PaperPort unterstützt seit Jahren private Benutzer beim Sortieren gedruckter und digitaler Dokumente, indem es die Organisation gescannter Unterlagen und Fotos auf der Festplatte übernimmt. Mit seiner neuen Netzwerk-Unterstützung und PDF als Standard-Dokumentformat hat sich PaperPort Pro 9.0 Office nun auch zu einer wichtigen Produktivitätsanwendung für den Büro-Bereich entwickelt. PaperPort Pro 9.0 Office kostet dabei mehr als das für Verbraucher ausgelegte PaperPort Deluxe 9.0, was den Durchschnittsbenutzer (zu Recht) abschrecken dürfte. Für die geschäftliche Anwendung ist PaperPort Pro 9.0 Office dank seiner erstklassigen Microsoft Office-Integration und der Fähigkeit zur problemlosen gemeinsamen Nutzung digitaler Dokumente in Netzwerken jedoch durchaus sein Geld Wert.

Setup und Bedienung

Dank des Installationsassistenten von PaperPort (auf der beiliegenden CD) ließ sich PaperPort Pro 9.0 Office ohne Probleme installieren und konfigurieren. Die Software erkannte automatisch den angeschlossenen Scanner, einen CanoScan N1220U, und benötigte nur wenige Einstellungen.

Die intuitive Oberfläche von PaperPort hat sich gegenüber den Vorversionen kaum verändert. Nach dem Importieren von Fotos oder Dokumenten werden diese als Miniaturansichten angezeigt, die man dann sammeln und in Ordnern zusammenfassen kann. Die Software enthält eine Reihe vordefinierter Ordner für Steuer, Fotos, Rezepte usw., doch lassen sich problemlos auch eigene Ordner erstellen. Außerdem bietet die Software am unteren Bildschirmrand verschiedene Shortcuts zu anderen häufig verwendeten Anwendungen, wie E-Mail, Fax und Office-Programmen, wobei die Dokumente durch einfaches Verschieben auf das entsprechende Symbol exportiert werden können. Auffälligste Veränderung der Oberfläche ist die Schaltfläche Print To PDF, die PaperPort zu den Menüleisten von Word und Excel hinzufügt.

Features

Grundsätzlich bietet PaperPort Pro 9.0 Office den Benutzern die Möglichkeit zum einfachen Verwalten und Ordnen gedruckter und digitaler Dokumente jeglicher Art. PaperPort verfügt über eine eigene Scanning-Schnittstelle, mit der direkt von einem Scanner oder einer Digitalkamera stammende oder bereits auf dem PC gespeicherte Bilder gesammelt werden können. Über die Miniaturansicht-Anzeige können Dateien bequem in Ordnern sortiert oder an Fax- und E-Mail-Anwendungen gesendet werden, indem man sie einfach auf das entsprechende Symbol am unteren Rand des PaperPort-Fensters verschiebt.

Über diese grundlegenden Funktionen hinaus bietet PaperPort 9.0 eine Reihe entscheidender Verbesserungen. Vor allem verwendet PaperPort Pro 9.0 Office nun PDF von Adobe als Standard-Dateiformat. Frühere Versionen benutzten dagegen ein proprietäres Format, auf das nur über PaperPort oder eine spezielle Anzeige-Software zugegriffen werden konnte. Der Wechsel zu PDF erhöht den Nutzen von PaperPort sowohl für geschäftliche als auch für private Benutzer erheblich.
So kann PaperPort Pro 9.0 Office nun über eine Schaltfläche PDF-Dateien aus jeder Office-Anwendung erstellen. Dabei genügt es, in Word bzw. Excel auf das PaperPort-Symbol in der Werkzeugleiste zu klicken, um ein beliebiges Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln und in PaperPort zu importieren. Diese erweiterte PDF-Funktion fehlt in PaperPort Deluxe 9.0. Außerdem umfasst PaperPort Pro 9.0 Office ein Web Capture-Modul, das geöffnete Webseiten zu PDF-Dateien in Farbe umwandelt. Dank seiner schnellen und einfachen Konvertierung ins PDF-Format erleichtert PaperPort die Verteilung von Dokumenten im Büro.

Unternehmenskunden dürfte vor allem interessieren, dass mit PaperPort 9.0 gescannte Seiten automatisch von Scanning-Anwendungen eines Netzwerks wie Multifunktionsdruckern und Digitalkopierern direkt an den PC eines Benutzers weitergeleitet werden können. Statt Kopien auszudrucken und im Unternehmen zu verteilen, können die Benutzer nun die Dokumente einmal einscannen und dann per E-Mail versenden, archivieren oder ins Internet stellen. PaperPort Pro 9.0 Office kann auch mit Enterprise Content Management-Systemen wie Oracle 9i und Microsoft SharePoint verbunden werden. PaperPort Deluxe 9.0 bietet dagegen nur eine eingeschränkte Netzwerk-Unterstützung.

Neben dem Erstellen von PDF-Dokumenten ermöglicht PaperPort auch deren Bearbeiten und Kommentieren. Mithilfe einer Reihe von digitalen Markern, Textfeldern und Stempeln können digitale Dateien zur späteren Referenz mit elektronischen Anmerkungen versehen werden. Man kann auch mit den integrierten OCR-Funktionen der Software nach Stichwörtern in Dokument- und Bilddateien suchen. Wer speziellere OCR-Optionen benötigt, sollte sich hierfür eine gesonderte Anwendung anschaffen, zum Beispiel OmniPage Pro 12.0 von ScanSoft.
PaperPort Pro 9.0 Office bietet auch einige Tools zur Bearbeitung von Fotos, darunter eine Schaltfläche zu automatischen Korrektur, eine Reduktion des Rote-Augen-Effekts sowie grundlegende Optionen für das Zuschneiden und Anpassen der Bildgröße. Für eine anspruchsvollere Einstellung von Bild und Farbe ist allerdings ein separater Foto-Editor mit umfassenderen Funktionen erforderlich. Nach Filtern und Effekten braucht man gar nicht erst zu suchen, da der PaperPort keine enthält. PaperPort 9.0 behandelt Fotos eben nur als Dokumente und nicht als Kunstwerke.

Service und Support

ScanSoft bietet auf seiner Website eine solide Auswahl an Service- und Supportleistungen, darunter eine Knowledge-Base, mehrere Benutzerhandbücher und freien Zugang zu Benutzerforen. Außerdem gibt es Downloads mit Updates, Treibern und Patches sowie einer Anzeige-Software, mit der sich auch ohne eine Installation von PaperPort Dateien anzeigen lassen, die mit PaperPort erstellt wurden.

Die Benutzer können sich rund um die Uhr per E-Mail an den technischen Support von ScanSoft wenden, wobei pro Vorfall eine Gebühr von 9,95 US$ fällig wird. Um einen Vorfall zu melden, muss man das Formular „Problem Report“ ausfüllen. ScanSoft bietet darüber hinaus von Montag bis Freitag, zwischen 10 und 19 Uhr auch einen telefonischen Support an.

Fazit

Die Dokumentenverwaltungssuite besticht durch große Kompatibilität zu MS-Office. PaperPort Pro 9.0 Office kann mit seinen guten Vorschau- und Konverter-Funktionen sowie leicht gemachten Hervorhebungen in Dokumenten Anwendern in Unternehmen viel Zeit sparen.

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