Mit Google Apps will der Suchmaschinenanbieter Microsoft Marktanteile abnehmen. ZDNet zeigt Schritt für Schritt, wie man seine E-Mail-Infrastruktur in die Cloud umzieht, aber auch, welche Punkte Google noch verbessern muss.
E-Mail-Outsourcing heißt das Zauberwort für Unternehmen, wenn es um die Vereinfachung und Kostensenkung der IT-Infrastruktur geht. Einer der größten Player in diesem Segment ist Google mit seinem Produkt Google Apps[1].
Zu seinen Referenzkunden[2] zählt der Internet-Gigant unter anderen Jaguar, Land Rover, Rentokil, Cap Gemini[3] und Motorola[4]. Das Angebot richtet sich nicht nur an große Unternehmen. Der Preis beträgt pauschal 40 Euro pro User und Jahr. Darin enthalten ist eine Mailbox mit 25 GByte Speicherplatz.
Bei einer gehosteten E-Mail-Infrastruktur kümmert sich Google um Archivierung und Backup, Aufbewahrung der E-Mail an mehreren physikalischen Standorten und ganz nebenbei auch um Compliance-Anforderungen. So lässt sich die IT-Abteilung von einer Menge Aufgaben befreien. Die Aufbewahrung aller E-Mails inklusive Suchfunktion in allen Mailboxen für Administratoren von bis zu zehn Jahren kostet allerdings einen Aufpreis pro Nutzer, der individuell mit dem Google-Vertrieb ausgehandelt werden muss.
Bedenken gibt es vor allem wegen der Sicherheit. Viele Unternehmen scheuen sich davor, sämtliche Unternehmenskommunikation außer Haus zu geben und auf die absolute Diskretion von Google vertrauen zu müssen. Der Name Google allein löst dabei negative Assoziationen aus. Man denkt automatisch etwa an Google Analytics[5] oder die Sammlung von WLAN-Daten mit Google-Street-View-Fahrzeugen[6]. Der Suchmaschinenriese gilt allgemein als datenhungrig.
Andererseits setzen Unternehmen häufig auf Blackberry. Auch ein Blackberry-Server im Unternehmen sammelt Nachrichten vom Firmen-E-Mail-Server ein und schickt sie ins Rechenzentrum von Research in Motion (RIM)[7]. Von dort werden sie an die mobilen Nutzer verteilt. Bei den Namen Blackberry und RIM haben IT-Verantwortliche oft weniger Bedenken, was den Schutz der Daten angeht.
Berücksichtigen sollte man bei seinen Überlegungen, dass nur ein Fall bekannt werden muss, in dem Google E-Mails seiner Kunden an Außenstehende gegeben hat, um das gesamte Produkt Google Apps im Markt zu diskreditieren. Das Unternehmen wird daher alles daran setzen, die E-Mails seiner Kunden vertraulich zu behandeln und ein Leck nach außen zu verhindern. Die Entscheidung, ob man Google alle E-Mails anvertrauen möchte, muss letztendlich jeder selbst treffen.
Google Apps besteht nicht nur aus Google Mail. Mit Google Sites und Google Groups kann man Lösungen ähnlich wie mit Microsoft Sharepoint realisieren. Im Beta-Stadium - bei Google Lab genannt - befindet sich Wave[8], mit dem das simultane Bearbeiten von Rich-Content-Dokumenten möglich wird. "Text und Tabellen" sind Ajax-Versionen von Office-Anwendungen, die jedoch in Bedienung, Funktion und Geschwindigkeit mit lokalen Anwendungen wie Open Office und Microsoft Office nicht mithalten können. In diesem Beitrag soll jedoch auf E-Mail, Kalender und Kontakte fokussiert werden.
Bildergalerie
Google Apps: So migriert man von Microsoft Exchange[9]
» zur Bildergalerie ...[9]Es gibt keine Beschränkungen bei der Anzahl der Domains, da der Preis sich ausschließlich nach der Anzahl der Mailboxen richtet. Wer eine Domain hinzufügt, kann entscheiden, ob sie eine eigenständige Domain oder eine Alias-Domain werden soll, siehe Bild 2[10]. Eine Aliasdomain ist eine Domain, die dieselben Benutzer hat, wie eine eigenständige Domain. Macht man example.net zu einer Alias-Domain von example.com, so erhält der Benutzer user1 alle E-Mails die an user1@example.com oder user1@example.net geschickt wurden.
