Excel 2007 bietet mit der „bedingten Formatierung“ erstmals die Möglichkeit, Datenmaterial direkt in einer Tabelle zu visualisieren. Bisher war dazu die Erstellung eines Diagramms notwendig.
Die bedingte Formatierung zeigt in der Zelle beispielsweise mittels unterschiedlich langer Balken an, wie groß eine Zahl im Vergleich zu anderen ist. Anwender können Trends auf diese Weise auch in großen Tabellen auf einen Blick erfassen. Neben Datenbalken stehen auch Farbskalen und Symbolsätze als Indikatoren zur Verfügung.
Auf der Basis vordefinierter Regeln lassen sich bestimmte Werte optisch hervorheben, beispielsweise die zehn größten, alle über dem Durchschnitt, oder alle, die kleiner als eine bestimmte Zahl sind. Die Kriterien können verändert werden. Ein Assistent ermöglicht zudem die Erstellung eigener Regeln.
Die bedingte Formatierung profitiert besonders von der Livevorschau, da Auswirkungen sofort im Datenmaterial sichtbar werden und die Wahl der passenden Regel vereinfacht wird.
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