über Ihr Modem oder als E-Mail-Anhang versenden. PaperPort hängt dabei einen Viewer an das E-Mail an, damit der Empfänger die Datei auch betrachten kann. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Konto bei PaperPort Online anzulegen, über das man ein Jahr lang 25 MB auf einem zentralen Server speichern kann. So kann man gemeinsam verwendete Dokumente leicht archivieren, lesen und kommentieren.
Leider verfügt das Programm nicht über die nötigen Sicherheitsvorkehrungen. So können Sie zum Beispiel keine Nur-Lesen-Berechtigung für einige Anwender und vollständigen Zugriff für andere konfigurieren. Es gibt auch keine Hinweise auf die einzelnen Dateizugriffe durch die Benutzer.
Es ist darüber hinaus bedauerlich, dass die OCR-Engine von PaperPort, die auf ScanSofts TextBridge Pro Millennium basiert, keine Korrekturwerkzeuge hat. So geraten sämtliche Fehler, die bei der Konvertierung beispielsweise einer PDF-Datei entstehen, auch in den Index. Und: ScanSoft bietet keine Version für den Mac an.
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Nutzung einer unternehmenseigenen GPT-Umgebung für sicheren und datenschutzkonformen Zugriff.