Häufig haben große Konzerne eigene Abteilungen für all ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse eingerichtet, beispielsweise für das Controlling (firmenintern) oder die Buchhaltung (externe Finanzkontakte). Kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige oder Freiberufler haben möglicherweise nicht so einen großen Kundenstamm, verfügen jedoch auch nicht über eigenes Personal für die Erledigung typischer Aufgaben jedes Unternehmens wie die Auftragserstellung oder Rechnungslegung, welche auch unter der Bezeichnung Fakturierung bekannt ist.
Größere Firmen erleichtern sich die Arbeit mit Programmen wie Faktura + Auftrag, das vom Freiburger Softwaredienstleister Lexware entwickelt wurde. Diese Programme können heutzutage jedoch auch allen genannten Typen kleinerer Firmen bei der Erstellung ihrer Rechnungen, der Verwaltung der Kundenbeziehungen und der Organisation ihrer Finanzen im Allgemeinen weiterhelfen. Der Test zeigt, wie Faktura + Auftrag funktioniert und welche wichtigen Features es für die Nutzer bereithält.
Das Produkt ist zunächst als digitale Version oder als CD-Box erhältlich. Dementsprechend genügt ein Klick auf die installierte Datei oder das Einlegen der Lexware-CD ins richtige Laufwerk, um darauf zugreifen zu können. Faktura + Auftrag wird nach der Abfrage des Produktschlüssels fast von selbst installiert. Eine zusätzliche Hilfe bietet ein beigelegtes, kleines Handbuch zur Box. Es hilft jedem Nutzer dabei, die ersten Schritte mit der Software zu gehen und enthält essentielle Informationen.
Nach einer erfolgreichen Installation kann der Käufer das Produkt sofort nutzen. Dabei fordert die Software zunächst die Konfiguration für spätere Backups. Der User wählt dazu Pfade oder Funktionen, die regelmäßig gesichert werden sollen. Rechnungs- oder Kundendaten werden gespeichert und können im Nachhinein verarbeitet werden. Bei der Cloud-Variante können Datensätze zusätzlich auf Servern abgelegt werden.
In Faktura + Auftrag geht es darum, die eigene Firma in ihren notwendigen Strukturen zu erstellen. Eine Musterfirma ist bereits angelegt. Doch mit dieser kann man als Nutzer nicht arbeiten. Zunächst muss deshalb über den Reiter „Datei“ die eigene Firma eingespeichert werden. Erst dann können Aufträge oder Rechnungen sinnvoll bearbeitet werden. Der Firmenverantwortliche kann beispielsweise unter „Anschrift“ oder anderen Optionen und Textfeldern seine Informationen eingeben: Hier werden Adressen, Kontaktmöglichkeiten oder Kontonummern hinterlegt. Auch das zuständige Finanzamt und ein etwaiger Steuerberater können festgehalten werden. Wenn dies geschehen ist, kann die erste Rechnung erstellt werden.
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