Laut einer Techconsult-Studie archivieren viele kleinere Firmen trotz stetig zunehmender Digitalisierung Daten und Dokumente weiterhin in der Papierform. Die durch Microsoft Deutschland in Auftrag gegebene Befragung zur wirtschaftlichen Lage und Investitionsbereitschaft von 200 Kleinunternehmen zeigt zudem, dass die Firmen zum Herbstanfang ihren Umsatz enorm steigern konnten. Auch die Gesamtausgaben für Informationstechnologie und Telekommunikation stiegen wieder an.
Seit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2002 sind fast alle Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Doch lediglich 69 Prozent der befragten Kleinunternehmer wissen von den gesetzlichen Verpflichtungen zur digitalen Datenarchivierung.
Die Mehrzahl der kleinen Unternehmen geht mittlerweile dazu über, Arbeitsabläufe digital zu gestalten und Daten elektronisch zu archivieren. Zur Sicherheit drucken viele Firmen ihre Daten und Dokumente jedoch weiterhin aus und heften sie ab.
Von den 47 Prozent der Kleinbetriebe, die noch in Papierform archivieren, halten 44 Prozent den Aufwand für die Einführung einer Archivierungslösung für zu groß. 41 Prozent geben an, digitale Speicher seien für ihr Unternehmen zu kostspielig. Nur sieben Prozent wissen nicht, welche Lösungen es zum digitalen Archivieren gibt. Generell gegen den Einsatz einer Archivierungslösung sind vier Prozent der Befragten.
Das beliebteste elektronische Speichermedium ist die CD. 42 Prozent der Befragten nutzen dieses Medium, um Dokumente zu archivieren. 33 Prozent speichern ihre Daten auf Bandlaufwerken. Eine spezielle Archivierungssoftware haben bereits 23 Prozent im Einsatz. Am fortschrittlichsten sind die kleinen Finanzagenturen mit einem Anteil von 28 Prozent. 20 Prozent der Kleinunternehmer nutzen andere Möglichkeiten wie die Datenarchivierung im Rechenzentrum externer Dienstleister.
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