Elektronische Rechnung: Was Firmen beachten müssen

Das bedeutet allerdings nicht, dass Firmen beim guten alten Papier bleiben sollen. Nach Angaben von IBI Research werden in Europa auf diesem Weg immer noch 28,5 Milliarden Rechnungen verschickt. Die Kosten dafür seien erheblich, denn neben Porto und Papier entstünden unnötige Medienbrüche. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse, beispielsweise für die Übertragung der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem des Empfängers.

Nach Meinung von Experten können Firmen gegenüber der herkömmlichen Konfektionierung ihre Kosten um bis zu 50 Prozent verringern. Doch noch schrecken gerade kleinere Unternehmen vor einer Umstellung zurück. „Sie befürchten einen hohen Aufwand“, sagt IBI-Research-Projektleiterin Weisheit. Zudem habe die qualifizierte Signatur einen schlechten Ruf, konstatiert VeR-Vorstand Laube: „Sie gilt immer noch als zu teuer und zu aufwändig.“

Diese Zeiten sind aber längst vorbei. „Es gibt genügend Dienstleister, die das übernehmen. Die Preise für die qualifizierte Signatur liegen im Cent-Bereich“, sagt Laube. Den größten Nutzen hätten die Unternehmen allerdings durch die schnellere Bezahlung: „Elektronische Rechungen bedeuten weniger Aufwand und werden deshalb zügiger beglichen.“

Dennoch will die Einführung der elektronischen Rechnung gut überlegt sein. Auf das EDI-Verfahren zu setzen, macht keinen Sinn, wenn ein Unternehmen kein ERP-System hat. Es extra deshalb einzuführen, steht in keinem Verhältnis zu den Einsparungen. Wichtig ist auch die Struktur der Geschäftspartner. Das EDI-Verfahren lohnt sich nur für Unternehmen, die viele Firmenkunden haben, da der Vorsteuerabzug nur im Geschäftsverkehr mit ihnen möglich ist. Von Bedeutung ist auch, ob viele Geschäftspartner ihren Sitz im Ausland haben. Nicht zu vergessen sind zudem die internen und externen Compliance-Vorgaben. Hier sind Vorschriften zur Steuergesetzgebung und zum Archivieren besonders wichtig.