Mit Outlook-Integration: Microsoft Office für Mac 2011 im Test

Outlook 2011

Da Outlook jetzt in Office 2011 zur Verfügung steht, stehen nun auch verschiedene Funktionen für Mac-Anwender zur Verfügung, die früher separate (und häufig nicht voll kompatible) Software-Lösungen für vorherige Versionen erforderlich machten. Ab jetzt können Mac-Anwender mit einer Verbindung zum Exchange Server (2007 oder später und aktivierten Exchange Web Services) Gruppenfunktionen wie allgemeine Adressbücher nutzen, Meetings organisieren und Meeting-Anfragen senden, sowie die Verfügbarkeit der Teilnehmer im Kalender prüfen. Wie bei der letzten Windows-Version von Outlook gibt es jetzt die Anzeige nach Unterhaltungenden (Conversation View) für den Mac. So können ältere Nachrichten einfacher gefunden werden, indem sie in einem Thread an einer Stelle zusammengeführt werden. Man kann auch auf einen Pfeil in der linken Ecke des Posteingangsordners klicken, um einen Thread sofort in den Conversation View zu erweitern. Laut Microsoft hat diese Funktion bei den Anwendern unterschiedliche Reaktionen hervorgerufen. Man kann aber davon ausgehen, dass die Anwender viel Zeit sparen werden, wenn sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, E-Mail-Threads im Conversation View anzuordnen.

Mit Outlook für Mac ist es außerdem ganz einfach, Nachrichten aus verschiedenen E-Mail-Accounts zusammenzuführen. Die neue Funktion vereint verschiedene Exchange- und Online-Accounts (IMAP, POP)) in einem einzigen Eingangsordner und erleichtert so das Lesen. Wenn es zu viel auf einmal sein sollte, kann man immer noch jeden Account einzeln aufrufen, indem man einen Unified Folder in die einzelnen Accounts erweitert.

Diejenigen, die in einer Arbeitsumgebung von Windows zu Mac wechseln, werden die neue Möglichkeit des übergangslosen Transfers der Outlook-Daten von einer Windows-Maschine aus zu schätzen wissen. Es ist jetzt möglich, den in Windows Outlook erstellten Datenbestand (PST) direkt auf den Mac zu importieren, sofern es sich um PST-Dateien von Outlook 2003 oder neueren Versionen handelt.

Einige der Stärken von Outlook liegen in den Kalender-Tools, die für die Planung eines Arbeitstags hilfreich sind. In Outlook 2011 für den Mac gibt es einige nützliche neue Funktionen. Der Nutzer hat beispielsweise die Möglichkeit, den Kalender direkt aus einer Einladung zu einem Meeting heraus auf seine eigene Verfügbarkeit zu diesem Termin zu prüfen. Ein kleines Vorschaufenster zeigt im unteren rechten Beeich einer Einladung an, was man um diese Zeit herum geplant hat. Man kann sich auch mithilfe des „Mein Tag“-Fensters anstehende Termine anzeigen lassen. Diese beiden Funktionen sind überaus zeitsparend, da man nicht jedes Mal seinen gesamten Kalender öffnen muss, um den Zeitplan für den Tag einzusehen.

Allerdings bietet Outlook für Mac anders als die PC-Version keinen Support für Google Apps. Man kann zwar über IMAP seine Google-Mails verwalten, der Zugriff auf Google Calendar ist derzeit allerdings nicht möglich. Somit dürfte Outlook vorwiegend in Firmen mit Anbindung an Exchange zum Einsatz kommen. Unternehmen, die Google Apps nutzen, können mit der Mac-Version von Outlook nur wenig anfangen. Hierfür sind die auf dem Mac standardmäßig installierten Anwendungen Mail und iCal besser geeignet.

PowerPoint 2011

Microsoft PowerPoint ist für Meetings fast schon obligatorisch. Ab jetzt hat es neue Funktionen, mit denen man ganz leicht visuell ansprechende Präsentationen erstellen kann.

Die verbesserte Moderatoren-Ansicht in PowerPoint 2011 gibt einem alle Werkzeuge an die Hand, um mit einer tadellosen Präsentation aufzuwarten. Während die Zuhörer der Präsentation folgen, kann man die aktuelle Folie, die nächste Folie und die persönlichen Notizen zu jeder Folie einsehen. Weiterhin wird die während der Präsentation abgelaufene Zeit angezeigt sowie ein Zeitlaufbalken, der anzeigt, an welcher Stelle der Präsentation man sich gerade befindet.