Um nachzuweisen, dass man Eigentümer der Domain ist, reicht es aus, entweder einen bestimmten CNAME-Record[11] zu setzen oder die Datei googlehostedservice.html mit einem von Google vorgegebenen Inhalt zum Download per HTTP bereitzustellen, siehe Bild 3[12]. Letzeres muss allerdings für den obersten Level der Domainhierachie geschehen, den man besitzt, also etwa http://example.com und nicht http://www.example.com.
Nach der Verifikation können CNAME-Record beziehungsweise HTML-Datei wieder entfernt werden. Anschließend werden als letzter Schritt die MX-Records[13] der Domain so gesetzt, dass sie auf auf die Google-Mail-Server zeigen. Google empfiehlt möglichst hohe Cachezeiten. Das folgende Beispiel verwendet 24 Stunden (86400 Sekunden):
example.com. 86400 IN MX 30 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. example.com. 86400 IN MX 30 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. example.com. 86400 IN MX 30 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. example.com. 86400 IN MX 30 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. example.com. 86400 IN MX 10 ASPMX.L.GOOGLE.COM. example.com. 86400 IN MX 20 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. example.com. 86400 IN MX 20 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
Wer einkommende Mails zunächst auf einen anderen Server eintreffen lassen will, beispielsweise bei einem externen Dienstleisters für Virenscanning oder komplexe Routing-Regeln abarbeiten möchte, kann das natürlich tun. Dann sollten die eigenen MX-Server jedoch im Admin-Interface eingetragen werden, damit Googles Spam-Filter besser arbeiten kann. Größere Migrationsprojekte, bei denen man Google Mail zunächst mit einigen Benutzern testen möchte, benötigen ohnehin zunächst einmal eigene MX-Hosts.
Für ausgehende Mails ist es möglich, einen Smarthost zu konfigurieren. Wie bei den meisten Mailern üblich, lässt sich nur ein Hostname eintragen. Besitzt man mehrere Server, müssen einem Host per DNS mehrere IP-Adresse zugeteilt werden.
Mit diesen wenigen Schritten ist das Setup im Prinzip abgeschlossen. Es lassen sich jetzt Mailboxen einrichten oder mittels Migrations-Assistenten von Lotus Notes oder Exchange inklusive Kalender und Kontakte importieren. Für sehr große Installationen steht das E-Mail-Migration-API[14] bereit, mit dem man eigene Migrationsanwendungen erstellen kann.
Im ZDNet-Test tat das Migrationsprogramm für Exchange[15] seinen Dienst einwandfrei. Unterstützt werden nur Exchange 2003 und 2007. Der ZDNet-Test wurde mit Exchange 2003 durchgeführt.
Google bietet außerdem eine IMAP-Migration an. Sie kann recht einfach aus dem Admin-Interface angestoßen werden. Von einer Verwendung mit Exchange ist jedoch abzuraten, da Exchange zahlreiche Mails intern im sogenannten TNEF-Format abspeichert, das von vielen Mail-Clients nicht unterstützt wird, etwa dem Mail-Programm von Mac OS X. Dabei ist der gesamte Mailinhalt in einem Dateianhang mit dem Namen winmail.dat abgespeichert. Warum Exchange ausgerechnet IMAP-Clients mit Mails in diesem proprietären Format versorgt, bleibt ein Rätsel.
Bild 4[16] zeigt eine mit IMAP zu Google Mail migrierte Nachricht wie sie im Mail-Programm von Mac OS X aussieht. Verwendet man hingegen Thunderbird als Mailclient unter Mac OS X, wird sie korrekt angezeigt, siehe Bild 5[17]. Um solche Probleme zu vermeiden, sollte man Exchange-Mailboxen nur mit dem Migration-API oder dem Migrationsprogramm zu Google Mail kopieren.
Bei Google Mail gibt es für Desktop-Rechner keine dedizierten Clients. Ohne einen Client erfolgt der Zugang über das Webinterface, siehe Bild 1[18]. Es hat alle typischen Limitierungen, die man von Webmail kennt. Man kann zwar per Konfigurationsoption 25, 50 oder 100 E-Mails auf einer Webseite anzeigen, ein Scrolling durch hunderte oder tausende Mails ist aber nicht möglich.
