E-Mails sind in zahlreichen Unternehmen zum Stressfaktor geworden. Immer wieder weitergeleitete E-Mails von Kollegen, 1000fach kopierte Witze und Werbung drohen die elektronische Kommunikation die Arbeitseffektivität gefährlich zu beeinträchtigen, so das Fachmagzin „CIO“.
Abhilfe könnten klare Dienstanweisungen schaffen, die regeln, wozu die elektronische Post im Unternehmen da sein soll. Diese Regeln müssen die IT-Führungskräfte aufstellen.
Besonders das sinnlose Weiterleiten von Mails und das „Cc“ setzen von Vorgesetzten und Team-Mitglieder überschwemme das virtuelle Postfach: So habe nach Auskunft von Ralph Siepmann, Technical Architect der IBM-Tochter Lotus Notes, 75 Prozent der E-Mailflut psychologische oder unternehmenskulturelle Ursachen: Wenn die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, sich nach oben absichern zu müssen, werden sie den Vorgesetzten weiter auf „Cc“ setzen und so dessen Postfach auch künftig in ein Datengrab verwandeln.
Firmenpolitik in Sachen E-Mail-Kommunikation sollte sein, dass die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnet, was sie enthält. Gerade für das Projektmanagement eigne sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rund-Mail an Alle. Gut geschulte Mitarbeiter können die Funktionen der Mail-Programme bei der Verwaltung der Mails effektiv nutzen.
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