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Office-Collaboration in der Cloud: Diese Vorteile bietet Open Source Software

Besonders bei der Dokumentenbearbeitung zeigt sich, dass Cloud-basierte Office-Lösungen in modernen Arbeitsplatzumgebungen unverzichtbar sind. Wer sich hier für Open-Source-Lösungen entscheidet, hat zudem alle Freiheiten, ohne dauerhaft an einen Anbieter gebunden zu sein.

Dokumente im Team gleichzeitig, gemeinsam und aus der Ferne bearbeiten zu können, ist nicht nur in Corona-Zeiten ein entscheidender Produktivitätsfaktor in Unternehmen. Aus diesem Grund sind alle gängigen Office-Tools mittlerweile auch als Cloud-Anwendung verfügbar. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit an Tabellen, Präsentationen und Dokumenten in Echtzeit und sorgen dafür, dass Versionskonflikte, ellenlange E-Mail-Kaskaden und unübersichtliche Daten der Vergangenheit angehören.

Dadurch, dass Teamkollegen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, kommentieren oder extern teilen können, werden Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt. Besonders in Zeiten von Home Office und Remote Work werden Kommunikationshürden und -barrieren zum echten Produktivitätshemmer, da dich Teams seltener direkt abstimmen können und viele Arbeitsschritte doppelt erledigt werden. Wenn aber jeder sieht, woran der Kollege gerade arbeitet, können die Ressourcen auch effizienter genutzt werden.

Warum Unternehmen auf Open-Source setzen sollten

Unternehmen greifen beim Einsatz von Office-Kollaborationstools oft auf die Angebote der großen kommerziellen SaaS-Anbieter zurück. Diese gelten meist als komfortabel, da die meisten Mitarbeiter ohnehin schon länger im Ökosystem dieser Anbieter unterwegs sind. Gefährlich wird es allerdings, wenn aus diesem Komfort Abhängigkeiten entstehen. Denn wer sich einmal auf einer Plattform bewegt und diese unternehmensweit nutzt, kommt nur schwer wieder davon weg: nicht-standardisierte Formate und Applikationslogiken, die nur innerhalb der jeweiligen Plattform Kompatibilität zwischen Anwendungen zulassen, erschweren die Interoperabilität von Systemen und sorgen für den berüchtigten “Vendor Lock-In”. Die berechtigte Sorge vieler Entscheider: an einen bestimmten Anbieter auf Dauer gebunden zu sein. Nicht zuletzt sind es zudem Bedenken zum Datenschutz, die viele Unternehmen vom Einsatz kommerzieller Cloud-Office-Lösungen abhalten – schließlich gibt es bei proprietären Anwendungen häufig nicht einmal die Möglichkeit, diese auf eigenen Servern zu betreiben, beispielsweise wenn die eigene Branche besonders hohe Datenschutzanforderungen zu erfüllen hat.

Mit Open-Source-Lösungen behalten Unternehmen sämtliche Freiheiten und müssen auch sonst keinerlei Kompromisse bei Datensicherheit und -souveränität eingehen. Quelloffene Systeme bieten Unternehmen uneingeschränkte Möglichkeiten beim Aufbau ihrer Dateninfrastruktur. Dabei müssen sie gegenüber kommerziellen Lösungen auf keinerlei Funktionen verzichten: Open-Source-Lösungen verfügen meist über eine lebendige Community, die regelmäßig neue Features entwickelt und in der die User selbst für eine kontinuierliche Verbesserung sorgen. Wie einfach die Verwendung einer Open-Source-Office-Suite sein kann und welchen Funktionsumfang Unternehmen bei quelloffenen Lösungen erwarten können, zeigt das Beispiel von ONLYOFFICE:

ONLYOFFICE Docs: Das quelloffene Cloud-Office

ONLYOFFICE Docs gilt als eine der leistungsfähigsten Alternativen zu proprietären Lösungen großer SaaS-Anbieter. Die Office-Suite bündelt leistungsstarke Online-Editoren zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, die Unternehmen ganz einfach in jedem Sync & Share- oder DMS-Dienst verwenden oder gleich in ihre eigene Lösung integrieren können. Nutzer haben Zugriff auf alle bekannten Funktionen gängiger Desktop-Anwendungen und profitieren gleichzeitig von sämtlichen Vorteilen der Online-Zusammenarbeit: orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente, schnelle und einfache Dateifreigaben und Kollaboration in Echtzeit. Zudem sind Unternehmen nicht mehr darauf angewiesen, ihre Daten auf fremden Servern zu lagern – ONLYOFFICE Docs lässt sich problemlos in die eigene IT-Infrastruktur integrieren und in jedes gewünschte Hosting-Szenario einbinden.

Open-Source-Lösungen: Maximale Kompatibilität, einfache Erweiterbarkeit

Doch was ist, wenn Kunden, Partner oder externe Mitarbeiter mit Lösungen kommerzieller Anbieter arbeiten? Lassen sich die Dokumente dann trotz allem öffnen und bearbeiten? Tatsächlich verfügen die meisten Open-Source-Anwendungen über weitreichende Kompatibilität mit Fremdformaten. So unterstützt ONLYOFFICE Docs beispielsweise vollständig alle gängigen Formate wie Microsoft Office und Open-Document. Durch die quelloffene API und den frei zugänglichen Quellcode (auf GitHub einsehbar) lassen sich die Editoren der Lösung zudem einfach mit eigenen Add-Ons erweitern.

Zusätzlich zur Webversion von ONLYOFFICE stehen Nutzern neben den Desktop-Editoren für Windows, macOS und Linux auch Mobile Apps für Android und iOS zur Verfügung.

Die freie Wahl für Unternehmen

Open-Source-Lösungen wird oft nachgesagt, dass ihre Einrichtung und Nutzung komplex und kompliziert ist. Doch dieses Bild wird der Realität nicht gerecht: im Gegenteil, für viele Open-Source-Lösungen stehen Unternehmen eigene Enterprise-Lösungen zur Verfügung, die sich nahtlos in die eigene Anwendungsumgebung einfügen. Unternehmen können beispielsweise im Falle von ONLYOFFICE Docs je nach Bedarf zwischen der kostenfreien Community Edition oder der für die professionelle Nutzung in Unternehmen entwickelten Enterprise Edition wählen, die auch anbieterseitig mit technischem Support einhergeht. Unternehmen werden also mit der Einrichtung und Verwendung von Open-Source-Lösungen keineswegs allein gelassen.

Fazit: Flexibler als proprietäre Lösungen, aber genauso komfortabel

Unternehmen erhalten mit Open-Source-Lösungen den gesamten Produktumfang der großen kommerziellen Cloud-Office-Lösungen und bewahren sich durch die Quelloffenheit trotzdem ein maximales Level an Freiheit und Flexibilität. Keineswegs müssen Firmen dabei auf den Komfort von Hilfestellungen und technischem Support verzichten. Anbieter wie beispielsweise ONLYOFFICE bieten Nutzern von ONLYOFFICE Docs umfangreiche Unterstützung bei der Einrichtung und Verwendung der Lösung. User erhalten so die Vorteile beider Welten: den Komfort einer SaaS-Lösung verbunden mit der Flexibilität von Open Source.

Maria Jose Carrasco

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