Softwarepartner sollen sicherstellen, dass SAP-Kunden Millionen beim Output sparen - und Druckjobs aus SAP-Anwendungen tatsächlich auch gedruckt werden. Die Vermarktung übernimmt ein Team von SAP-Beratern. Wettbewerber sind die Serviceabteilungen der etablierten Drucker- und Kopiererhersteller.
Wenn sich eine SAP-Anwendung nicht mit der Druckinfrastruktur versteht, kann es für Unternehmen heikel werden. Lieferscheine, Rechnungen oder Barcodes - kann der Drucker mit den SAP-Daten nichts anfangen, bleibt schnell der ganze Betrieb stehen. Trotzdem befasste sich SAP mit dem Output-Prozess geschäftskritischer Daten bisher nur am Rande. Das soll sich jetzt ändern. Output wird mit dem SAP-Beratungsprogramm Output Factory zum festen Bestandteil des Portfolios der Walldorfer.
Mit dem Schritt von SAP[1] wird es in der Output-Management-Branche noch etwas enger. Eigentlich wird Output Management von Hardware-Anbietern wie HP, Xerox, Konica Minolta, Ricoh und anderen beherrscht. Dazu kommen zahlreiche Software-Spezialisten, die sich um die Dokumentenaufbereitung und -verarbeitung bis hin zum Druck kümmern. Nahezu alle verkaufen ihre Produkte mit dem Argument, dass Druck- und Dokumentenkosten zu hoch seien, sie das aber ändern könnten.
Das ist auch bei SAP nicht anders. Es will mit seinem Beratungs-Know-how und seinem Zugang zu den Chefetagen, Unternehmen das Sparen durch die Optimierung der Dokumenten- und Druckprozesse beibringen. Dazu baut der Softwareriese auf die technische Expertise von Partnern. Die SAP Output Factory soll sparen, indem Dokumenten- und Druckprozesse standardisiert, verschlankt und zentralisiert, der Druck zuverlässiger und das Druckvolumen geringer werden.
Laut dem verantwortlichen SAP Business Development Manager Lukas Bretschneider arbeiten derzeit rund 14 Mitarbeiter im Projekt Output Factory. Zielgruppe der Walldorfer sind nicht nur Großkonzerne, sie möchten auch den Mittelstand erreichen. "Für uns ist weniger die Unternehmensgröße entscheidend, als die Frage, ob das Drucken einen geschäftskritischen Prozess in der Unternehmung darstellt. Das trifft auf fast jede Firma zu", so der SAP-Berater.
ROI in sechs Monaten
Die SAP Output Factory wird zum Fixpreis angeboten. Dessen Höhe hängt vom Aufwand und der Projektgröße ab. Letztere wird in einem Workshop ermittelt. Auch für die Beratung fällt ein Festpreis an. SAP verspricht eine Refinanzierung der Beratungskosten (ROI) in der Regel binnen sechs Monaten nach Inbetriebnahme des Output-Management-Systems.
Allerdings dürfte die Anfangsinvestition für ein gedämpftes Interesse sorgen. Alleine die Software-Lizenzkosten der Output-Factory-Partner sidn für viele kleine Mittelständler sicherlich zu hoch.
Derzeitige Partner der SAP-Output-Factory sind Adobe[2], Streamserve[3] und LRS[4] (Levi, Ray&Shoup). Adobe steuert die Software SAP Interactive Forms[5] bei, die das Erstellen und Nutzen von interaktiven, flexiblen Dokumente unterstützen soll. Streamserve (SAP Document Presentment) wird vorzugsweise bei der Dokumentenerstellung eingesetzt. Und die Software VPSX von LRS soll für den reibungslosen Spool-Prozess und die Hardware-Überwachung sorgen. An der Konstellation der Partner lässt sich auch erkennen, was die Output Factory von sonstigen Output-Management-Optimierungen seitens Hardware-Anbietern wie HP, Xerox, Konica Minolta und anderen unterscheidet: Die Software steht im Mittelpunkt, die Hardware am Ende der Prozesskette.
Lukas Bretschneider sieht darin Vorteile: "Unser Softwareansatz ist viel weitreichender als ein hardwarebezogener Ansatz, der in erster Linie ein Management der Verbrauchsstoffe und Wartungsdienste darstellt. Vor allem das Monitoring des gesamten Output-Prozesses, von der Entstehung des Dokuments bis zum Druck, ist ein entscheidender Vorteil." Hardware-Anbieter sehen das naturgemäß etwas anders und betonen, dass sowohl Hardware als auch Software gleichberechtigte Faktoren im Output-Prozess sind.
Softwarezentrische Betrachtungsweise
Am Beginn jedes Output-Factory-Projekts führt SAP eine Bestandsanalyse der Drucklandschaft, den sogenannten Print Audit, durch. Alle Geräte werden, so zumindest die Theorie, über ein Software-Tool samt Statusdaten (unter anderem Gerätetyp, Seitenzähler, Gerätestatus) erfasst. Das Tool steuert ein SAP-Partner bei. Es installiert sich sowohl auf Servern als auch auf Clients, um auch lokale Printer zu erfassen. Ein Audit-Server sammelt die ermittelten Daten. Sie dienen zusammen mit den im Unternehmen vorhandenen Druckgeräteverträgen zur Kalkulation der Ist-Kosten.
Als Besonderheit wird von SAP auch die Anbindung der SAP-Systeme an die Druckinfrastruktur untersucht, um mögliche Engpässe bei den Dokumentenprozessen zu erkennen. Anderseits legt das SAP-Audit weniger Wert auf eine Bestandsvertragsanalyse. "Der Kunde kennt seine Verträge mit den Hardware-Anbietern meist am besten", so SAP Senior Consultant Michael Tennstedt.
Aus den Ergebnissen ermittelt die Beratung die Optimierungspotenziale der Druckinfrastruktur. Das SAP Consulting mündet nach einem erfolgreichen "Proof of Concept" in der technischen Installation des Output-Management-Systems.
Fazit
Wie viele oder welche Kunden bereits die SAP-Output-Factory nutzen, möchte der zuständige SAP-Business-Developer noch nicht verraten. "Wir stehen mit der Output Factory gerade am Anfang. Daher nennen wir noch keine Zahlen." Bretschneider stuft den Bedarf jedoch als "sehr hoch" ein. "Die Optimierung der Drucklandschaften wird in vielen Unternehmungen leider immer noch stark vernachlässigt."
Insgesamt dürfte SAP mit dieser Einschätzung richtig liegen. Da SAP, im Gegensatz zu Händlern und kleineren Anbietern, meist direkten Zugang zu den IT-Strategen in den jeweiligen Unternehmen hat, könnte das Thema Output-Management-Optimierung an Fahrt gewinnen. Verlierer dürften vor allem kleinere Spezialanbieter von Software sein, die bisher davon leben, möglichst individuelle Lösungen für Output-Prozesse zu kreieren. Auch die Hardware-Anbieter dürften den SAP-Ansatz mit gemischten Gefühlen sehen, befinden sie sich doch am Ende der Optimierungskette und werden dementsprechend vorrangig als Potenzial zum Kostensparen betrachtet werden.
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