Schnellere E-Mail-Kommunikation durch SAP-Outlook-Integration

Eine E-Mail, die im Unternehmen eingeht, enthält zunächst einmal nur Text sowie in der Regel diverse Anhänge. Braucht man nähere Angaben zum Geschäftspartner – oder möchte den dazugehörigen Geschäftsvorgang einsehen –, ist immer ein Blick in das ERP-System nötig. Einfacher und übersichtlicher wäre es daher, wenn in der E-Mail sofort schon Stamm- und Vorgangsdaten zum Geschäftspartner angezeigt würden. Denn eine einfach verfügbare, einheitliche und ständig aktualisierte Sicht auf Kunden und Lieferanten ist der Schlüssel für eine gute Interaktion und Kommunikation mit dem Partner.

Dies ermöglicht ein Add-on von munich enterprise software für SAP-Anwenderunternehmen: eine Outlook-Integration für SAP. Auf Basis der E-Mail-Domain ermittelt die Software automatisch den zugehörigen Geschäftspartner aus SAP und zeigt direkt in Microsoft Outlook eine Übersicht über die letzten Vorgänge, mit Partnernummer, Dokumenten wie Aufträge, Angebote, Bestellungen, Servicemeldungen etc. Bei Bedarf ist ein Absprung in den SAP-Vorgang möglich. Die Korrespondenz vereinfacht dies deutlich.

SAP-Vorgänge aus Outlook heraus starten

Eine solche Möglichkeit, in Outlook SAP-Daten und Funktionen anzuzeigen, gab es bislang nicht. Resultat sind lange Suchzeiten. Durch das Add-on sieht man bei Empfang einer E-Mail direkt in Outlook, welcher Geschäftspartner und welcher Vorgang dazugehört. Verschiedenste SAP-Daten lassen sich durch die Integration in Outlook darstellen – ganz im Sinne der vielbeschworenen 360-Grad-Sicht, wie sie CRM-Hersteller mit ihren Lösungen gern versprechen.

Zugleich ist es möglich, direkt aus dem Posteingang SAP-Vorgänge zu starten, zu ändern oder anzuzeigen, zum Beispiel einen Auftrag anzulegen. Die E-Mail dazu archiviert das Add-on automatisch. Das spart zahlreiche Einzelschritte und damit wertvolle Zeit.

E-Mails zum SAP-Objekt ablegen

Auch die E-Mail-Ablage im ERP-System ist bei immer mehr SAP-Kunden ein Thema. Geht eine E-Mail ein, klickt man auf „An SAP“. Die Nachricht mitsamt ihrer Anhänge zu SAP-Belegen wie Angeboten, Aufträgen und Bestellungen wird dann im ERP-System abgelegt – auswählbar zu bestimmten Objekten und für alle zuständigen Personen einsehbar. Im optimalen Fall werden der zugehörige SAP-Geschäftspartner und -vorgang automatisch ermittelt.

In SAP wird so die E-Mail-Korrespondenz mit dem Kunden transparent gemacht; das E-Mail-Journal am SAP-Objekt zeigt den zugehörigen Schriftverkehr. Es entsteht eine übersichtliche Historie zu jedem beliebigen SAP-Objekt, ohne dass man dafür sofort Outlook öffnen muss.

Brüche in der internen Kommunikation behindern viele Unternehmen. Prozesse kommen ins Stocken, sind intransparent und zeitraubend, weil Informationen nicht vollständig vorliegen. Kunden und Lieferanten spüren diese mangelnde Kompetenz, ob bewusst oder unbewusst. Eine Integration von Outlook und SAP stellt vor diesem Hintergrund eine enorme Verbesserung dar. Sie reduziert Suchzeiten und beschleunigt die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Verringerte Suchzeiten resultieren daraus, dass man sowohl mit SAP wie auch mit Outlook kommuniziert. Ruft ein Kunde an und verlangt nach einer Information, muss man nicht erst herausfinden, wo diese nun abgelegt ist. Sondern alle Vorgänge sind gebündelt, in Outlook ebenso wie in SAP.

munich enterprise software hat ergänzend zur SAP-Outlook-Integration auch einen Exchange-Konnektor entwickelt. Dieser lädt E-Mails für bestimmte Postfächer aus dem Exchange Server und verarbeitet sie direkt in SAP ab. Das spart manuelle Aktionen, die beim Eingang einer E-Mail für deren Weiterverarbeitung sonst nötig sind.

SAP-Vorgänge aus Outlook heraus starten und E-Mails zum SAP-Objekt ablegen. Abb. munich enterprise software