Proaktiv informiert werden: Automatisierung des Reportings mit zeit- und ereignisgesteuerten Berichten

Reports werden an allen Stellen der täglichen Arbeit, in Unternehmen wie in Behörden gleichermaßen, benötigt und eingesetzt. Man denke beispielsweise an Statusberichte zu Verkaufszahlen oder Lagerbeständen, an Auswertung von Kunden- oder Patientendaten, an Pegelstände von Flüssen oder an Berichte über die Entwicklung der Schadstoffbelastungen in der Luft. Berichte fassen Informationen für eine vorgegebene Zielsetzung zusammen und sind Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen jeglicher Art.

Reports werden in vielfältiger Form erstellt: als gedruckter, mehrseitiger Bericht, als einzelnes Diagramm, mit Karte und textuellen Zusatzinformationen versehen. (Bild: Disy)

Automatisierte Report-Erstellung und Versand in der neuen Version von Cadenza

Das Softwareunternehmen Disy Informationssysteme GmbH hat die Reporting-Funktionalitäten der Datenanalyse- und Reporting-Software Cadenza erheblich erweitert, indem neue Funktionalitäten zur Automatisierung des Reportings implementiert wurden. Informationen und neue Erkenntnisse können damit direkt organisationsweit verteilt werden. Disy entwickelt seit zwanzig Jahren die Software Cadenza, die in Behörden auf Bundes- und Landesebene sowie großen Organisationen in den Bereichen Datenanalyse, Berichtswesen und als Geoinformationssystem (GIS) eingesetzt wird.

Proaktives Informieren durch Automatisierung – unter diesem Stichwort wird der reibungslose Informationsfluss zwischen Sender und Empfänger in der neuen Version der Reporting-Software Cadenza ermöglicht. Die Empfänger brauchen damit nicht selbst an den Abruf oder die Erstellung eines Berichts zu einem speziellen Zeitpunkt denken.

Automatisierung des Reportings bedeutet, dass Zeitabstände und Ereignisse die Reporterstellung auslösen

Automatisiert und standardisiert werden alle Informationsempfänger im definierten Zyklus mit den benötigten Auswertungen informiert. Sobald der Report mit allen Elementen definiert ist, übernimmt der Report Scheduler den automatischen Versand per E-Mail: an sich selbst im Sinne einer Selbstbedienung (Self-Service-Reporting) oder auch an einen vom Sender definierten Empfängerkreis. Mit der Abonnementverwaltung behält man jederzeit den Überblick über die erstellten Berichte.

Zeit- und ereignisgesteuerte Reports können mit der Reporting-Software Cadenza automatisiert erstellt und versendet werden. (Bild: Disy)

Die Reporterstellung lässt sich auch hinsichtlich des Auftretens von kritischen oder interessanten Ereignissen automatisieren. Werden bestimmte Produktkategorien auffallend häufig verkauft, häufen sich die Taschendiebstahlsfälle in einem Stadtteil? Liegen Schadstoffüberschreitungen oder Verunreinigungen in Proben vor? Der Report Scheduler in Cadenza entdeckt beliebige Ereignisse durch Anfragen im Datenbestand und gibt sie per Bericht weiter.

Je nach Bericht hat der Empfänger außerdem die Möglichkeit, die zugrunde liegenden Daten weiter einzuschränken. Wie von Cadenza gewohnt, kann vom Bericht auf andere Ansichten wie die Karten- oder Diagrammansicht gewechselt werden.

Der Report Scheduler von Cadenza unterstützt bei der Automatisierung des Reportings und führt Schritt für Schritt durch den Versendeprozess. (Bild: Disy)

Der Report Scheduler schützt zudem die Informationen vor der unbeabsichtigten Weitergabe an unbefugte Personen. So wird nicht der fertige Bericht per E-Mail automatisiert versendet, sondern nur ein Verweis (Permalink). Der Informationsempfänger meldet sich für den Empfang an der Reporting-Plattform an, seine Rechte werden überprüft und er erhält anschließend den Bericht. An dieser Stelle wurde eine zusätzliche Sicherheitsvorkehrung implementiert: In Cadenza können vorab die erlaubten E-Mail-Adressen eingeschränkt werden, sodass ein ungewollter Informationsfluss durch den Report Scheduler unterbunden wird.

Arbeitsanforderungen und damit auch das Reporting sind immer spezifisch für eine Organisation zu betrachten: Mit dem neu geschaffenen Report Scheduler hat es Disy geschafft, das automatisierte Berichtswesen flexibel an Organisationsanforderungen auszurichten und moderne Arbeitswelten wirksam zu unterstützen. Informationen werden damit organisationweit und passgenau zur Verfügung gestellt:

– nach frei definierbaren Kriterien gefiltert, formatiert und strukturiert,
– zeit- oder ereignisgesteuert automatisiert
– sowie personengenau und entlang von klar definierten Rechten.

Durch die neuen Auslösemechanismen wird die Automatisierung des Reportings und damit die Informationsverteilung in der gesamten Organisation signifikant unterstützt.

Weitere Informationen:
Datenanalyse- und Reporting-Software Cadenza