Unterwegs Drucken: Consumerization und BYOD verändern die Druckwelt

Lange bevor Smartphones und Tablets zum Alltag gehörten, war das Drucken außerhalb des eigenen Netzwerks bereits ein Problem. Man erinnert sich noch an die Zeiten, als man Dokumente auf einen USB-Stick zog, um diesen jemandem zu geben, der Zugriff auf einen Drucker hatte, etwa in der Rezeption im Hotel. Die Probleme beim Mobile Printing haben in Zeiten von „Consumerization of IT“ und „Bring your own Device“ allerdings ganz neue Ausmaße erreicht, da Tablets und Smartphones anfangs nicht für das Drucken ausgerichtet waren. Drucken, insbesondere mobiles Drucken, ist also noch komplexer geworden.

Daryl Miller, der Autor dieses Gastbeitrags für ZDNet, ist Vice President of Engineering bei Lantronix (Bild: Lantronix).

Zu den alten Fragen beim mobilen Drucken kommen nun neue Fragen hinzu: Wo wird der Druck gerendert? Wie wird der Drucker erkannt und angesprochen? Wie gelangt der Druckbefehl zum Drucker? Und nicht zuletzt: Wie wird die Benutzerführung gestaltet, damit sie den Gewohnheiten von Smartphone- und Tablet-Usern entspricht?

Ob es für mobiles Drucken überhaupt einen Bedarf gibt, steht dagegen kaum noch in Frage, seitdem das iPad auch in Unternehmen angekommen ist. Jedoch wird die Unfähigkeit mobiler Geräte zu drucken, zu einem Problem, das auf eine Lösung drängt. Nahezu alle Fortune-500-Unternehmen haben iPads im Einsatz. In den USA ist es an Universitäten mittlerweile sogar üblich, vorlesungsbegleitende Arbeiten über das iPad abzuwickeln. Auch Anwälte, Immobilienmakler und Vertriebsmitarbeiter gehen bereits jetzt häufig nur mit einem iPad zu Terminen und auf Geschäftsreisen und wollen dennoch gelegentlich drucken.

Typische Einsatzzwecke für Mobile Printing

Fedex und AT&T haben diesen Trend in den USA bereits erkannt und begonnen, Drucken als Dienstleistung in ihren Niederlassungen anzubieten. Auch führende Hotelketten wollen in ihrer Lobby einen einfachen Zugang zu einem Drucker für Gäste bereitstellen. IDC hat den Trend schon 2011 erkannt und folgende Nutzungsszenarien für Mobile Business Printing beschrieben:

• Einen Boarding Pass im Hotel ausdrucken
• Bei einem Kunden einen Vertrag zur Unterzeichnung ausdrucken
• Zuhause eine E-Mail erhalten und sie ohne Hilfe eines PCs ausdrucken
• In einer beliebigen Unternehmensniederlassung ohne IT-Unterstützung drucken
• Vor einer Präsentation in letzter Sekunde eine wichtige Änderung direkt vom Handy ausdrucken
• Von unterwegs Dokumente im Büro ausdrucken, damit diese vorliegen, wenn man zurückkehrt.

Ein Anwender mit mobilem Endgerät muss auf dem Weg zum gedruckten Dokument bisher in der Regel mühselige Hürden nehmen: Druckertreiber installieren, die Datei in die Cloud laden, sich authentifizieren oder registrieren, Zugang zu einem WLAN-Netzwerk erhalten, einen Drucker über WLAN lokalisieren oder über eine E-Mail-Adresse oder andere Merkmale identifizieren oder eine Applikation installieren.

Den perfekten Standard, mit dem alle diese Hürden spielend zu bewältigen wären, gibt es bisher noch nicht. Stattdessen gibt es unterschiedliche Ansätze, das Problem für verschiedene Nutzergruppen zu lösen.

Die Strategien der Druckerhersteller

Fast alle Druckerhersteller bieten mittlerweile einen E-Mail-basierten Druckservice an. Der erste und heute am weitesten ausgereifte Service ist „ePrint“ von HP, andere Beispiele sind „E-Mail Print“ von Epson oder „Mobile Print“ von Xerox. Die Netzwerk-Drucker erhalten beim E-Mail-basierten Drucken mittels Registrierung eine E-Mail-Adresse. Sendet man eine Datei an diese Adresse, so wird diese in der Cloud gerendert, die Druckdatei an den betreffenden Drucker gemailt und anschließend ausgedruckt.

E-Mail-basiertes Drucken hat also unter anderem den Vorteil, dass die Druckertreiber in der Cloud vorgehalten werden und dass die Last des Renderings vom Endgerät genommen wird. Außerdem stellt E-Mail stellt einen sehr einfachen und universellen Weg dar, die Daten zu transportieren. Die Nachteile bestehen darin, dass der Weg über die Cloud relativ viel Zeit beanspruchen kann.

Druckerhersteller haben gemerkt, dass sie mit Lösungen, die nur die eigenen Drucker ansprechen, in Unternehmen nicht weit kommen. Zunehmend versuchen sie daher auch Drucker anderer Fabrikate in ihre Lösungen zu integrieren, wenn auch oftmals der Funktionsumfang dann eingeschränkt ist.