Auch sonst bietet das Webinterface zahlreiche Punkte, bei denen Google sich weiter verbessern kann. Verglichen mit anderen Webmail-Zugängen wie Exchange 2010[19] (Screenshot[20]) oder Zarafa[21] (Screenshot[22]), wirkt das Google-Interface schon archaisch. So gibt es beispielsweise keinen Lesebereich oder eine Vorschau. In den Google Labs, die das Konfigurieren von Beta-Features erlaubt, kann man sich eine Vorschau bei Rechtsklick auf eine Mail einstellen. Einen echten Lesebereich ersetzt das jedoch nicht.
Google scheint sich dieser Problematik jedoch bewusst zu sein. Nutzt man einem iPad für sein Webmail-Account, zeigt sich ein ganz anderes Webinterface inklusive Lesebereich. Das funktioniert jedoch nur mit Safari als Browser. Nicht einmal Google Chrome, der wie Safari auf dem Apples Webkit[23] basiert, kann das Interface darstellen.
Auf einem Desktop-Computer (Mac oder PC) lässt sich das neue Webinterface ausprobieren, wenn man Safari 5 einsetzt. Dazu ist zunächst das Entwicklermenü unter "Einstellungen - Erweitert" freizuschalten, siehe Bild 6[24]. Anschließend lässt sich unter "Entwickler - User Agent" der User Agent auf "Mobile Safari 3.2 - iPad" ändern. Danach surft man zur URL https://mail.google.com/a/mu/example.com, wobei example.com durch den eigenen Domainnamen zu ersetzen ist. Dann zeigt sich das iPad-Webinterface mit Lesebereich, siehe Bild 7[25].
Offensichtlich nutzt Google hier Funktionen, die nur unter Safari verfügbar sind. Allerdings gibt das zur Hoffnung Anlass, dass Google ein besseres Webinterface für jeden Browser bereitstellen wird, der Javascript unterstützt. Wenn ein eher kleiner Hersteller wie Zarafa das schafft, sollte Google das auch gelingen.
Offline Webmail
Recht innovativ ist das Feature, Mails auch offline im Browser lesen zu können. Dazu benötigt man Google Gears. Nutzer können auch dann auf E-Mails mit dem Browser zugreifen, wenn keine Verbindung mit dem Internet besteht. Erwähnenswert ist in diesem Zusammenhang, dass Google angekündigt hat, Gears nicht mehr weiterzuentwickeln[26]. Für Mac OS steht Gears erst gar nicht zur Verfügung.
Über kurz oder lang wird Offline-Webmail über eine andere Technologie realisiert werden müssen. Da sich die Standardisierungsgremien über HTML5 derzeit noch streiten[27], wird es vermutlich noch etwas dauern, bis ein ausreichender Mindeststandard in allen gängigen Browser implementiert ist.
ZDNet hat Offline-Webmail mit Internet Explorer 8, Firefox 3.6.6, Chrome 5.0.375 und SRware Iron 5.0.381 getestet. Dabei gab es keine Probleme. Benutzer müssen Offline-Webmail auf jedem Rechner, den sie verwenden, einzeln aktivieren, siehe Bild 8[28]. Um den Speicherbedarf auf der Festplatte zu reduzieren, lässt sich festlegen, dass nur neuere E-Mails für den Offline-Betrieb synchronisiert werden. Dabei lassen sich Zeiträume von 4 Tagen bis 5 Jahren einstellen.
Label statt Ordner
Anders als nahezu alle anderen E-Mail-Programme kennt Google Mail keine Ordner, sondern Label. Im Gegensatz zu Ordnern gibt es einige Unterschiede. Jede Mail kann mehrere Label besitzen. Eingehende Mails werden automatisch mit dem Label Posteingang versehen. Versendete Mails erhalten automatisch das Label Gesendet. Gleiches gilt analog für die System-Lables Entwürfe und Spam.
Durch das Labelkonzept ergibt sich die Möglichkeit eine Mail beispielsweise mit den Labeln Zu Bearbeiten und Rechnungen zu versehen. Wechselt man zum Label Zu Bearbeiten, sieht man alle Mails, wo es noch Handlungsbedarf gibt, unabhängig davon, ob es sich um eine Rechnung handelt oder nicht.