Um in visuelle Projekte mehr Bewegung zu bringen, ist es jetzt möglich, Filme einzubinden. In vorigen Versionen musste man die Video-Dateien während der Präsentation extra einbinden. Jetzt kann man die Präsentation als komplettes Paket abliefern. Man kann auch Film-Stile und -Effekte einsetzen, indem man auf das Video klickt und auf die entsprechenden dynamischen Tools im Ribbon zugreift.

Bessere Folienübergänge und Animationen in Office 2011 für den Mac machen das Erstellen einer professionellen Präsentation mit 3D-Effekten leicht. Durch ein neues Tab in der Multifunktionsleiste speziell für Übergänge hat man diese immer für kurzfristige Änderungen zur Hand.

Möglicherweise die attraktivste Funktion in PowerPoint 2011 steht exklusiv für die Mac-Version von Office zur Verfügung. Sie ist überaus nützlich für die Handhabung komplexer Folien. Wenn man eine Folie mit mehreren grafischen Elementen erstellt, kann man die Funktion Überlappende Objekte neu anordnen einsetzen, um Objekte zwischen den Ebenen zu verschieben. Hierzu werden die grafischen Elemente einer Folie in einer 3D-Ebenen-Ansicht präsentiert. Das ermöglicht das Verschieben von Elementen nach vorne oder nach hinten durch Anklicken und Ziehen an den gewünschten Ort. Diese Funktionen stehen auch in Word 2011 zur Verfügung. Dort sind sie für die Handhabung grafisch komplexer Newsletter und Broschüren mit mehreren grafischen Elementen sehr hilfreich.

Und zu guter Letzt gibt es eine neue Funktion zur Remote-Weitergabe von Präsentationen an Kollegen oder Kunden, die Broadcast Slideshow. Auch diese Funktion steht exklusiv für Office 2011 für den Mac zur Verfügung. Mit einem Account bei Windows Live kann man eine URL ganz schnell an bis zu 50 Teilnehmer senden und so seine Präsentation durchlaufen lassen, ohne den Schreibtisch zu verlassen. Wie viele der neuen Funktionen in Office 2011 macht es die Broadcast Slideshow einfach, seine Präsentation Kunden und Kollegen vorzustellen.

Excel 2011

Die bewährte Software für Tabellenkalkulation wurde in Office 2011 mit einigen größeren Verbesserungen bedacht. Genau wie in seinem Windows-Pendant ist es nun möglich, Sparklines in das Tabellenblatt zu setzen, damit die Daten visuell ansprechender werden. Sparklines sind winzige Diagramme, die sich in einer einzelnen Zelle befinden, so dass man eine visuelle Darstellung seiner Daten hat, ohne die Notwendigkeit, auf ein separates Diagramm zu verweisen. Nur ein paar Klicks, und man kann ein Sparkline hinzufügen, und dann verschiedene Designs durchsuchen, bis man das passende für sein Tabellenblatt gefunden hat. Wichtig: Sparklines stehen nur für die neueste Version von Office – sowohl für Windows als auch für den Mac – zur Verfügung. Daher muss der Nutzer vorher wissen, welche Office-Version seine Kunden haben.

Damit Projekte in Office 2011 für den Mac visuell ansprechender werden, bietet Excel 2011 ab jetzt Tools zur bedingten Formatierung an, damit die Tabellenblätter verständlicher werden. Ab jetzt kann man Icon-Reihen durchgehen, um zeitliche Trends darzustellen und Datenbalken anzuzeigen, die prozentuale Steigerungen und Abnahmen direkt im Tabellenblatt sichtbarer und verständlicher machen. Es gibt über 40 eingebundene Formate zur Auswahl. Wenn man dennoch nicht findet, was man sucht, kann man sich sein eigenes Format erstellen.

Mit den neuen eingebundenen Regel-Schnellauswahl kann man ebenfalls viel Zeit für das Erstellen von Regeln sparen. Ein neues Dialogfenster macht es leicht, Regeln schnell zu modifizieren oder zu ändern, so dass man weniger Zeit auf die Handhabung komplexer Formeln verwenden muss.

