Drei Studien: Druckverhalten und Druckkosten im Vergleich

Interessant ist, dass europaweit mit zunehmender Unternehmensgröße die Bedeutung des Kostenblocks Verbrauchsmaterial abnimmt (sowohl des genutzten als auch des verschwendeten). Dafür werden die Kosten von Druckerausfällen sowie der Zeitaufwand, um Probleme zu lösen, mit zunehmender Mitarbeiterzahl häufiger als wichtigste Kostenfaktoren genannt.

Untermauert wird diese Tendenz durch die Angaben der Befragten zur Verteilung ihres Druckbudgets auf die einzelnen Posten. Während Verbrauchsmaterial unabhängig von der Unternehmensgröße im europäischen Mittel bei 38 Prozent liegt, steigt der Anteil der Wartungskosten mit der Mitarbeiteranzahl deutlich an: Bei weniger als drei Beschäftigten sind es 9 Prozent, bei über 20 Angestellten bereits 16 Prozent und bei mehr als 250 Firmenangehörigen sogar 19 Prozent.

Außerdem sehen Befragte aus größeren Unternehmen höhere Einbußen und Kosten durch Druckerausfälle. In deutschen Firmen gaben 37 Prozent der Befragten an, pro Monat bis zu einer Stunde nicht an ihrem gewohnten Ausgabegeräte drucken zu können. Bei einem Drittel war es mehr als eine Stunde und bei jedem Siebten sogar mehr als zwei Stunden. Auch hier gilt im europäischen Durchschnitt die Faustregel: Je größer die Firma, umso häufiger die Ausfälle und umso länger dauert es, bis Störungen der zuständigen Stelle gemeldet sind. Logische Folge: Auch die Dauer der Ausfälle ist in größeren Firmen länger.

Da bei 39 Prozent der deutschen Befragten Papierstau und bei 26 Prozent leere Toner oder Tintenpatronen die häufigste Ausfallursache sind, ließe sich ableiten, dass mit zunehmender Zahl der Nutzer eines Druckgerätes die Bereitschaft des Einzelnen sinkt, dafür Verantwortung zu übernehmen. Damit schließt sich der Kreis. Oder um es noch einmal mit den Worten der Brother-Mitarbeiterin Koczulla zu sagen: „Wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service.“

Das gilt vor allem bis zu einer gewissen Unternehmensgröße: Die ICM-Experten schätzen auf Grundlage ihrer Umfrageergebnisse, dass sich durch besseres Druckmanagement in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern Kosten von bis zu 695.000 Euro einsparen lassen. Über ein Viertel der Befragten in Unternehmen jeder Größe ist der Ansicht, dass ihr Unternehmen von einem Management der Druckfunktionen durch einen externen Dienstleister profitieren könnte.

In größeren Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten hält sogar ein Drittel eine Auslagerung des Druckmanagements für nützlich. „Während die Unternehmen davon ausgehen, dass sie durchschnittlich ein Sechstel ihres gesamten Druckbudgets durch effizientere Druckstrategien sparen können, wissen wir, dass die tatsächlichen Einsparungen durch die Einführung von Managed-Print-Services nahezu doppelt so hoch sind“, so Markus Nickel, Business Development Manager für Managed Print Services bei Canon Deutschland. Zwar hat er dabei vor allem die Dienstleistungsangebote seines eigenen Unternehmens im Hinterkopf, letztendlich dürften die Einsparungen mit den Angeboten des Wettbewerbs aber vergleichbar hoch sein.