Outlook-Tipps für IT-Manager

Outlook erlaubt die Einstellung des Standardformats neuer E-Mail-Nachrichten und stellt dafür drei Optionen zur Verfügung: HTML, Rich-Text-Format oder einfacher Text. Ist Outlook so eingestellt, dass HTML als Standardformat

verwendet wird, werden alle neuen Nachrichten im HTML-Format erstellt und können mit Grafiken, Textformatierungen und anderen medialen Ergänzungen ausgestattet werden. Viele Anwender empfangen jedoch lieber E-Mails, die im reinen Textformat verfasst wurden.

Outlook lässt sich so konfigurieren, dass sich das Mailformat für bestimmte Kontakte von dem für alle Kontakte geltenden Standardformat unterscheidet. Das bedeutet, dass neue Nachrichten an diese Kontakte in dem Format erstellt werden, dass für den jeweiligen Empfänger definiert wurde, und nicht im ansonsten für Outlook eingestellten Standardformat.

Outlook 2002

Anhand dieser Schritte lässt sich das Nachrichtenformat für spezifische Kontakte in Outlook 2002 einstellen:

Öffnen Sie den Ordner Kontakte in Outlook und doppelklicken Sie auf den Kontakt, den Sie öffnen wollen.
Doppelklicken Sie im Feld E-Mail auf die Adresse des Empfängers, um die Dialogbox der E-Mail-Eigenschaften zu öffnen.
Aus der Drop-Down-Liste Internetformat wählen Sie die Formatoption, die Sie für diesen Kontakt verwenden möchten. Wenn Sie zum Beispiel wollen, dass Outlook die E-Mails an diesen Kontakt im reinen Textformat versendet, wählen Sie hier, wie in Abbildung A gezeigt, die Option „Als Nur-Text senden“.

Abbildung A: Outlook 2002 erlaubt für jede E-Mail-Adresse eines Kontaktes die Auswahl eines spezifischen E-Mail-Formats. (Foto: ZDNet)

Dieser Vorgang lässt sich für alle Kontakte wiederholen, für die man ein bestimmtes E-Mail-Format einstellen möchte. Man sollte jedoch nicht vergessen, dass diese Einstellung adressenspezifisch und nicht empfängerspezifisch ist. Daher kann man je nach verwendeter E-Mail-Adresse E-Mails in verschiedenen Formaten an denselben Kontakt versenden.
Verfügt der Kontakt über mehrere E-Mail-Adressen, öffnet man das entsprechende Kontaktformular und klickt auf den nach unten weisenden Pfeil, der sich neben dem Feld der E-Mail-Adresse befindet. Dort wählt man eine der Adressen per Doppelklick aus und stellt das für sie gewünschte E-Mail-Format ein.

Outlook 2000

Benutzt man Outlook 2000 im Modus ‚Nur Internet-Mail‘, findet man im Kontaktformular direkt unter der E-Mail-Adresse die Option „Als Nur-Text senden“. Um die E-Mails an diesen Empfänger im reinen Textformat zu senden, wählt man diese Option aus. Verwendet man den Outlook-Modus Unternehmen/Arbeitsgruppen, lassen sich die Optionen für Sendeformat nur verändern, wenn die Adresse im Persönlichen Adressbuch (PAB) gespeichert ist. Ist sie dort gespeichert, öffnet man das PAB, doppelklickt auf den Kontakt und klickt auf Sendeoptionen. Dort lässt sich, wie in Abbildung B gezeigt, das Nachrichtenformat für den jeweiligen Empfänger festlegen.

Abbildung B: Outlook 2000 erlaubt für jede E-Mail-Adresse eines Kontaktes die Auswahl eines spezifischen E-Mail-Formats, jedoch nur, wenn die Adresse im Persönlichen Adressbuch gespeichert ist. (Foto: ZDNet)