Word 2011

Für das schnelle Erstellen von Newslettern, Broschüren oder Lebensläufen bietet Word 2011 eine Reihe neuer Funktionen. In der Template-Galerie finden sich viele Vorschläge zu Formularen, Briefen und Layouts.

Durch die neue Ansicht Veröffentlichungslayout in Word wird das Anordnen von Elementen in einem Dokument mit einer Drag-and-Drop-Funktion, durch die der Text sich automatisch um die importierten Objekte legt, viel einfacher. Automatisch erscheinen dynamische Lineale, wenn sie gebraucht werden. Oder man kann während der Arbeit spezielle Lineale auf dem Desktop behalten, um schnell darauf zuzugreifen.

Mit der Toolbox Formatvorlagen lassen sich Formatierungen einfacher als bisher verwalten. Um die Formatierung einheitlich zu halten ist es hilfreich, dass dieses Fenster mithilfe eines praktischen nummerierten und farbcodierten Systems anzeigt, wo im Dokument spezielle Stile verwendet werden. Dieses Funktion lässt sich innerhalb der Toolbox Formatvorlagen durch die Aktivierung von Führungslinien für Formatvorlagen nutzen. Das ist eine große Verbesserung gegenüber den vorigen Versionen, wo die Nutzer häufig Schwierigkeiten hatten, festzustellen, an welchen Stellen des Dokuments bestimmte Stile verwendet wurden. Jetzt sieht man Stil-Änderungen in Dokumenten direkt vor sich.

Eine der besten Funktionen, um sich ganz auf seine Arbeit konzentrieren zu können, ist die neue Vollbild-Ansicht. Mit dieser neuen Funktion exklusiv für den Mac kann man ohne Ablenkung schreiben oder lesen. Alles, was man nicht gerade braucht, wird ausgeblendet. Außerdem kann man seinen Arbeitsplatz auch mit einer großen Auswahl an Hintergründen und Umblätter-Effekten für die Leseansicht individuell gestalten. Zwar gab es früher schon bei anderen Produkten Lösungen zum Vollbild-Lesen, aber als Option für einen ablenkungsfreien Arbeitsbereich in Word 2011 ist diese Funktion ein willkommener Bonus.

Office Web-Apps und Co-Authoring

Eine der größten Zugaben zu Office 2010 für Windows war die Einführung von der Web-Apps, mit denen man unterwegs arbeiten konnte. Mit Office 2011 für den Mac ist es jetzt ganz einfach möglich, seine Arbeit mitzunehmen, sofern man eine Internetverbindung hat. Man kann Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien online speichern und dann von überall aus auf sie zugreifen – sogar mit der richtigen Formatierung – und abgespeckte, aber bekannte Office-ähnliche Funktionen nutzen. Das Beste ist aber, dass man zwischen der Desktop- und der Web-Version seiner Arbeit hin- und herwechseln kann. Man kann zum Beispiel ein Dokument auf seinem Desktop erstellen, es in der Cloud speichern (über Windows Live SkyDrive oder SharePoint 2010), dann von unterwegs über Web-Apps kleine Bearbeitungen durchführen, und dann wieder auf dem Desktop weiter arbeiten. Was diese Apps von Google Docs und anderen Services unterscheidet ist, dass die Dokumente und Tabellenblätter ihre Formatierung beibehalten. Das macht die Web-Apps von Office 2011 besser als ihre Online-Pendants.

Wenn man an einem Projekt mit einem oder mehreren Kollegen arbeiten muss, kann man mithilfe des neuen Co-Authoring in Word und PowerPoint mit einer Person an einem anderen Ort dasselbe Dokument oder dieselbe Präsentation bearbeiten. Wenn man Microsoft Messenger 8 auf seinem Mac installiert hat, kann man sehen, wer an dem Dokument arbeitet, sobald man verbunden ist, und ganz einfach mit dem Bearbeiter kommunizieren. Mit der neuen Co-Authoring-Technologie von Office 2011 bleibt man in dem Dokument eingeloggt, auch wenn der Kollege offline geht. Der gesamte Inhalt ist weiterhin verfügbar und man kann weiter an dem Dokument arbeiten.