An dieses Konzept gewöhnt man sich schnell. Verwendet man allerdings ein Clientprogramm, muss dieses Label-Konzept auf Ordner abgebildet werden. Eine Mail mit den Label Zu Bearbeiten und Rechnungen erscheint im Client-Programm einfach in beiden Ordnern.
Man sollte daher nicht zu viele Label für eine Mail verwenden. Da das Clientprogramm das Labelkonzept nicht kennt, sofern es keine native Gmail-Unterstützung hat, befinden sich so viele Kopien einer Mail im Offline-Store, wie es Label gibt.
Das Labelkonzept erlaubt ferner keine Hierarchien. Dennoch lassen sich mit einem IMAP-Client Unterordner anlegen. Im Webinterface von Google-Mail erscheinen Unterordner allerdings auf einer Ebene mit Namen wie [Imap]/Privat/Freundin5/Dates. Durch die langen Labelnamen werden tiefere Hierarchieebenen im Webinterface abgeschnitten.
Mit einem Client wie Outlook können Nutzer wie etwa von Exchange gewohnt mit Google Mail arbeiten. Anders als mit dem Webinterface kann man mit dem Mausrad durch hunderte von Mails in einem Ordner scrollen.
Mit Google Apps Sync[29] lässt sich Outlook als nativer MAPI-Client mit Google Apps Mail einsetzen. Unterstützt sind Outlook 2003 und 2007. Im ZDNet-Dauertest mit einem echten Google-Apps-Konto funktionierte der MAPI-Provider auch mit Outlook 2010 ohne Probleme. Apps Sync liegt nur als 32-Bit-MAPI-Treiber vor, so dass die 64-Bit-Version von Outlook 2010 nicht genutzt werden kann.
Nach dem Start legt Apps Sync ein neues Outlook-Profil an. Das Hinzufügen von Apps Sync zu einem bestehenden Profil ist nicht möglich. Allerdings kann man später weitere E-Mail-Accounts zu dem neuen Profil hinzufügen. Das können auch Accounts aus alten Profilen sein.
Apps Sync bietet die Möglichkeit einer clientbasierten Migration alter Outlook-Profile, siehe Bild 9[30]. ZDNet hat neben Exchange ein Communigate-Profil[31] migriert. Auch das lief ohne Probleme. Diese Form der Migration ist jedoch nur für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, da sie an jedem Client-Rechner einzeln durchgeführt werden muss.
Der Praxistest wird ein 700 MByte großes Exchange-Profil migriert. Wichtig ist, dass das alte Profil zunächst vollständig synchronisiert wird, da Apps Sync die Migration von der OST-Datei und nicht vom Exchange-Server vornimmt. Eine Wartezeit entsteht nicht. Die eigentliche Migration findet im Hintergrund statt, wenn man das neue Apps-Sync-Profil startet. Die Mails aus dem alten Profil treffen nach und nach ein.
Bild 10[32] zeigt ein frisch migriertes Exchange-Profil unter Outlook 2010. Apps Sync arbeitet wie Exchange im "Cached Mode". Eine Unterscheidung zwischen Online- und Offline-Betrieb gibt es nicht. Bei einer Mailboxgröße von 700 MByte reagieren Outlook 2007 und 2010 flott. Zu Performance- oder Responseproblemen kommt es nicht. Im Info-Bereich der Taskleiste ist eine Ikone (Bild 11[33]), die auf Wunsch die Größe des Offline-Speichers begrenzt. Dann sind ältere E-Mails nicht offline verfügbar. Eine Begrenzung ist oft sinnvoll, da jedes Google-Apps-Konto bis zu 25 GByte an Speicher besitzt.
Outlook bietet natürlich den Usern die Möglichkeit, direkt nach der Migration so weiterzuarbeiten, wie sie es bisher unter Exchange gewohnt waren. Wer aber mit seinem Wechsel zu Google Apps viel Geld sparen möchte, sollte mittelfristig über einen anderen Client nachdenken.
Outlook beinhaltet immer eine Clientlizenz zu Microsoft Exchange, die man meist dadurch bezahlt, dass man eine Office-Version[34] mit Outlook kauft. Wer aus dem Office-Paket außer einem Mail-Client nur Word, Excel, Powerpoint und OneNote benötigt, sollte sich überlegen, die preiswerte Edition "Home and Student" zu erwerben.
