Nach der Registrierung auf der SugarSync-Website muss auf Clients (Vista, XP, Mac OS X) eine rund 8 MByte große Software installiert werden. Durch die Vergabe eines Rechnernamens lassen sich verschiedene Maschinen auseinanderhalten. Der Vorgang funktioniert ohne Probleme und dauert wenige Minuten. Bislang ist SugarSync aber nur in deutscher Sprache verfügbar.
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Über einen Assistenten kann der Nutzer einzelne Ordner – nicht aber Dateien – zur Synchronisation auswählen. Der SugarSync Manager lädt die gewählten Ordner in den Webspeicher, wo sie über eine persönliche Website unter der Adresse nutzername.sugarsync.com überall abrufbar sind. Änderungen spielt das System automatisch ins Web.
Ein Nebeneffekt der Speicherung im Internet ist, dass die Daten gesichert sind und im Falle eines Festplattencrashs wiederhergestellt werden können. SugarSync speichert die letzten fünf Versionen einer Datei automatisch, die im Bedarfsfall über ein Kontextmenü abgerufen werden können. Das funktioniert aber nur auf der Website.
Insgesamt fällt die fehlende Einbindung in den Windows-Explorer negativ auf. Das Kontextmenü – eigentlich der gängige Ort für Aktionen mit einem Ordner – nutzt SugarSync nicht.
Auf der Website sind synchronisierte Rechner über ein Drop-down-Menü erreichbar. Nach der Auswahl werden die jeweiligen Ordner angezeigt.
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