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Herausforderung, aber kein Hindernis: Buchhaltung für Gründer

Dazu gehört auch die Buchhaltung, die für einige Gründer ein leidiges Thema ist. Die finanziellen Möglichkeiten für einen Steuerberater sind zumeist nicht vorhanden. Doch die Buchhaltung lässt sich auch selbst bewerkstelligen – die richtige Software hilft dabei entscheidend.

Ohne Buchführung geht es nicht

Ob Pizzabude, Nagelstudio oder Webdesignbüro, ob einfache oder doppelte Buchführung und Bilanzierung: Für Gründer gelten gewisse Grundlagen der Buchführung. Nach Unternehmensgründung stehen diesbezüglich der Umfang und die Buchführungspflicht in Abhängigkeit zu der jeweiligen Rechtsform und der Unternehmensgröße. Trotz der Unterschiede ist mit der Buchführung an sich stets eines gemeint: die Erfassung aller Zahlungen sowie Einnahmen aus dem Verkauf, die Ausgaben für Hilfs-, Roh- und Betriebsstoffe oder das Bedienen etwaiger Verbindlichkeiten. Das ist der Buchführungskern. Hinzu kommen noch Investitionen und die mit ihnen verbundenen Abschreibungen. Insbesondere bei den Ausgaben und Einnahmen lassen sich übersichtlich periodische Vergleiche zwischen Monaten, Geschäftsjahren und Quartalen vornehmen.

Steuerliche Zwänge

Die Buchführungsgrundlagen unterstehen steuerlichen Zwängen. So greift für jegliche Kapitalgesellschaften, Unternehmen und Kaufleute, welche ein selbständiges Handelsgewerbe aufnehmen, die sogenannte Buchführungspflicht. Sie besteht nicht für Nicht-Kaufleute. Zu ihnen gehören Einzelunternehmer oder die GbR, sofern der Umsatz 600.000 Euro pro Jahr oder der Gewinn 60.000 Euro pro Jahr nicht übersteigen. Beachtenswert ist außerdem, dass Einzelkaufleute, welche zwei Geschäftsjahre hintereinander diese monetären Grenzen nicht überschreiten, nicht der Buchhaltungspflicht unterstehen. Gleiches zählt für Freiberufler und Betriebe aus der Forst- und Landwirtschaft. Für sie greifen andere Buchführungsgrundlagen als bei größeren Unternehmen.

Eine Einnahmen-Ausgaben-Dokumentation muss immer sein

Gründer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, müssen dennoch die Ausgaben und Eingaben sorgfältig dokumentieren. So legt beispielsweise EStDV §60 Abs. 4 fest, dass Freiberufler im Rahmen einer Einnahme-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR – ihre Zahlungsströme darstellen müssen. Etwaige Finanzierungsgeber bzw. Geschäftspartner wie Banken interessieren sich für einen exakten Zahlenüberblick ebenfalls. Nur so lässt sich ersehen, wie es finanziell um das Unternehmen steht. Die Bank kann dann entscheiden, ob sie dem Gründer Kontokorrentkredite oder Darlehen für anfallenden Erweiterungsinvestitionen gibt. Bereits daran lässt sich erkennen, wie unerlässlich und sinnvoll eine saubere Buchführung nach Unternehmensgründung ist. Selbstverständlich hilft sie zudem dem Gründer selbst, einen besseren Überblick über alle bedeutenden Geschäftsvorfälle zu haben. Klar lässt sich ersehen, wie es um die liquiden Mittel bestellt ist und welche Kunden welchen Umsatz bringen. Auch offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden dadurch verdeutlicht. Das hilft bei der weiteren Unternehmensplanung ungemein.

Ein wichtiges Thema

Wie bedeutsam die Buchführung ist, zeigt sich auch an den rechtlichen Bestimmungen. Kommt ein Unternehmer den Buchführungsgrundlagen nicht pflichtgerecht nach, kann das Finanzamt eine Schätzung der Steuerpflicht vornehmen. Zumeist bedeutet dies eine empfindliche monetäre Belastung für den jungen Gründer.

Wer die Rechtsform der Kapitalgesellschaft gewählt hat, der ist nicht nur zur Buchführung verpflichtet, sondern muss seinen Jahresabschluss zusätzlich von einem zertifizierten Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen. Achtung: Diese Pflicht zur Prüfung besteht nur für Kapitalgesellschaften, die sich durch sehr hohe Bilanzsummen (circa 4 Millionen Euro) sowie einen hohen Jahresumsatz (circa 8 Millionen Euro) und eine Mitarbeiterzahl von mindestens 50 Personen auszeichnen.

Buchführungsaufgaben vor der Unternehmensgründung

Einigen Gründern ist nicht bewusst, dass die Buchführung bereits vor der Gründung beginnt. Warum? Weil bereits dann Kosten entstehen können, die mit der Selbstständigkeit im Zusammenhang stehen. Sie lassen sich als Betriebsausgaben nach der eigentlichen Unternehmensgründung geltend machen. Auf diese Weise minimiert der Gründer den zu versteuernden Gewinn in seinem ersten Gründungsjahr. Das geht aber nur, wenn er alle Belege sorgfältig gesammelt und aufbewahrt werden.

Anmeldung beim Finanzamt

Bevor die eigentliche Buchführung ihren Lauf nimmt, erhält der Gründer nach Unternehmensanmeldung Post vom Finanzamt. Zu diesem Schreiben gehört ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Direkt mit diesem ist die Steuernummer verknüpft. Sie erhält der Gründer nach Rücksendung des Fragebogens an den Fiskus. Ohne diese Steuernummer ist es (fast) nicht möglich, Rechnungen zu schreiben. Durch die Beantragung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer gibt es eine Alternative zur Steuernummer. Sie macht Sinn, wenn der Gründer Rechnungen außerhalb der deutschen Landesgrenzen stellt.

Die richtigen Buchführungsgrundlagen für sich finden

Bezüglich der Buchführungsgrundlagen gibt es in Deutschland eine Unterscheidung zwischen der einfachen und doppelten Buchführung. Die einfache Buchführung dürfen nur die sogenannten Nicht-Kaufleute anwenden. Wie erwähnt fallen darunter:

– Kleingewerbetreibende

– Freiberufler

– Forst- und Landwirte

– Kaufleute mit einem Umsatz unter 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren und einem geringeren Gewinn als 60.000 Euro jährlich

Für alle anderen Selbstständigen greifen die Auflagen der doppelten Buchführung.

Die Buchführung: kein Hexenwerk

Ein großer Teil der Gründer sieht sich der einfachen Buchführung konfrontiert. In ihr werden die regulären Zahlungsströme in geordneten Konten dargestellt. Verbindlichkeiten und Forderungen hingegen werden bei der einfachen Buchführung nach Unternehmensgründung nicht aufgenommen. Über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) wertet das Finanzamt sie aus. Um an Zeit und Mehrkosten zu sparen, hilft das Heranziehen einer Buchführungssoftware. Sie unterstützt den Selbstständigen kompetent. Dennoch ist es wichtig, sich vorab ein kleines, solides Basiswissen über das Thema Buchführung anzueignen. Alle wichtigen Schritte sind dank der Software jedoch selbsterklärend. Damit ist dieser Bereich der Unternehmensführung kein Hexenwerk mehr.

Konstantin Schöffer

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