Strategien von Google und Apple

Ganz andere Ansätze haben die Smartphone-Schwergewichte Google und Apple gewählt. Google setzt mit seinem „Google Cloud Print“ voll auf die Cloud. Über eine App sendet das Endgerät die Datei über eine HTTPS-Verbindung in die Cloud. Von dort sendet der Service die Druckdatei entweder an den Google-Cloud-fähigen Drucker oder an einen Rechner mit Chrome, der wiederum als Druckerserver dient und den Druck veranlasst.

Der xPrintServer von Lantronix konfiguriert sich selbst, ist in Minuten einsetzbar und macht jeden beliebigen Drucker Airprint-fähig (Bild: Lantronix).

Im Gegensatz zu anderen Cloud-Services verwendet Google also nicht tausende von Druckertreibern, sondern ein Standardverfahren und gegebenenfalls die Druckertreiber auf dem PC. Auf dem Endgerät sind keine Druckertreiber erforderlich, der User benötigt nur ein Google-Konto. Doch selbst auf Android-Geräten ist eine eigene Druck-App notwendig, um Google Cloud Print zu nutzen. Zu den Nachteilen des Services gehört auch, dass nur neue Drucker den Standard unterstützen.

Der Google Service ist bis heute nur eine Beta-Version, doch auch Apple hat sich erst spät um das Thema Drucken gekümmert: Erst seit der iOS-Version 4.2 gibt es AirPrint, ein ins Betriebssystem eingebundenes Protokoll, das keinerlei Downloads oder Treiber benötigt. Dessen Vorteil ist, dass Apps direkt den Druck über das native iOS-Menü anbieten können und der Umweg über die Cloud vermieden wird. Sofern der Entwickler der jeweiligen App das Thema Drucken mitbedacht hat, muss der User keine zusätzliche App öffnen, um den Druck vorzunehmen.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass AirPrint kaum Optionen zur Gestaltung oder Optimierung des Ausdrucks bietet. Es beispielsweise lässt sich die Auflösung oder Papierart nicht definieren. Aber die größte Herausforderung in der Praxis ist, ähnlich wie bei Google Cloud Print, dass die in Unternehmen heute vorzufindenden Drucker eine lange Lebensdauer haben und trotz breiter Herstellerunterstützung AirPrint-fähige Drucker noch rar sind.

Ein Printserver kann Netzwerk- und USB-Drucker einfach mit Smartphones und Tabletts verbinden Grafik: Lantronix).

Printserver und Apps

An der mangelhaften Verfügbarkeit von AirPrint-Druckern setzen Printserver-Lösungen an, die gewöhnliche USB- und Netzwerkdrucker AirPrint-fähig machen. Der xPrintServer von Lantronix beispielsweise erkennt Netzwerkdrucker und angeschlossene USB-Drucker per Plug and play und kann Airprint-Befehle an sie weitergeben, ohne dass dafür neue Software installiert werden muss.

iOS-Geräte sprechen den Printserver per WLAN an, das heißt, das Endgerät muss im gleichen Netzwerk wie Drucker und Printserver angemeldet sein. Ein Printserver bietet im besten Fall auch zusätzliche Managementfunktionen über ein Webinterface. Dazu gehören Authentifikationsmöglichkeiten über Active Directory, das Schützen eines Drucker mittels Authentifizierungsabfrage sowie Drucker-Logs, die dokumentieren, wer wann gedruckt hat. Die Kosten liegen etwa bei denen eines günstigen Druckers für den Privatgebrauch und der Stromverbrauch bei unter einem Watt.

Zu den weiteren Ansätzen für Mobile Printing gehören insbesondere Apps wie printMe oder printerShare, die Drucker im genutzten WLAN-Netz orten und nutzen können. Ebenfalls nennenswert ist die Lösung von Cortado. Die Firma bietet mit ihrer herstellerübergreifenden ThinPrint Server Engine das Drucken über Remote-Desktops in physischen und virtuellen Umgebungen an.

Wo wird sich Mobile Printing durchsetzen?

So wie heute zahlreiche öffentliche WLANs angeboten werden, könnte in Zukunft „Mobile Printing“ ein gängiger Service werden. In Umgebungen, die sich an Geschäftsreisende richten, wie Hotel-Lobbys, Business Center und Flughäfen, wird es zum Service gehören, dass die Kunden ohne Umwege drucken können. An Universitäten und in Firmen mit Kundenverkehr dürfte sich durchsetzen, mittels WLAN ein Gastnetzwerk einzurichten, das vom Unternehmensnetzwerk getrennt ist, aber einen Drucker enthält, der AirPrint- und Google-Cloud-Print-Aufträge empfangen kann.

Auch in Umgebungen wie Cafés, Schulen oder Bibliotheken, dürfte das mobile Drucken ein kostenpflichtiger Zusatzservice werden, über den sich die Betriebskosten des Funknetzwerks teilweise refinanzieren lassen. Postfilialen, Paketannahmestellen, Kaufhäuser und Schreibwarenläden sowie klassische Copy-Shops könnten sich ebenso zu typischen Anlaufpunkten entwickeln. Verbreiten wird sich Mobile Printing jedoch nur, wenn sich Plug-and-play-Systeme durchsetzen, die von ungeschultem Personal bedient werden können.