Gängige Preissuchmaschinen zeigen dafür einen Preis um 100 Euro an. Für die "Home-and-Business-Edition" inklusive Outlook werden knapp 200 Euro fällig. Allerdings sollten größere Unternehmen ihre jeweiligen Kondition für Select- und EA-Lizenzen im Einzelfall überprüfen, um herauszufinden, ob und wie viel Geld sich sparen lässt. Über diese Lizenzen lassen sich nur die Editionen "Standard" und "Professional Plus" erwerben.
Das kostenlose Mozilla Thunderbird[35] ist ein idealer Client für Google Apps Sync. Er bietet Benutzern ein fast identisches Erscheinungsbild wie Outlook. Zudem ist es für Windows, Linux und Mac OS verfügbar, siehe Bild 12[36] bis Bild 14[37]. Insbesondere gut gelungen ist das Leopard-Skin für Mac OS X.
Allerdings ist Thunderbird nicht so leicht zu konfigurieren wie Outlook. Um überhaupt Kalenderfunktionalität zu bieten, muss das Add-on Lightning[38] installiert werden, das als Version 1.0 Beta vorliegt. Hinzu kommt ein Add-on für Google-Kalender[39], das nur in einer Version 0.7 vorliegt, seinen Dienst aber einwandfrei verrichtet, siehe Bild 15[40].
Weniger gut funktionieren Kontakte. Ein verfügbares Add-on für Google-Kontakte[41] in der Version 0.6.32 bereitet einige Probleme. So kommt es bei der Synchronisierung häufig zu doppelte Kontakten, was man auch von der Kombination Outlook und Exchange kennt. Außerdem werden viele Adressfelder nicht korrekt ausgewertet, siehe Bild 17[42]. Da hilft nur warten, bis eine produktiv nutzbare Version vorliegt. Außerdem ist die Darstellung der Kontaktinformation optisch nicht besonders ansprechend.
Das Anzeigen und Versenden von E-Mails im Rich-Text- oder HTML-Format hingegen steht Outlook in nichts nach. Zwar kann man nicht die gesamte Funktionalität von Word beim Schreiben von E-Mails nutzen, der Editor erfüllt jedoch seinen Zweck mehr als ausreichend, siehe Bild 18[43].
Mac-User benutzen häufig gerne die mitgelieferten Anwendungen von Mac OS X, allein schon deswegen, um ihren PC-Kollegen zu zeigen, dass man für Standardaufgaben wie E-Mail nicht erst ein Programm herunterladen muss. Doch auch die Funktionalität des Mac-Clients überzeugt. Wer einmal eine Suche mit Apple Mail durchgeführt hat, fragt sich, warum das unter Outlook nicht genauso schnell funktioniert.
Über IMAP lässt sich das Mac-Mailprogramm leicht einbinden, siehe Bild 19[44]. Wichtig ist nur, dass Administratoren eine eventuelle Migration von Exchange richtig vornehmen, damit nicht das bereits erwähnte Winmail.dat-Problem aus Bild 4[16] auftritt.
Ebenso problemlos ist die Einrichtung von iCal, siehe Bild 20[45]. Unter Snow-Leopard (Mac OS X 10.6.x) ist Google als Kalenderprovider explizit aufgeführt, so dass man außer seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort keine weiteren Informationen zur Einrichtung benötigt.
Apple stellt ab Mac OS 10.6 auch einen Adressbuchprovider für Google-Mail zur Verfügung. Bis einschließlich Mac OS X 10.5 war ein Synchronisieren über den Umweg[46] eines iPod-Touch oder iPhones mithilfe von iTunes möglich.
Anbieter von Mail-Diensten müssen heutzutage auch mobile Geräte unterstützen. So bietet Google Apps neben klassischen Diensten wie POP3 und IMAP auch das von Microsoft entwickelte Active Sync an. Dieses Replikationsprotokoll unterstützen die meisten modernen mobilen Geräte. Es ist zudem leicht zu konfigurieren und synchronisiert E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben und SMS, sofern das Mobilgerät mit allen diesen Elementen umgehen kann.
