Behörden: vollständige Digitalisierung noch Zukunftsmusik

Von einem Online-Behördensystem ist Deutschlands Verwaltung noch ein gutes Stück entfernt. Weniger als die Hälfte der Kommunen bietet Dienstleistungen über das Internet an. 97 Prozent sehen im Ausbau der digitalen Verwaltung jedoch eine wichtige Maßnahme für mehr Effizienz in Deutschlands Amtsstuben. Dies ist das Ergebnis der Studie „Public Trend“ des Hamburger Marktforschungsinstitutes Mummert Consulting.

Bürger können Formulare zwar herunterladen, ausfüllen und via E-Mail mit ihrer Behörde in Kontakt treten, die Akten werden für weitere Bearbeitungsschritte aber immer noch häufig ausgedruckt. Elektronische Akten bilden bisher eher die Ausnahme. Angesichts leerer Kassen in den Staatshaushalten sei die digitale Umstellung schlichtweg zu teuer. In diesem Zusammenhang geben 41 Prozent der Entscheider an, in ihrer Behörde bereits Arbeitsabläufe so optimiert zu haben, dass Vorgänge von den Sachbearbeitern komplett vom PC aus erledigt werden können. Auf den Ausdruck von Akten kann verzichtet werden.

Vor dem Hintergrund des stetig wachsenden Kosten- und Effizienzdrucks birgt eine internetbasierte Vorgangsbearbeitung ein hohes Einsparpotenzial. Anträge oder Bewilligungsverfahren durchlaufen weniger Stationen, manche Wege entfallen. Der Sachbearbeiter hat die vollständige Akte vor sich auf dem Bildschirm und ihm stehen mittels Intranet jederzeit zusätzliche Informationen anderer Behörden zur Verfügung. Ein langwieriger Schriftwechsel ist somit in den meisten Fällen überflüssig.