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Die digitale Kanzlei: Wie Anwälte durch Technologie effizienter werden.

Anwälte sind häufig als Berufsgruppe bekannt, die noch viel physischen Papierkram erledigt und in puncto Digitalisierung kaum Fortschritte macht. Allerdings lassen sich auch in der Kanzlei die Vorteile digitaler Technologien nutzen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt dieser Artikel.

Digitalisierung – warum auch für Anwälte so wichtig?

Wo man geht und steht – die Digitalisierung ist ein Thema, dem man nicht auskommt. Vor allem im Berufsleben scheint es, als hätte man keine andere Wahl. Und es ist auch gut so: Denn die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich, die Arbeitsprozesse optimieren und Ressourcen einsparen können.

Vom papierlosen Büro über praktische Tools für die Verwaltung der Daten bis hin zur Nutzung einer Kanzleisoftware – Anwälte haben viele Möglichkeiten, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.

Das ist noch aus einem anderen Grund äußerst wichtig. Zwar wissen viele Branchen nicht so recht, wie sie Digitalisierung umsetzen können. Doch der Trend geht in die Richtung, dass mehr und mehr Unternehmen digitale Lösungen nutzen. Um als Anwalt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es also essenziell, gewissen Techniken im Arbeitsalltag Einzug zu gewähren.

Bild: Auch Anwälte können die Digitalisierung zu ihrem Vorteil nutzen. Bildquelle: StartupStockPhotos via pixabay.com

Veränderte Anforderungen von Mandanten

Auch der Anspruch der Mandanten unterliegt einem Wandel. Heutzutage sind es Verbraucher gewohnt, schnelle Auskunft zu erhalten und Informationen rund um die Uhr abrufen zu können. Daher ist es nicht verwunderlich, dass dieser Anspruch auch an Anwälte übertragen wird.

Immer mehr Menschen möchten sofort eine Auskunft, wenn sie sich zu ihrem Fall melden – sei das telefonisch oder per E-Mail. Dank einer Kanzleisoftware beispielsweise haben Kanzleien stets den vollen Überblick über Vorgänge und Mandanten, sodass eine schnelle und kompetente Auskunft möglich ist.

Zudem ändert sich der Kanal, auf den Menschen versuchen, Anwälte zu erreichen. Wer privat viel auf Social Media unterwegs ist, erwartet womöglich auch von Firmen und Kanzleien, dort vertreten zu sein. Fakt ist: Auch Anwaltskanzleien müssen ihre Kommunikationskanäle ausbauen und auf ihre Mandanten anpassen, um attraktiv zu bleiben.

Digitalisierung in der Anwaltskanzlei – so geht es!

Digitalisierung ist nichts, was von heute auf morgen geschieht. Maßnahmen müssen gründlich geplant, abgewogen, implementiert und getestet werden. Besonders bei bestehenden Kanzleien, in denen noch viel mit Papier gearbeitet wird, ist es nicht einfach, von einem Tag auf den anderen ein papierloses Büro zu schaffen. Daher sind kleine Schritte angesagt. So können sich Anwälte Schritt für Schritt an die Digitalisierung herantasten. Doch wie geht das?

1. Verbesserungspotenziale entdecken

Um digitale Lösungen zu finden, die den Alltag in der Kanzlei wirklich bereichern können, ist es wichtig, Verbesserungspotenziale aufzudecken. In welchen Bereichen sind Prozesse aufgrund des schier endlosen Papierkrams unnötig kompliziert? Welche Prozesse nehmen am meisten Zeit und Ressourcen in Anspruch?

2. Lösungen suchen

Das Gute an der Digitalisierung: Es gibt viele Lösungen, die sich für Anwaltskanzleien eignen. Je nachdem, wo Probleme oder Optimierungsbedarf bestehen, sind andere Lösungen gefragt. Ein Ansatz kann sein, Akten zu digitalisieren. In anderen Fällen mag es ratsam sein, neue Kommunikationskanäle zu implementieren. Und wer Probleme mit der Sichtbarkeit hat, sollte digitale Marketing-Maßnahmen ergreifen.

3. Digitalisierung annehmen

Ein wichtiger Schritt für Anwaltskanzleien: Digitale Lösungen müssen auch angenommen werden. Software und Co. sind nur so gut, wie die Akzeptanz dafür ist. Damit sie ihre volle Wirkung entfalten können, müssen alle Mitarbeiter gerne mit dem neuen System arbeiten.

Digitalisierung für Anwälte – gar nicht so einfach, wie es scheint

Auch wenn es in der heutigen Zeit fast ein Muss ist, digitale Lösungen zu nutzen, fällt es vielen noch schwer, gewisse Möglichkeiten umzusetzen. Fakt ist: Die Digitalisierung in Deutschland ist bei Weitem nicht so gut ausgebaut als in einigen anderen Ländern. Hier gibt es noch viel zu tun – von der Infrastruktur zu der Verfügbarkeit. Vor allem ist es aber die Akzeptanz, digitale Lösungen zu nutzen. Besonders in Behörden geht die Digitalisierung sehr schleppend voran. Und auch für Kanzleien ist es nach wie vor eine Besonderheit, papierlos zu arbeiten.

Für Anwälte, die digitalen Lösungen eine Chance geben möchten, gilt also: Man muss nicht alle Funktionen auf einmal nutzen. Vielmehr reicht es aus, sich aus dem Pool an Möglichkeiten einzelne Features herauszupicken, um diese im Arbeitsalltag zu erproben. Werden sie für gut befunden, stellen sie sicherlich eine Bereicherung für den Kanzleialltag dar und weitere digitale Lösungen können realisiert werden.

Fazit

Die Digitalisierung bietet Vorteile für verschiedene Branchen und Geschäftsbereiche. Auch Anwaltskanzleien können von ihnen in hohem Maße profitieren. Daher lohnt es sich, digitale Maßnahmen Schritt für Schritt zu ergreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und auf die veränderten Ansprüche von Mandanten eingehen zu können.

Maria Jose Carrasco

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