Da das zum Quasi-Standard für mobile Synchronisation gewordene Protokoll explizit für Windows Mobile entwickelt wurde, gibt es mit entsprechenden Geräten keine Probleme. Allerdings lässt sich nur ein ActiveSync-Konto konfigurieren. Wer etwa noch ein privates Konto synchronisieren möchte, muss ein anderes Protokoll wie IMAP wählen, was dazu führt, dass sich mit diesem Konto nur E-Mails, nicht aber Kontakte und Termine synchronisieren lassen. Android und iOS erlauben die Konfiguration beliebig vieler ActiveSync-Konten.
Neuere Windows-Mobile-Geräte versuchen anhand der E-Mail-Adresse die Konfigurationsparameter automatisch zu erkennen. Das funktioniert mit Google Mail nicht. Man kann daher die automatische Erkennung getrost abschalten, siehe Bild 21[47]. Auf dem nächsten Screen ist als "Exchange-Server" immer m.google.com einzutragen, siehe Bild 22[48].
Als Benutzernamen trägt man seine E-Mail-Adresse ein. Sobald man das @-Zeichen getippt, kann man für die Domain nichts mehr eintragen, siehe Bild 23[49]. Im letzten Konfigurationsscreen ist es wichtig, das Kontrollkästchen für Aufgaben beziehungsweise Tasks auszuklicken (Bild 24[50]). Das ZDNet-Testgerät mit Windows Mobile 6.5 weigert sich ansonsten, die Replikation mit dem Google-Server einzurichten.
Anschließend laufen Termine, Kontakte und E-Mails im Schneckentempo in die Datenbank ein. Auch HSDPA oder WLAN helfen nicht, da die langsame SQL-Mobile-Datenbank sehr lange braucht, die Elemente einzusortieren. Das Ergebnis ist jedoch letztendlich zufriedenstellend, siehe Bild 25[51] bis Bild 27[52].
iOS hat eine explizite Unterstützung für Google-Mail, die man einfach in den Einstellungen zum E-Mail-Konto aktiviert, siehe Bild 28[53]. Allerdings fehlt die Unterstützung für Kontakte, siehe Bild 29[54]. Das ist auf einem Gerät, das auch als Telefon genutzt werden soll, eher unpraktisch. Um nicht mit einer leeren Kontaktliste (Bild 30[55]) leben zu müssen, ist es eine Überlegung wert, die ActiveSync-Replikation (Microsoft Exchange) zu wählen.
Bild 31[56] zeigt, dass sich so auch die Kontakte replizieren lassen. Bild 32[57] zeigt, wie die Konfigurationsfelder ausgefüllt werden müssen. Als Server ist m.google.com einzutragen. Das Feld Domain lässt man einfach leer. Nach der Erstsynchronisation stehen E-Mails, Kalender und Kontakte zur Verfügung, siehe Bild 33[58] bis Bild 35[59].
Eine Kalender-Synchronisation mit Google-Mail ist erst ab iOS 4 verfügbar. Anwender früherer Versionen müssen auch für Kalender auf ActiveSync ausweichen.
Allerdings hat der ActiveSync-Provider in iOS ein Problem mit E-Mails, die in UTF-8 kodiert sind. Der Provider erkennt sie nicht richtig und stellt Umlaute und andere Nicht-ASCII-Zeichen falsch dar, siehe Bild 36[60]. Dieses Problem existiert nicht nur mit Google Mail, sondern auch mit Exchange-Servern.
Korrekte Umlaute gibt es nur mit dem Google-Mail-Provider, siehe Bild 37[61]. Allerdings lässt sich das Umlautproblem umschiffen. Man richtet einfach einen Google-Account und zusätzlich einen Exchange-Account ein, das nur die Kontakte synchronisiert. Dann werden die E-Mails mit dem richtigen Zeichensatz dargestellt und das Adressbuch wird ebenfalls gefüllt. Unter iOS 3 und früher, müssen auch die Kalender über ActiveSync repliziert werden.
Auch mit Android-Handys hat man die Wahl, die Synchronisation mittels eines Google-Kontos oder mittels Exchange-ActiveSync zu realisieren. Die Entscheidungsfindung ist allerdings komplizierter als mit einem iPhone, denn es hängt davon ab, welche Version des Google-Betriebssystems auf dem Handy installiert ist.
Wer Android 1.x nutzt, kann nur ein Google-Konto einrichten. Normalerweise hat man bereits ein privates Google-Konto auf seinem Device konfiguriert und dort beispielsweise Google-Checkout eingerichtet, um Apps im Market zu bezahlen. Dieses Konto lässt sich nicht ändern, außer man setzt sein Telefon komplett auf Werkseinstellungen zurück. Dabei gehen alle Daten verloren, die nicht auf der SD-Karte abgespeichert sind.
