Analyst Jendro hält Privatdruck im Büro für normal. Er denkt außerdem, dass er im Sinne des Arbeitsklimas auch möglich sein sollte. Allerdings sollten Unternehmen, um ausuferndem Missbrauch vorzubeugen, seiner Ansicht nach für jede Abteilung einen Druckkosten-Verantwortlichen benennen – beispielsweise den Abteilungsleiter, der für Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppengeräte gleichermaßen zuständig ist.
Brother-Mitarbeiterin Koczulla sieht in der personalisierten Verantwortung neben Kostenvorteilen noch andere Vorzüge: „Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die persönliche Verantwortung nicht nur kostenbewusster gedruckt wird, sondern auch die Effizienz im Allgemeinen steigt. So sinken beispielsweise Ausfallzeiten und auch der damit verbundene Druckertourismus. Denn wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service.“
Man könnte einwenden, dass eine von Brother unterstützte Umfrage ja zu diesem Ergebnis kommen musste – ist das Unternehmen doch Anbieter von überwiegend für den Arbeitsplatz oder kleinere Arbeitsgruppen konzipieren Geräten. Aber auch eine mit Unterstützung von Canon im vergangenen Jahr vom britischen Marktforschungsunternehmen ICM Research europaweit durchgeführte Studie (PDF) kam zu ähnlichen Ergebnissen – obwohl die Zielrichtung eine ganz andere war. Mit der ICM-Studie sollten hauptsächlich Faktoren ermittelt werden, die zu hohen Druckkosten führen. Außerdem wurde die Einstellung der über 3000 Teilnehmer zu möglichen Lösungsansätzen – etwa der Vergabe der Druckerparkverwaltung an Dritte – abgefragt.
Dazu war es zunächst notwendig herauszufinden wie sich die Kosten aus Sicht der Anwender verteilen. Da es diesbezüglich im europäischen Vergleich erhebliche Unterschiede gibt, steht im Folgenden die Einschätzung der rund 300 deutschen Umfrageteilnehmer im Vordergrund. Die Ergebnisse für Österreich und die Schweiz sind in der Studie nicht einzeln aufgeschlüsselt.
Tatsächlich verwendetes Verbrauchsmaterial halten in der ICM-Studie 38 Prozent der Befragten für den größten Kostenblock. 34 Prozent sehen dagegen verschwendetes Verbrauchsmaterial als den größten Kostentreiber. Den Zeitaufwand, um Druckerprobleme zu lösen, halten 9 Prozent, die Kosten für Druckausfallzeiten 8 Prozent für den bedeutendsten Faktor. In anderen Regionen sind das deutlich mehr, in Skandinavien beispielsweise 25 beziehungsweise 10 Prozent. Das kann daran liegen, dass dort diese Kosten erheblich höher sind oder das Verbrauchsmaterial deutlich günstiger ist und daher weniger ins Gewicht fällt.
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3 Kommentare zu Drei Studien: Druckverhalten und Druckkosten im Vergleich
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Scan-to-PDF
Häufig oder sehr häufig nutzen 36 Prozent der Befragten Scan-to-E-Mail, 47 Prozent Scan-to-Folder und sogar 53 Prozent Scan-to-PDF.
Was bitte ist Scan-to-PDF?
Normalerweise beinhalten Scan-to-Email und Scan-to-Folder die Formate TIFF/JPEG/PDF..etc.
Also warum wird hier ein Funktion mit einem Format in einen Topf geworfen?
Hallo, Sie haben im Prinzip natürlich Recht und die Auflistung ist im Text tatsächlich etwas unglücklich formuliert. Die Unterteilung ist dennoch nicht sinnlos. Warum? Bei Umfragen geben Menschen häufig das an, was ihnen wichtig ist, nicht das, was strenggenommen korrekt ist. So auch hier: Manchen ist es wichtig, dass das gescannte Dokument automatisch in einem bestimmten Ordner abgelegt wird (eventuell sogar als TIFF oder PDF in einem und von einer OCR-Software bearbeitet in einem zweiten). Anderen Umfrageteilnehmer ist es offenbar vor allem wichtig, dass sie ein PDF erhalten, mit dem sie dann nach eigenem Gutdünken verfahren können. Wo das Dokument nach dem Scanvorgang abgelegt wird, ist für sie zweitrangig. Und bei manchen wird der eine oder der andere Aspekt je nach dem im Vordergrund stehen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Damit sind die sich inhaltlich tatsächlich überschneidenden Antworten erklärbar. Wir hoffen, diese Ergänzung trägt zur Aufklärung bei.
Die Redaktion
Kosteneinsparung durch Effizienzsteigerung
Die Büro-Druckerlandschaft ein wenig ins Visier zu nehmen, ist, denke ich, der richtige Schritt. Jeder von uns druckt täglich Dokumente aus, die nicht notwendigerweise hätten gedruckt werden müssen; unnötige Kosten und CO2-Ausstoß sind die Folgen. Um hier effizienter zu werden, müssen Unternehmen mehr auf nutzerfreundliche digitale Prozesse setzen ? sowohl in der intern als auch in der externen Kommunikation. Digitale Prozesse halten zunehmend Einzug in unser Leben und unsere Büros. Trotzdem drucken wir immer noch Dokumente, E-Mails und Rechnungen aus. Häufig wäre dies unnötig, verfügten die Nutzer über komfortablere Lösungen zur Bearbeitung elektronischer Dokumente und wären entsprechend geschult.
In der Kommunikation nach außen bietet sich besonders die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an, um digitale Prozesse schnell und kostengünstig in die Tat umzusetzen (mit on demand-Modellen lohnt sich dies übrigens auch schon z.B. ab 5000 Rechnungen pro Monat!!!). Itella iPost lässt sich zum Beispiel wie ein normaler Druckertreiber installieren und direkt nutzen. Die Software übermittelt die Daten an den Dienstleister, der diese elektronisch aufbereitet und übermittelt. Muss dennoch gedruckt werden etwa bei wichtigen Dokumenten, kann dies aufgrund der Menge dennoch kostengünstiger vom Dienstleister übernommen werden. Läuft die Lösung on demand (also auf Abruf) können Einsparungen ab dem ersten Dokument realisiert werden; und zwar ohne aufwendige Installationen oder gar Anschaffungen von Hardware. Technische Neuerungen und rechtliche Vorschriften werden außerdem direkt vom Dienstleister angewendet. Diese Vorgehensweise kann also Druckkosten schnell und effektiv einsparen. Gerade in Krisenzeiten ein wichtiger Punkt!
Viele Grüße
R. Schlotmann
Gänzlich nachvollziehen kann ich einige Argumente nicht….