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SaaS oder On-Premises? Softwarelösungen im Vergleich

Was ist On-Premises-Software?

Früher war es üblich, dass Softwarelösungen fix in das lokale IT-System von Unternehmen integriert wurden. Diese Variante nennt man On-Premises oder On-Prem. Es handelt sich dabei also um Software und Programme, die auf dem Firmenrechner beziehungsweise dem Firmenserver installiert werden.

Einer der größten Vorteile dieser Möglichkeit liegt auf der Hand: Die Daten und die Kontrolle bleiben beim Unternehmen selbst. Gerade in Bezug auf das Thema Datenschutz erscheint diese Möglichkeit vielen Betrieben daher nach wir vor als die sicherste Variante. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen schon über Jahrzehnte hinweg auf dieselbe Software zurückgreifen, wodurch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit vertraut sind.  Ebenso muss die Firma nur ein einziges Mal einen höheren Betrag für das Programm zahlen und kann es dann solange nutzen, wie es möchte. Doch Achtung: Ganz so einfach ist die Sache mit den Kosten dann doch nicht: Oft ist die Lizenz auf eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen oder Standorten begrenzt. Wer damit nicht auskommt, muss zusätzliche Lizenzen kaufen.

Wer auf On-Premises-Software setzt, muss diese jedoch auch fachmännisch warten können. Entsprechendes Know-how ist also nicht nur beim Installieren, sondern auch beim Warten gefragt. Wenn es vom Anbieter ein Hosting-Service gibt, kann der Arbeitsaufwand reduziert werden. Dafür müssen allerdings Wartungsgebühren einkalkuliert werden.

Generell sollten hierbei die Themen Wartung und Sicherheit nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn On-Premises waren vor allem in jüngster Vergangenheit beliebte Angriffsziele von Hackern. Eine kompetente IT-Abteilung mit fachkundigen Systemadministratoren ist bei dieser Variante daher essentiell.

Was sind SaaS-Lösungen?

Im Zuge der Digitalisierung haben sich weitere Möglichkeiten in puncto Software ergeben, zum Beispiel Software as a Service (SaaS) oder Cloud-Programme. SaaS-Lösungen funktionieren im Prinzip wie ein Abo. Das Unternehmen zahlt einen monatlichen oder jährlichen Beitrag dafür, dass es die Programme nutzen darf. Die Daten – und oft auch das Programm selbst – befinden sich in einer Cloud.

Gleich zu Beginn kann ein Unternehmen mit SaaS Geld sparen, denn hierbei fallen weder Kosten für eine teure Installation noch für Lizenzen oder Server an. Ebenso übernimmt der Anbieter alle Wartungen, erstellt Back-ups und sorgt dafür, dass die Software auf dem neuesten Stand ist. Eine eigene IT-Abteilung ist daher nicht zwingend nötig, wodurch sich gerade für kleine Firmen Vorteile ergeben. Auch in puncto Hackerangriffe kann diese Lösung von Vorteil sein, immerhin sind bei SaaS Profis am Werk, die sich um das Thema Sicherheit kümmern und Patches sowie Updates zeitnah einspielen.

Unternehmen schätzen auch die Flexibilität, die SaaS-Lösungen mit sich bringen: Oft gibt es verschiedene Abo-Modelle, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken und auch finanziell gestaffelt sind. Vor allem in Agenturen oder in der Kreativbranche sind solche SaaS-Lösungen bereits üblich. Manche Softwareunternehmen bieten je nach Kundenpräferenz sowohl SaaS- als auch On-Premises-Lösungen an.

Alles ein Kostenfaktor?

Gerade im Unternehmensbereich gibt es zwischen On-Premises-Software und SaaS einen großen Unterschied bei den Kosten. Zwar ist es so, dass für die Software bei On-Prem-Lösungen nur einmal bezahlt werden muss, allerdings fallen weitere Kosten an, zum Beispiel für die Wartung der Hardware. Die hohen Anschaffungskosten relativieren sich nur bei einer entsprechenden Dauer der Softwarenutzung. Charakteristika von On-Premises-Software sind:

– Anschaffung: Für On-Prem-Software entstehen hohe Anschaffungskosten für den Kauf einer gewissen Anzahl von Lizenzen.

– Server: Es müssen Server angeschafft werden, um das Laufen der Programme und das Speichern der Daten zu ermöglichen. Zusätzlich verursacht der Stromverbrauch der Server Kosten.

– Personal: Server und Software müssen regelmäßig gewartet werden. Dazu sind IT-Mitarbeiter erforderlich.

– Lizenzen: Je mehr Angestellte die Programme nutzen, desto mehr Lizenzen müssen erworben werden, was ebenfalls mit weiteren Kosten verbunden ist.

Bei Cloud-basierten Programmen fallen die hohen Anschaffungskosten weg, dafür sind laufende Abo-Kosten einzuplanen.

Beide Möglichkeiten gegenübergestellt

Oft bieten beide Softwarelösungen einen ähnlichen Funktionsumfang, unterscheiden sich aber in bestimmten Punkten deutlich:

SaaS On-Premises
Datenschutz Die Daten werden auf einem Server bzw. einer Cloud gespeichert, die außerhalb des Unternehmens liegen. Die Daten bleiben lokal gespeichert, beispielsweise auf dem Rechner oder dem Server.
Voraussetzungen Eine leistungsstarke, sichere und gute Internetverbindung ist unerlässlich. Hardware und Software müssen kompatibel sein und es muss Personal vorhanden sein, das dieses wartet.
Funktionsumfang Weitere Funktionen können zum Abo hinzugebucht werden. Erweiterungen müssen separat gekauft werden.
Wartung Der Anbieter übernimmt die Wartung und sorgt dafür, dass alles stets am neuesten Stand ist und mögliche Fehler rasch behoben werden. Er kümmert sich somit auch um das Thema Sicherheit. Die Wartung muss intern durch entsprechendes Personal erfolgen. Dies birgt die Gefahr von Sicherheitslücken.
Installation Zugriff auf die Software erfolgt über das Internet. Unternehmen müssen sich selbst um die Installation kümmern.
Kosten Ein monatlicher Abo-Preis wird gezahlt. Einmalige hohe Investition in die Software bzw. die Lizenzen.

Fazit

Letztendlich kommt es auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens an, welche Lösung sich besser eignet. Insbesondere kleine Unternehmen können von den SaaS-Lösungen profitieren, weil sie sich gut und flexibel an ihre jeweiligen Bedürfnisse anpassen lassen und sie sich teure Anschaffungs- und Installationskosten sparen. Zwar fällt hierbei ein monatlicher Abo‑Preis an, allerdings ist später kein Know-how für Themen wie Wartung oder Back-ups nötig. Wer ohnehin über eine große IT-Abteilung verfügt und unabhängig bleiben will, kann mitunter wiederum mit einer On-Premises-Lösung besser beraten sein.

Bild: unsplash.com, © ThisisEngineering RAEng

Maria Jose Carrasco

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