Da dies in den meisten Fällen nicht wünschenswert ist, kann man sich behelfen, indem man das Google-Apps-Konto via ActiveSync repliziert. Die Vorgehensweise ist analog zum iPhone. Man richtet ein Exchange-Konto ein.
Android 2.x unterstützt mehrere Google-Konten. Es ist grundsätzlich möglich, einfach ein zweites Google-Konto für die geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten. ZDNet hat allerdings gemischte Erfahrungen gemacht. Auf einem HTC Legend[62] mit Original-Firmware ließ sich kein zweites Konto einrichten. Die Einrichtung brach nach ein bis zwei Minuten ab.
Von ähnlichen Erfahrungen berichten zahlreiche Nutzer im Google-Support-Forum[63]. Die einzig bekannte Lösungsmöglichkeit besteht darin, das Handy auf Werkseinstellungen zurückzusetzen. Anschließend lassen sich auch mehrere Konten einrichten. Im ZDNet-Test wird nach der Rücksetzung zunächst ein Google-Apps-Konto und dann ein privates Gmail-Konto installiert. Dabei traten keine Fehler auf.
Auf einem HTC Desire[64] mit "gerootetem[65]" FroYo-ROM (Android 2.2) gibts es hingegen keine Probleme mit der Einrichtung eines zweiten Google-Kontos. Ein Rücksetzen des Handys ist nicht erforderlich.
Wer die Replikation des zweiten Google-Kontos lieber über ActiveSync realisieren möchte, muss zudem bedenken, dass die ActiveSync-Implementierung bis einschließlich Android 2.1 keine Kalender-Synchronisation unterstützt. Das geht erst ab Android 2.2, das für die meisten Telefone noch nicht verfügbar ist. Einige Modelle, vor allem von HTC, besitzen schon in früheren Versionen die Möglichkeit auch Kontakte per ActiveSync zu replizieren. Das muss im Einzelfall ausprobiert werden.
Wer sein Google-Apps-Konto nativ konfiguriert, muss seine E-Mails von diesem Konto mit dem Google-Mail-Programm lesen und nicht mit dem Standard-E-Mail-Programm, siehe Bild 40[66]. Das führt allerdings zu dem Problem, dass die meisten E-Mail-Widgets das Google-Mail-Programm nicht unterstützen. Widget-Fans müssen auf eine kostenpflichtige Lösung, etwa Pure Messenger[67], zurückgreifen. Es läuft allerdings nur mit installiertem K9-Mail for Pure Messenger[68].
Gegenüber dem Standard-E-Mail-Programm hat Google Mail (Bild 41[69]) den Vorteil, dass es nicht nur E-Mails synchronisieren kann, sondern auch in der Lage ist, bei bestehender Internetverbindung, dynamisch Mails nachzuladen. Wer beispielsweise konfiguriert hat, dass die E-Mails der letzten vier Tage synchronisiert werden sollen, kann mit dem Standard-E-Mail-Programm auch nur diesen Zeitraum lesen. In Google Mail scrollt man einfach weiter und das Programm lädt weitere E-Mails nach.
Termine und Kontakte laufen in den Standard-Kalender (Bild 42[70]) und die Standard-Kontakte (Bild 43[71]). Sie können mit allen Widgets und Programmen, etwa aus der Telefon-App heraus benutzt werden.
Als Fazit lässt sich nur feststellen, dass jeder Nutzer je nach Endgerät selbst entscheiden muss, welche Replikationsmethode für ihn die geringere Einschränkung mit sich bringt.
Die ActiveSync-Replikation muss von einem Google-Apps-Administrator freigeschaltet werden. Diese Einstellung ist global und gilt für alle Benutzer. Bild 44[72] zeigt die von ZDNet empfohlenen Einstellungen. Auf den ersten Blick erscheint es sinnvoll, eine Verschlüsselung auf dem Device zu erzwingen und ein sogenanntes "strong" Passwort vorzuschreiben.
