Elektronischer Rechnungsversand: Tipps und Hilfen für die Einführung

Der elektronische Rechnungsversand wird von den Anbietern schon seit Jahren als Mittel zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung angepriesen. Aber die Praxis in den Firmen und die teilweise verzwickte Rechtslage standen dem oft entgegen. Eines der Ziele des von der Bundesregierung als Steuervereinfachungsgesetz 2011 bezeichneten Maßnahmenbündels vom 1. November vergangenen Jahres war es auch, die elektronische Rechnungsabwicklung auf nationaler Ebene zu vereinfachen und voranzutreiben, indem Unternehmen mehr Möglichkeiten für den rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen eingeräumt werden.

Vor diesem Hintergrund ist eine Reihe kostenlos zum Download stehender Informationsbroschüren des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) besonders interessant. Dessen Arbeit wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert und arbeitet herstellerneutral. Das NEG berät und begleitet seit 1998 Mittelstand und Handwerk bei der Einführung von E-Business-Lösungen. Es unterhält dazu derzeit 27 über Deutschland verteilte, regionale Kompetenzzentren sowie ein Branchenkompetenzzentrum für den Handel. Zusammen mit ibi Research an der Universität Regensburg hat es 2010 angefangen, kostenlose Publikationen zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung herauszugeben.

Der erste Teil der Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung“ (Bild: NEG).

In dieser Reihe ist jetzt der vierte Band erschienen. Er befasst sich mit der Frage, wie Firmen elektronische Rechnungen richtig einführen und richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen. Der Leitfaden soll eine erste Hilfestellung bei der Beurteilung und der möglichen Einführung elektronischer Rechnungsprozesse im Unternehmen geben. Er bietet Unterstützung bei der Bewertung, Auswahl und Integration der elektronischen Rechnungsabwicklung an. Neben einem exemplarischen Vorgehensmodell bei der Einführung behandelt er auch häufige Fragen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Dazu kommen im Rahmen von Interviews mehrere Experten zu Wort.

Bereits in den vergangenen beiden Jahren sind der Marktüberblick, eine Informationsbroschüre mit Fallbeispielen und die Ergebnisse einer Unternehmensbefragung erschienen. Der erstmals im Frühjahr 2010 veröffentlichte Marktüberblick ist inzwischen in einer zweiten, aktualisierten Auflage (PDF) verfügbar. Er stellt über 40 in dem Umfeld aktive Unternehmen übersichtlich vor und vergleicht ihre Lösungen anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs. Außerdem ordnet er sie den jeweiligen Zielgruppen zu. Zudem liefert er grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung und ist so ein idealer Einstieg in das Thema.

Argumente für den elektronischen Rechnungsversand

Für den elektronischen Rechnungsversand sprechen nicht nur die Einsparung von Papier- und Portokosten gegenüber dem Versand von Papierrechnungen. Auch dass Medienbrüche, zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse vermieden werden ist ein wichtiges Argument. Neben Einsparpotenzialen sprechen auch weitere Vorteile – etwa kürzere Forderungslaufzeiten, die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten, eine höhere Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses und des Finanzstatus eines Unternehmens und schließlich eine geringere Umweltbelastung für eine Umstellung.

Schließlich wird sie in vielen Branchen auch zum unerlässlichen Bestandteil von Geschäftsbeziehungen. Gerade für große Unternehmen mit vielen Lieferantenbeziehungen, etwa der Automobilindustrie oder dem Einzelhandel, ist die elektronische Rechnungsabwicklung erst dann richtig interessant, wenn sie mit möglichst allen Geschäftspartnern funktioniert. Daher wird bei der Auswahl der Lieferanten verstärkt auf die Akzeptanz elektronischer Rechnungen Wert gelegt. Dadurch geraten viele kleine und mittlere Unternehmen unter Zugzwang: Sie müssen auf elektronische Rechnungsabwicklung umstellen, da sie sonst von großen Abnehmern nicht mehr als Lieferanten gelistet werden.

Rechnungen als PDF per E-Mail zu verschicken, ist allerdings nur eine Möglichkeit der elektronischen Rechnungsabwicklung. Und wahrscheinlich noch die am wenigsten elegante. Sie lassen sich auch über eine Website zur Verfügung stellen, per Computer-Fax übertragen oder durch Datenaustausch per EDI übermitteln. Außerdem heißt elektronische Rechnungsabwicklung nicht automatisch, dass Rechnungen auf diesem Wege empfangen und versendet werden müssen. Zwar ist beides naheliegend, aber je nach Geschäftsmodell auch nur das eine oder nur das andere möglich.

Fallbeispiele

Wie es richtig gemacht werden kann, zeigt der im Sommer vergangenen Jahres publizierte zweite Teil der NEG-Informationsbroschüren, in dem zahlreiche Fallbeispiele dargestellt sind. Im Mittelpunkt der Anwendungsbeispiele stehen die Fragen nach der Motivation zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse, die Herausforderungen der untersuchten Unternehmen, der Weg der Umsetzung und der erzielte Nutzen.

Auch was mit den elektronisch vorhandenen Rechnungen im eigenen Haus passiert, ist bei den in der Broschüre vorgestellten Anwenderunternehmen ganz unterschiedlich: Das Spektrum reicht vom Ausdrucken elektronischer Rechnungen und deren manueller Weiterbearbeitung bis zur automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten im ERP-System.

Die Fallbeispiele zeigen auch unterschiedliche Herangehensweisen. Einige Unternehmen setzen einen eigenen Signaturserver ein, auf dem sie selbst elektronische Rechnungen signieren, andere bauen auf einen EDI-Datenaustausch oder setzen auf die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister.

Argumente für die Nutzung von Dienstleistern

Als Gründe für die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister wurden häufig niedrige Investitionskosten als bei der Einführung einer selbst betriebenen Lösung und die einfachere Integration in die eigene IT-Landschaft genannt, da sich fixe Übergabepunkte an die bestehenden Abläufen und Systemen definieren lassen. Ausgelagert werden meist die Formatkonvertierung, die Signatur beziehungsweise die Verifikation sowie die Archivierung elektronischer Rechnungen.

Der dritte Teil der Informationsreihe fasst die Ergebnisse einer Befragung mittelständischer Unternehmen zur elektronischen Rechnungsabwicklung (PDF) zusammen. Angesprochen wurden dafür aktuelle und potenzielle Nutzern einer elektronischen Rechnungsabwicklung. Mit der Umfrage wurde ermittelt, was die Unternehmen bei der Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen beschäftigt, was die treibenden Kräfte und was die Hindernisse für elektronische Rechnungen sind und welche Lösungen zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen eingesetzt werden. Interessant ist auch, wie Firmen mit der Tatsache umgehen, dass trotz der Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung Papierrechnungen nicht sofort aus dem Alltag verschwinden und wie sie beide Welten parallel betreiben.