Mit Document Solutions die Papierflut in den Griff kriegen

Die Ergebnisse der IDC-Umfrage zeigen, dass die Unternehmen im Bereich Document Solutions hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service haben. Bereits derzeit setzen nach eigenen Angaben elf Prozent eine Cloud-Lösung ein. Von Firmen, die bereits Document Solutions nutzen, bezieht fast jedes fünfte diese als Software-as-a-Service. Rund 46 Prozent haben mit der Planung begonnen. Lediglich 13 Prozent schließen den Einsatz einer SaaS-Lösung für Document Solutions aus.

Der hohe Anteil an Firmen, die bereits mit der SaaS-Nutzung begonnen haben, ist auf den ersten Blick erstaunlich. Er wird aber verständlich, wenn man bedenkt, dass Firmen bereits in diese Kategorie fallen, wenn einzelne Abläufe als Service bezogen werden, etwa der elektronische Rechnungsversand. Wer sich in der Umfrage als SaaS-Nutzer bezeichnet hat, verwendet also möglicherweise lediglich Bruckstücke einer von IDC als ideal gesehenen Document-Solution-Konzepts.

Beweggründe, Document Solutions im SaaS-Modell zu nutzen, sind vor allem niedrigere Kosten und höhere Flexibilität. Aber auch erhöhte Sicherheit zählen die Firmen zu den Vorteilen. Aus den von ihnen als die Einführung hemmende Faktoren genannten Punkten, lassen sich zudem noch unerfüllte Anforderungen der Umfrageteilnehmer ableiten. Dazu zählen vor allem Sicherheits- und Datenschutzbedenken sowie die Befrüchtung, dass die Daten außerhalb Deutschlands gespeichert werden.

Für IDC-Analyst Kraus bauen Print Management und Document Solutions aufeinander auf. Damit erkläre sich auch, dass ersteres bei den befragten Unternehmen verbreiteter ist als letzteres. „Ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management stellen lediglich einen Zwischenschritt dar. Erst dann folgt das eigentliche Thema: die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document Solutions.“

Um Prozesse zu optimieren, ist allerdings die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Dass dabei zahlreiche Hürden zu überwinden sind, zeigt die Umfrage ebenfalls. Laut den Befragten wirken sich das mangelnde Verständnis der IT für die Anforderungen der Fachabteilung (41 Prozent), Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 Prozent) sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen (27 Prozent) negativ auf die Zusammenarbeit aus. Um diese Barrieren zu überwinden schlägt Kraus vor, eine Kommunikationsschnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen zu schaffen.

Der IDC-Analyst sieht in Deutschland einen klar erkennbaren Trend hin zu Document Solutions. Er empfiehlt Unternehmen die stufenweise Implementierung: Zunächst soll die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch aktives Management erreicht werden. Im zweiten Schritt können Document Solutions dafür sorgen, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden.

Unterscheidung zwischen Back- und Front-Office-Dokumenten aufheben

Christian Gericke, Business Manager Deutschland und Osteuropa bei HP Exstream, sieht noch weitere Vorteile. Der Geschäftsbereich Exstream kam vor drei Jahren durch eine Übernahme zu HP. Er hat die Automatisierung von Unternehmensdokumenten zur Aufgabe. Laut Gericke gehört zu Document Solutions nicht nur die Optimierung von Eingang, Durchlauf und Ausgabe von Dokumenten, sondern auch die strukturierte Erstellung von Dokumenten im Unternehmen selbst.

Zum Beispiel sei es vorteilhaft, wenn Back- und Front-Office-Dokumente identisch seien. Oft würden jedoch Mitarbeiter selbst Vorlegen anfertigen oder sie lokal speichern und weiterbearbeiten. So könne es zum Beispiel schnell passieren, dass ein Angebot mit falschen oder veralteten AGBs zum Kunden geschickt wird. Im Mittelstand sei das Problem vielfach erkannt, würde aber nur unzureichend gelöst: Dort treffe man meist auf selbst gebastelte, aufwändige und unflexible Lösungen. „Man kann mit Microsoft Word viele schlimme Dinge anstellen“, so Gericke.

HP sieht sein Exstream-Angebot aber nicht nur als Werkzeug zur Vorlagenverwaltung. Die Lösung wird auch als Drehscheibe für Dokumente positioniert, deren Inhalt im Unternehemn in unterschiedlichen Anwendungen benötigt wird. Laut Gericke ist es beispielsweise möglich, ein erstelltes Angebot via Exstream auch gleich ins CRM aufzunehmen oder es umgekehrt von dort mit Daten zu befüllen. Dafür ist allerdings viel Integration notwendig – was die Gesamtlösung recht teuer macht.