Am einfachsten gelingt der Umstieg von Exchange zu Open-Source, wenn auch die Clients umgestellt werden. Hier sollte idealerweise der Webclient der jeweiligen Anwendung genutzt werden. Sowohl Zarafa als auch Zimbra bieten hierfür wertvolle Alternativen zu Outlook und Co. Da die Bedienung recht einfach ist, kommen Anwender schnell mit der Lösung zurecht. Im Menüband sind die wichtigsten Bereiche zu finden, also E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Die rechte Maustaste wird nahezu durchgängig unterstützt und die Oberfläche macht einen aufgeräumten Eindruck. Hier sind sich Zarafa und Zimbra recht ähnlich.
Der Kalender steht von der Übersicht den Möglichkeiten von Outlook oder Outlook Web App in nichts nach. E-Mails lassen sich markieren, mit Filtern herrscht Ordnung im Posteingang, und E-Mails lassen sich über den Webclient jeweils verschlüsseln oder verschlüsselt empfangen. Wie in Exchange/Outlook lassen sich Ordner und Dateien genauso teilen wie Kalender. Auch das Teilen von Dokumenten ist über diesen Weg möglich.
Auch erweiterte Funktionen, wie Besprechungen lassen sich umsetzen. Verteilergruppen sind in Zarafa ebenfalls möglich. Auch die Planung von Aufgaben stellt mit Zarafa keinerlei Probleme dar. Wichtige Geschäftsfunktionen wie Abwesenheitsnachrichten lassen sich integrieren. Dazu bieten die Weboberfläche der beiden Lösungen eigene Optionsbereiche, mit denen Anwender die Sprache selbst einstellen und auch alle notwendigen Einstellungen an ihre Bedürfnisse anpassen können.
Was an der Oberfläche von Zarafa gefällt, ist die Registerkarten-Orientierte Bedienung. Anwender können bequem verschiedene Registerkarten öffnen und auf diesem Weg parallel mit Kalender, Aufgaben, neuen E-Mails oder den Einstellungen arbeiten. In der Haupt-Übersicht der Weboberfläche sehen Anwender alle Ordner des Posteingangs, sehr ähnlich wie in Exchange/Outlook sowie eine Übersicht zu den E-Mails, aktuellen Terminen und fälligen Aufgaben. Im Grunde genommen ist dafür kein lokaler Client mehr notwendig. Natürlich können Anwender parallel noch mit Outlook oder anderen Clients arbeiten. Wer nicht den Outlook-Connector nutzen will, kann Outlook auch per IMAP mit den Servern verbinden.
Unternehmen, die keine eigenen Server installieren wollen, können auch auf gehostete Lösungen setzen. Mit etwas Internetrecherche finden sich schnell einige Systemhäuser, die bei der Einrichtung helfen oder Zimbra /Zarafa als gehostete Lösung zur Verfügung stellen. Internationale Unternehmen haben hier den Vorteil die jeweilige Lösung auch in mehreren Sprachen zur Verfügung stellen zu können. Das geht aber auch bei lokalen Installation. Der Vorteil beim Betrieb in der Cloud ist die leichtere Administration. Lokale Administratoren müssen sich nicht um die Linux-Installationen kümmern, sondern nur die Benutzer über die Weboberfläche verwalten.
Um von Exchange zu Zarafa/Zimbra zu migrieren, sollten Administratoren zunächst die Open-Source-Lösung parallel aufbauen und Benutzer anlegen. Zarafa ermöglicht über das Zarafa Migration Tool die Möglichkeit Daten zu übernehmen. Allerdings muss hier beachtet werden, dass zwei komplett getrennte Software-Titel Daten austauschen müssen. Das klappt nicht immer reibungslos und will gut geplant werden. Am einfachsten ist das Exportieren der Postfächer in PST-Dateien und das anschließend Importieren dieser Dateien.
Zimbra verfügt über einen Assistenten (Zimbra Migration Wizard), der bei der Übernahme von Exchange zu Zimbra hilft. Der Assistent kann E-Mails, Kalender und Adressbücher migrieren, aber auch Verteilerlisten und mehr. Der Assistent kann auch Benutzer in Zimbra anlegen, wenn diese noch vorhanden sind.
