DSL- und Mobilfunkanbieter 1&1 führt SAP-Archiv-Lösung von KGS Software ein

Die 1&1 Telecommunication SE hat für die Archivierung im SAP-Umfeld ein System der KGS Software eingeführt. Die SAP-Archiv läuft auf einem Linux-Standardserver und liegt auf einem Standard-FileSystem auf dem Storage. Das Lizenzmodell von KGS führt dazu, dass 1&1 den Return-on-Investment schon 1,5 Jahre nach Systemeinführung erwartet.

Bei den meisten Archivsystemen muss der Anwender für jeden SAP-User, der aufgrund seiner Berechtigungen auf das Archiv zugreifen könnte, eine Archivlizenz bezahlen – auch für solche, die das Archiv gar nicht bzw. unbewusst nutzen. Bei der SAP-Archiv-Lösung von KGS wird pro SAP-System abgerechnet. Das gibt größere Planungssicherheit, weil man weiß, dass mit weiteren SAP-Nutzern keine zusätzlichen Lizenzgebühren hinzukommen.

SAP-Archiv auch für Personalakten

Während das bisherige Archiv für einen Teil der Dokumente weiterverwendet wird (wie etwa Kundenkorrespondenz), archiviert 1&1 in der neuen Archivlösung nun digitale Ein- und Ausgangsrechnungen sowie auch digitale Personalakten aus der Personalaktensoftware von Aconso.

Die Migration organisierte das Unternehmen mit dem dafür konzipierten Tool KGS Migration4ArchiveLink. Den früheren Hersteller musste 1&1 für die Migration nicht bemühen, da diese über die normalen Standardschnittstellen läuft. Für das bisherige Archiv stellt sich der Zugriff durch den Migrationsserver damit wie ein normaler SAP-Zugriff dar. Der Zugriff auf Dokumente findet wie bisher vollständig in SAP über den Buchhaltungsbeleg statt, an den die archivierten Belege angehängt sind.

2017 begann KGS, seine Lösung auch für andere Systeme abseits von SAP verfügbar zu machen. Im Jahr darauf wurden die verwendeten Individualanpassungen in ein Produkt überführt, die KGS Web API. Das als Webservice ausgelegte technische Produkt verbindet die eigene Archivierungslösung – unabhängig von Programmiersprachen – mit individuellen Fachanwendungen und erschließt die darin enthaltenen Dokumente. Die API verfügt über keine eigene Verwaltungsintelligenz. Das benötigte Frontend ist die führende Anwendung. Wie das Archivsystem, wird auch die Web API auf einem Backend betrieben. Der Zugriff auf archivierte Dokumente erfolgt immer über die führende Anwendung. Grundlage für den Einsatz der Lösung: Dokumente werden mit einer eindeutigen ID archiviert, über die sie später wiedergefunden werden können. Das Dokument kann dann direkt in der Fachanwendung/im Kundenportal angezeigt oder weiter verarbeitet werden.