Outlook-Tipps für IT-Manager

Auch Verknüpfungen zu Dateiordnern lassen sich mit Hilfe der Dialogbox ‚Zur Outlook-Leiste hinzufügen‘ erstellen.

Der Dateisystem-Browser von Outlook ist umfangreicher als der Windows Explorer. Vor allem ist er jedoch eines: praktisch (siehe Abbildung).

Mit Outlook als Datei-Explorer kann man ausgehend von einem anderen Root-Verzeichnis suchen (in der Abbildung wird das Verzeichnis C:Michael durchsucht), was die Suche nach Dateien erleichtert.

Eine alternative Möglichkeit, Verknüpfungen hinzuzufügen bietet sich, wenn man Ordner- und Programm-Symbole per Drag & Drop einfach aus dem Windows Explorer in die Outlook-Leiste verschiebt.

Will man seine Verknüpfungen neu anordnen, kann man sie einfach mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Verknüpfungen lassen sich auch in Gruppen anordnen. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in die Outlook-Leiste und wählt aus den folgenden zusätzlichen Menüpunkten: Neue Gruppe hinzufügen, Gruppe entfernen und Gruppe umbenennen.

Um Kontakte schnell zu finden, kann man die Suchleiste ‚Kontakt suchen‘ verwenden. Für das schnelle Auffinden und Versenden von E-Mail an einen Kontakt, kann man das Kästchen ‚Kontakt suchen‘ verwenden. Diese Suchbox befindet sich links neben dem Hilfe-Symbol der Standard-Menüleiste (siehe Abbildung D). Hier kann man einen Namen oder einen Teil des Namens eines Kontakts eingeben, und Outlook gibt eine Liste mit möglichen Entsprechungen aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt und wählen Sie Aktionen | Neue Nachricht an Kontakt. Sollte die Box ‚Kontakt suchen‘ nicht vorhanden sein, kann man sie per Klick auf den Menüpunkt Ansicht | Symbolleisten | Standard sichtbar machen.

Die Suchleiste ‚Kontakt suchen“ ist eine häufig übersehene Funktion, die das Auffinden von Adressen aber deutlich erleichtern kann. (Foto: ZDNet)

Ein Klick auf den Pfeil rechts von dieser Suchleiste bringt eine Liste der zuletzt gesuchten Namen zum Vorschein, aus der man direkt auswählen kann.