Bei dem Passwort handelt es sich jedoch um ein Verschlüsselungs-Passwort, das zusätzlich zum Zugangs-Passwort nötig ist. Es muss jedes Mal eingegeben werden, wenn das Device aus dem Standby kommt, sprich wenn das Gerät den Bildschirm abgeschaltet hat und wieder aktiviert wird. Das ist für die Benutzer unkomfortabel, insbesondere wenn sie gezwungen werden, ein Passwort wie t6%UZ$1 über ein Softwarekeyboard einzugeben. Ein solches Passwort dürften sich Benutzer grundsätzlich auf die Rückseite ihres Handys kleben.
Administratoren werden daher die versprochene zusätzliche Sicherheit bei Diebstahl des Gerätes nicht erreichen. Nutzer werden über kurz oder lang andere Synchronisierungsmechanismen, wie natives Google-Mail oder IMAP verwenden. Sie lassen sich zwar vom Administrator abschalten, jedoch können dann auch Clients wie Mac Mail oder Thunderbird nicht mehr genutzt werden.
Es ist daher besser, die Nutzer nicht mit ständigen Passwort-Eingaben zu quälen. Zudem muss bedacht werden, dass Handy-Diebe fast immer auf die Hardware aus sind und nicht auf die E-Mails des rechtmäßigen Besitzers.
Sicherheitsbewusste Unternehmen sollten daher nach einer anderen Lösung suchen, etwa Wavesecure[73], um nach einem Diebstahl den Zugang zu den Daten zu verhindern. Da Handydiebe in der Regel als erstes die SIM-Karte austauschen, um nicht geortet werden zu können, bietet Wavesecure einen geeigneten Schutz dadurch, dass das Telefon bei einem Tausch der Karte unbenutzbar gemacht wird. Ferner lässt sich ein gestohlenes Telefon per SMS unbrauchbar machen. Es kann erst wieder in Betrieb genommen werden, wenn man einen Entsperrcode eingibt.
Für Unternehmen, die bereit sind, ihre E-Mail-Infrastruktur einem Dienstleister wie Google anzuvertrauen, ist Google Apps eine interessante Lösung, die zahlreiche Plattformen als Clients unterstützt, auch wenn es mit manchen Betriebssystem, Client-Programmen und Handys noch Einschränkungen gibt.
Gegenüber Microsoft Exchange ist die Client-Unterstützung von Google Mail allerdings deutlich besser. Das gilt beispielsweise für das kostenlose E-Mail-Programm Thunderbird, das im Zusammenspiel mit einem Exchange-Server nur mit Einschränkungen genutzt werden kann.
Konkurrent Microsoft bietet ein ähnliches Angebot[74] für Mail-Hosting auf Basis von Exchange an. Da nur Outlook oder Entourage als vollwertiger Client genutzt werden können, zahlen Unternehmen jedoch über die Outlook- oder Entourage-Lizenz im Endeffekt mehr Geld.
Hinzu kommt, dass Google mit Google Groups und Google Sites ohne Mehrkosten eine Funktionalität bietet, die mit Microsoft Sharepoint vergleichbar ist. Das kostet bei Microsoft einen Aufpreis von 53,64 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Nutzer und Jahr.
Allerdings hinkt der Vergleich zwischen Sharepoint und Google Sites. Während man E-Mails leicht migrieren kann, können bestehende Sharepoint-Anwendungen nicht einfach zu Google Sites umgezogen werden. Sie müssen aufwendig portiert werden.
Unternehmen, die zahlreiche Anwendungen auf Basis von Sharepoint einsetzen, kommen davon nicht ohne erheblichen Aufwand weg. Für den umgekehrten Fall gilt dasselbe. Beide Plattformen sind hochgradig proprietär. Das sollte bei der Entwicklung von Anwendungen für Google Sites oder Sharepoint immer berücksichtigt werden.
Administratoren können eine E-Mail-Infrastruktur in wenigen Minuten aufsetzen. Die Ersteinrichtung inklusive zweier Testbenutzer ist im ZDNet-Test in weniger als 30 Minuten abgeschlossen. Begriffe wie MX-Record oder Sender Policy Framework sollten allerdings keine Fremdworte sein.
In größeren Installationen wird das Verwalten von Benutzern mittels dem webbasiertem Admin-Interface allerdings nahezu unmöglich. Google bietet zwar auch ein API für Administratoren an. Die Clientanwendungen zur Administration muss man sich jedoch derzeit noch selbst schreiben.
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