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Desk-Sharing Software – für die Organisation der neuen hybriden Arbeitswelt

Eine Studie des ifo Instituts kam zu dem Ergebnis, dass bereits kurz nach Ausbruch der Pandemie in Deutschland 56 Prozent der Arbeitskräfte die Möglichkeit hatten, im Home-Office zu arbeiten. Mit dem Rückgang der Pandemie ist die Zahl zwar wieder gesunken. Allerdings haben sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitskräfte in vielen Fällen bemerkt, dass das Homeoffice zahlreiche Vorteile bietet. Jedoch gibt es auch Aufgaben, die sich vor Ort im Büro effizienter erledigen lassen. Um diese beiden Aspekte miteinander zu vereinen, kommt es immer häufiger zu sogenannten hybriden Arbeitsverhältnissen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeit im Büro und einen anderen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen.

Desk-Sharing und Hot Desking: eine Begriffserklärung

Hybride Arbeitsverhältnisse führen jedoch dazu, dass die Auslastung der Büros stark abnimmt. Daher ist das herkömmliche System, bei dem jeder Angestellte seinen eigenen Arbeitsplatz hat, nicht mehr zeitgemäß. Desk-Sharing beziehungsweise Hot Desking liegt im Trend, wie das Handelsblatt berichtet. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter die Arbeitsplätze im Büro teilen und sie je nach Bedarf belegen. Das bietet ein enormes Einsparpotenzial. Für die Organisation ist jedoch eine Desk-Sharing Software erforderlich. Damit können die Mitarbeiter einen Arbeitsplatz buchen und für ihre Aufgaben reservieren.

Für wen eignet sich die Nutzung der Deskshare-Software?

Die Nutzung der Deskshare-Software bietet sich für viele verschiedene Mitarbeiter im Unternehmen an. Die Büroangestellten führen auf diese Weise eine Arbeitsplatz Reservierung durch und Office-Manager sowie HR-Manager koordinieren die Arbeit der Mitarbeiter. Da die Software Statistiken und Auswertungen analysieren kann, kann somit die Nutzung des Büros von bspw. Facility Managern ganz einfach optimiert werden.IT-Manager

So erhält man zum Beispiel einen Einblick, ob eine Vergrößerung oder Verkleinerung der Bürooberfläche sinnvoll ist.

Verschiedene Desk-Sharing-Tools für eine effiziente Organisation

Hochwertige Systeme für die Arbeitsplatzbuchung beinhalten verschiedene Desk-Sharing-Tools, die eine bedarfsgerechte Nutzung ermöglichen. Um dies aufzuzeigen, betrachten wir die Software von FlexWhere – einem der wichtigsten Anbieter in diesem Bereich. Diese ist in einer Web-Version und als App verfügbar. Mit der Desktop-Version können die Mitarbeiter vorab ihren Arbeitsplatz reservieren. Büro- und Gebäudemanager greifen damit auf vielfältige Statistiken zu, um die Nutzung der Räume zu optimieren. Die App-Version erlaubt hingegen eine einfache und flexible Arbeitsplatzbuchung. Das macht es möglich, das Platzbuchungssystem stets an die aktuellen Anforderungen anzupassen.

Desk-Sharing-App: Möglichkeiten für Buchung und Verwaltung

Mit der Desk-Sharing-App von FlexWhere können die Anwender nicht nur einen Arbeitsplatz buchen, sondern noch viele weitere Kriterien vorgeben. Dabei ist es möglich, eine bestimmte Ausstattung vorzugeben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Rechner mit zwei Bildschirmen sucht, kann er die verfügbaren Plätze so filtern, dass die Buchungssoftware nur die Möglichkeiten anzeigt, die dieses Kriterium erfüllen. Außerdem ist es möglich, nach einem Kollegen zu suchen und einen Arbeitsplatz zu reservieren, der sich in dessen Nähe befindet. Darüber hinaus können die Mitarbeiter bestimmte Räume für das Arbeitsplatz-Sharing vorgeben oder Langzeitbuchungen durchführen.

Hot-Desking-Software mit vielen Vorteilen

Die Nutzung einer Hot-Desking-Software von FlexWhere bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Outlook oder Google Calendar  können zum Beispiel mit Flexwhere gekoppelt werden, sodass die Reservierungen der Besprechungsräume in FW angezeigt werden. Das Desk-Sharing Buchungssystem lässt sich intuitiv bedienen und bietet stets einen genauen Überblick über die persönlichen Reservierungen. Darüber hinaus ist es möglich, Vorgaben für die Ausstattung zu machen oder einen Platz in der Nähe bestimmter Kollegen zu buchen, mit denen ein häufiger Austausch erforderlich ist. Auch für die Administratoren im Unternehmen bietet das Desk-Sharing Buchungssystem viele Vorteile. Diese können Heatmaps erstellen, eine intelligente Auslastungsanalyse durchführen oder bestimmte Bereiche für Wartungsarbeiten sperren. Darüber hinaus gewährleistet die Software von FlexWhere eine hohe Sicherheit und berücksichtigt die Vorgaben der DSGVO. Auch die Umsetzung spezieller Corona-Maßnahmen – beispielsweise die Einhaltung eines Mindestabstands zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen – wird auf diese Weise ganz einfach.

Effizientere Raumauslastung und geringere Kosten durch FlexWhere

Desk-Sharing am Arbeitsplatz bietet den Unternehmen die Möglichkeit, moderne Strukturen bei der Bürobelegung umzusetzen. Das macht es möglich, die Räume deutlich effizienter zu nutzen und dadurch die Kosten zu reduzieren. Dafür sind weder Umbaumaßnahmen noch Investitionen in neue Hardware notwendig. Die Desk-Sharing Software ermöglicht auch ohne diese Maßnahmen eine einfache Koordinierung. Darüber hinaus erlaubt sie eine genaue Analyse der Raumbelegung, der benötigten Ausstattung sowie vieler weiterer Details, die Sie für weitere Optimierungsmaßnahmen nutzen können.

Konstantin Schöffer

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