Allerdings sind diese Werkzeuge nur dann eine Hilfe, wenn Administratoren genau wissen, was sie tun. Soll eine bestehende Exchange-Umgebung zu Zarafa oder Zimbra migriert werden, sollte besser ein Partner des entsprechenden Unternehmens mit einbezogen werden. Durch Beratung und Unterstützung bei der Migration lassen sich Hürden umschiffen und Migrationen besser durchführen. Die Kosten für Partner müssen natürlich in die Lizenzierung mit einberechnet werden. Allerdings führen auch die wenigsten Unternehmen selbst eine Migration von einer alten zu einer neuen Exchange-Version durch.
Neben Zarafa und Zimbra gehört auch Scalix zu den bekannten Vertretern im Groupware-Bereich. Die Software basiert auf HP OpenMail und existiert schon seit den 90gern. Seit Ende April 2014 gibt es die neue Version 12.5. Scalix wurde vom Unternehmen Scalix, das durch einen Management-Buy-Out entstanden ist, als Konkurrenz für Exchange weiter entwickelt. Scalix spielt seine Vorteile vor allem in sehr großen Umgebungen aus. Der Hersteller bietet aber auch Versionen für kleine Unternehmen. Grundlage von Scalix unterstützt vor allem Red Hat Enterprise Linux oder SUSE Linux. Die Software hat den Vorteil eine gute Outlook-Unterstützung per MAPI zu bieten. Hier stehen ein 32-Bit und ein 64-Bit-Client zur Verfügung. Unternehmen, die also weiterhin auf Outlook setzen wollen, sollten Zarafa eher meiden und sich Zimbra und Scalix ansehen, wobei der Nachteil von Scalix in der komplizierten Einrichtung liegt. Smartphones/Tablets lassen sich an Scalix ebenfalls anbinden. Hier stich Scalix durch die Lizenzierung von Exchange ActiveSync bei Microsoft heraus. Das heißt, auch zukünftige Outlook-Versionen werden zuverlässig unterstützt. Natürlich bietet auch Scalix eine Weboberfläche, mit der sich alle wichtigen Aufgaben erledigen lassen. Scalix baut vor allem auf Tomcat und PostgreSQL auf. Wer sich die Lösung ansehen will, kann die Community-Edition kostenlos herunterladen und auf Linux-Servern installieren. Allerdings setzt der Einsatz einiges an Linux-Wissen voraus. Die Umgebung ist noch lange nicht fertig entwickelt, sodass in den nächsten Monaten weitere Versionen erscheinen werden. Die Funktionen entsprechen weitgehend den Möglichkeiten von Zarafa und Zimbra, auch wenn der Webclient etwas altmodisch wirkt.
Wer sich mit dem Thema Open-Source-Groupware beschäftigt, stößt auch auf GROUP-E Collaboration Software. Die Open-Source-Lösung steht kostenlos bei Sourceforge zur Verfügung. Allerdings eignet sich diese Software eher für kleine Unternehmen, weniger für den Mittelstand. Im Fokus der Anwendung steht auch eine Projektplanung. Group-E baut auf Postfix auf und unterstützt auch das Samba-Dateisystem sowie dessen Anbindung über eine Weboberfläche. Die Software lässt sich an Asterisk anbinden und wurde vollständig auf Basis von PHP programmiert.
Geht es um den Vergleich von Zarafa, Zimbra, Scalix und Group-E, setzen sicher die meisten Administratoren auf Zarafa oder Zimbra. Durch die Abkündigung von MAPI bleibt aber abzuwarten, wie es mit Zarafa weitergeht. Denn viele Unternehmen setzen die Software vor allem daher ein, weil diese optimal mit Outlook zusammenarbeitet und recht ähnlich wie Exchange funktioniert. Zimbra bietet viele Vorteile, beherrscht ebenfalls MAPI und kann mit gängigen Open-Source-Mailanwendungen zusammenarbeiten. Generell ist es empfehlenswert, sich beide Anwendungen einmal anzusehen und etwas zu testen, vor allem mit den Weboberflächen der Lösungen. Scalix bietet direkte ActiveSync-Unterstützung und wird auch mit Outlook 2016 kompatibel sein. Generell ist die Lösung nicht so verbreitet, wie die Konkurrenz, ein Blick kann sich aber lohnen.
Kleinere Unternehmen können Zarafa und Zimbra problemlos auf Univention Corporate Server (UCS) testen. Der Vorteil dabei ist die schnelle Installation über eine grafische Oberfläche, die Webverwaltung, und die Möglichkeit weitere Serveranwendungen über den integrierten Store/ App Center zu installieren. UCS ist mit Zarafa/Zimbra sicherlich ein idealer Ersatz für Windows Server 2003, aber auch für Microsofts Small Business Server.
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