Online-Zusammenarbeit: Mehr Sicherheit durch digitale Signaturen

Wo immer Personen sensible Informationen miteinander austauschen, muss ein möglichst rechtssicherer Raum geschaffen werden. Alle Beteiligten müssen sich einerseits darauf verlassen können, dass die Person am anderen Ende der Leitung tatsächlich die ist, für die sie sich ausgibt. Andererseits muss sichergestellt sein, dass die Inhalte eines übermittelten Dokumentes unverändert und unverfälscht beim Empfänger ankommen. Ohne diese Voraussetzungen ist rechtssicheres Handeln nicht möglich.

Mithilfe einer digitalen Signatur kann genau dies sichergestellt werden – mit ihr werden Dokumente versehen um zu verifizieren, dass der Inhalt des Dokuments vom berechtigten Nutzer stammt und keinerlei Änderungen vorgenommen wurden. Das Prinzip ist denkbar einfach: Aus dem Dokument wird ein sogenannter Hashwert generiert, der anschließend mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt wird. Beim Empfänger wird dieser wieder entschlüsselt und mit dem Hashwert des Dokumentes verglichen. Gibt es eine Übereinstimmung, ist die Integrität des Inhalts sichergestellt, ansonsten wird ein Fehler ausgegeben. Dies gelingt in der Regel direkt in der jeweiligen Office – Anwendung – vorausgesetzt, diese ist dazu in der Lage.

Digitale Signaturen sollten Standard in Office-Lösungen sein

Digitale Signaturen tragen so maßgeblich zur Schaffung eines rechtssicheren Raumes bei, den Unternehmen zur produktiven Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden dringend benötigen – ohne dabei auf die Vorteile von Online-Zusammenarbeit verzichten zu müssen. So können auch weiterhin Verträge und andere sensible Dokumente komfortabel über das Internet verschickt werden.

Unternehmen sollten bei der Wahl ihrer Office-Lösung daher darauf achten, dass diese digitale Signaturen erzeugen und verwenden kann – denn leider ist dies trotz des großen Nutzens bei weitem kein Standard.

Doch es gibt Lösungen, die besonders großen Wert auf Datensicherheit legen. So bringen beispielsweise die Desktop-Editoren von ONLYOFFICE standardmäßig die Funktion “Digitale Signaturen” mit, mit der sich nicht nur Textdokumente, sondern auch Tabellenkalkulationen und Präsentationen signieren lassen. Nutzer haben die Wahl zwischen der Verwendung einer “unsichtbaren” digitalen Signatur, mit der die Authentizität der Inhalte gewährleistet bleibt und der Erstellung einer Signaturzeile, die sichtbar im Dokument angezeigt wird. So lassen sich beispielsweise Signaturen anderer Nutzer anfordern. Das kostenlose Open-Source-Paket enthält darüber hinaus noch weitere Funktionen, welche die Sicherheit im Umgang mit Dokumenten noch weiter erhöhen, wie beispielsweise die Möglichkeit, diese mit Passwortschutz zu versehen, um unbefugten Zugriff darauf zu verhindern.