Outlook-Tipps für IT-Manager

Microsoft Outlook verfügt über so viele Funktionen, dass man die eine oder andere davon leicht übersehen kann. In diesem Artikel finden sich einige schnelle Outlook-Tipps, mit denen IT-Manager Zeit einsparen und ihre Produktivität steigern können.

Ändern des Standardverzeichnisses von Outlook

Dies ist ein Tipp, den man nicht in den Hilfedateien von Outlook finden wird. Im Gegensatz zu allen anderen Microsoft Office-Anwendungen, lässt sich der Ordner Eigene Dateien, den Outlook standardmäßig für die Funktionen ‚Speichern

unter…‘ und ‚Datei einfügen‘ verwendet, nicht ändern. Diese Einstellung lässt sich jedoch über die Windows Registrierdatenbank verändern.

Achtung

Die falsche Verwendung des Registrierungs-Editors kann Datenverlust oder sogar den Ausfall des Betriebssystems zur Folge haben. Bei der direkten Bearbeitung der Registrierdatenbank ist daher Vorsicht geboten.

Öffnen Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im Startmenü den Punkt ‚Ausführen‘ auswählen und in das sich öffnende Fenster den Befehl regedit eingeben. Navigieren Sie im Registrierungs-Editor zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft WindowsCurrentVersionExplorerUser Shell Folders. Doppelklicken Sie im rechten Teil des Fensters auf den Wert Personal, um ihn zu bearbeiten.

Ändern Sie den Wert der Zeichenfolge von ‚C:Eigene Dateien‘ in den Namen des gewünschten Verzeichnisses. Verlassen Sie den Registrierungs-Editor und starten Sie Outlook neu. Die Standardeinstellungen für die Funktionen „Speichern unter…“ und ‚Datei einfügen‘ sollten daraufhin geändert sein.

Wendet man Patches oder Aktualisierungen auf Outlook oder Microsoft Office an, kann es sein, dass man diesen Wert erneut ändern muss.

Outlook als Dateimanager und Desktop verwenden

Fügt man Verknüpfungen zur Outlook-Leiste hinzu, lässt sich die Zeit minimieren, die man benötigt, um auf den Desktop umzuschalten. Tatsächlich kann man Outlook selbst als Desktop verwenden, Programme von hier aus starten und das Dateisystem durchsuchen. Die Outlook-Leiste enthält nun viele der Verknüpfungen, die sich auch im Startmenü finden.

Zunächst muss man sicherstellen, dass man auch die Outlook-Leiste sieht. Anderenfalls klickt man im Menü auf Ansicht | Outlook-Leiste. Um Platz für Verknüpfungen zu schaffen, klickt man mit der rechten Maustaste in die Outlook-Leiste und wählt die Option Kleine Symbole. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, bedarf es eines weiteren Rechtsklicks und der Auswahl des Punktes „Verknüpfung auf Outlook-Leiste“.

In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster ist das Drop-Down-Menü ‚Suchen in:‘ auf ‚Outlook‘ gestellt. Das darunter stehende Feld ‚Ordnername:‘ steht auf ‚Posteingang‘. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld ‚Ordnername‘, um zu den untergeordneten Ordnern zu gelangen. Wählen Sie einen Unterordner per Doppelklick aus, um ihn zur Outlook-Leiste hinzuzufügen.

Um Datei- oder Programm-Verknüpfungen hinzuzufügen, klicken Sie in das Drop-Down-Menü ‚Suchen in…‘ und wählen die Option ‚Dateisystem‘ (siehe Abbildung auf der nächsten Seite). Daraufhin kann man die vorhandenen Programmordner durchsuchen und die gewünschten Verknüpfungen per Doppelklick zur Outlook-Leiste hinzufügen.