Angebote zur Druckkostenreduzierung richteten sich lange nur an Großunternehmen. Das ändert sich gerade. Die Anbieter entdecken den Mittelstand - und der hat viele Gründe, sich entdecken zu lassen. ZDNet gibt einen Überblick.
Das vielbeschworene papierlose Büro ist und bleibt trotz der sich seit vielen Jahren ähnelnden Prophezeiungen von Analysten, Marktforschern und Anbietern von Lösungen für Workflow und Dokumentenmanagement ein Traum. Das ist inzwischen auch bekannt. Was weniger bekannt ist: Das Büro mit Papier ist ein Alptraum – zumindest aus Sicht derjenigen, die für die Kosten verantwortlich sind.
Warum das noch nicht zu einem Aufschrei in den Unternehmen geführt hat? Die Antwort ist einfach: Es gibt in der Regel niemanden, der seinen Kopf dafür hinhalten muss. Arbeitsplatzdrucker sind inzwischen so günstig, dass sie von Abteilungen aus der Portokasse beschafft werden. Verbrauchsmaterial wird von der Sekretärin beim Bürofachversand bestellt und in unterschiedlichen Schränken und Regalen gehortet. Papierstau und kleinere technische Probleme werden von irgendeinem Kollegen gelöst, der sich dazu berufen fühlt – und erst wenn der das Gerät gründlich demoliert hat, gehen hilflose Anrufe beim Helpdesk ein, der mit Halbwahrheiten über die Ursachen der Probleme abgespeist wird.
Die Folge: Die tatsächlich entstehenden Kosten sind kaum nachvollziehbar, stehen als solche bei niemandem im Budget und stören daher auch niemanden. Außer vielleicht das Unternehmen als Ganzes. Denn, wie mehrere Studien und Untersuchungen nachweisen, macht auch beim Drucken Kleinvieh Mist. Eine Studie im Auftrag von Lexmark[1] hat diese Behauptung bereits im Dezember 2007 mit deutlichen Zahlen untermauert – wesentlich geändert haben dürfte sich inzwischen kaum etwas.
Laut der Studie entsprechen die Druckkosten durchschnittlich sechs Prozent des Gesamtumsatzes der befragten Unternehmen. Die Arbeitnehmer schätzten, dass eine von fünf Seiten unnötig gedruckt wird. Und rund zwei Drittel der Beschäftigten könnten sich vorstellen, das von ihnen erzeugte Druckvolumen um 30 Prozent zu reduzieren, ohne dass ihre Produktivität darunter in nennenswerter Weise leiden würde.
Riesiges Potenzial für die Anbieter
Warum die Einsparpotenziale in den Druckerlandschaften nicht erschlossen werden, hat Ende vergangenen Jahres IDC[2] etwas über 500 Unternehmen gefragt. Laut der Studie Studie "Print Management & Document Solutions - Status quo und Trends in Deutschland 2009" ist "Print Management" für rund drei Viertel der Unternehmen noch kein Thema. Nur jedes siebte Unternahmen nutzt sogenannte "Document Solutions". Unter Print Management und Document Solutions fassen die Marktforscher Hardware, Software und Services zusammen, die dazu dienen, die Druck- und Dokumentenverarbeitung zu optimieren.
Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC (Bild: IDC).
IDC hat auch die Gründe für die geringe Akzeptanz ermittelt: Die Unternehmen glauben nicht an große Kosteneinsparungen durch den Einsatz von Print Management und Document Solutions. Außerdem fehlt es am Budget und den notwendigen Ressourcen, um das Thema in Angriff zu nehmen. Nicht zuletzt mangelt es an der Unterstützung durch die Geschäftsleitung.
Das ist ein Fehler, meint Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie. Denn bei den Firmen, die das Thema bereits in Angriff genommen haben ist die Hoffnung auf niedrigere Kosten der dominierende Antriebsfaktor. Und diese Erwartung wird erfüllt: 84 Prozent derjenigen Unternehmen, die bereits Print-Management-Lösungen realisiert haben, sind mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden. Rund ein Drittel der Befragten konnte die Druckkosten um bis zu 15 Prozent senken, weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent und zehn Prozent schafften sogar über 30 Prozent. Es lohnt sich also durchaus, sich mit dem Thema zu beschäftigen.
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In der IDC-Befragung konnten immerhin 29 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen in den Firmen, die Print-Management-Lösungen oder Document Solutions eingeführt haben, keine Einschätzung zu den realisierten Druckkosteneinsparungen abgeben. "In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print Management und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen", sagt IDC-Analyst Kraus.
Der Drucker ist für die meisten Büroangestellten nach dem Desktop-PC oder dem Laptop das Arbeitsmittel, das ihnen am nächsten ist. Und ebenso wenig wie sie sich bei der Gestaltung und Nutzung des PCs reinreden lassen wollen, sind sie bereit, sich Vorschriften über die Druckernutzung machen zu lassen: Sie befürchten einen Verlust an Komfort und Status und wehren sich mit allen erdenklichen Mitteln gegen Veränderungen.
So nannten in der IDC-Befragung als "interne Hemmfaktoren", die eine Umsetzung behindert hätten, fast ein Viertel der Unternehmen die Bequemlichkeit der Anwender und das mangelnde Interesse der Fachabteilungen. An zweiter Stelle kommt der Ressourcenmangel der IT-Abteilung. Der steht in direkter Beziehung zu dem am häufigsten genannten "externen Hemmfaktor": Die Implementierung sei zu aufwändig.
Ausrede Ressourcenmangel
Laut IDC beinhaltet professionelles Print Management ein ganzes Bündel von Maßnahmen. Kernbestandteile sind jedoch eine umfassende Ist-Analyse, die Entwicklung einer Druckstrategie sowie das Asset Management. Die Erfassung der vorhandenen Infrastruktur ist zwar mühsam, aber eben unverzichtbarer Bestandteil, denn nur mit den dadurch gewonnenen Daten lassen sich Verbesserungen anregen und - ganz wichtig – später auch als Erfolg erkennen.
Die Entwicklung einer Druckstrategie klingt anspruchsvoll, muss es aber nicht zwangsläufig auch sein. Denn dazu gehört auch schon festzulegen, ob es Bereiche gibt, in denen sich Duplexdruck voreinstellen lässt, inwieweit Mitarbeiter Zugriff auf Farbdrucker benötigen oder welche Formate genutzt werden sollen - etwa wann A3 sinnvoll ist[4], und wann darauf verzichtet werden kann.
Außerdem zeigt die IDC-Umfrage, dass ein Argument gegen die Druckoptimierung – Ressourcenmangel bei der IT-Abteilung – nicht wirklich aufrecht zu erhalten ist. Denn die beiden am häufigsten umgesetzten Maßnahmen in den Firmen, die das bereits hinter sich haben, sind die Optimierung bei Wartung und Support sowie beim Helpdesk - also klassische Aufgaben, die sonst die IT-Abteilung belasten. Die am häufigsten geplanten Maßnahmen zielen auf die Gerätekonsolidierung- und standardisierung sowie die automatische Bestellung von Verbrauchsmaterial.
Während man sich relativ gut vorstellen kann, was sich hinter dem Begriff Print Management verbirgt, ist das beim zweiten von IDC benutzten Schlagwort - Document Solutions – schon schwieriger. Kurz gesagt geht es dabei weniger um die Geräte, als um die Behandlung von digitalisierten und auszudruckenden Dokumenten.
Dazu gehört die Digitalisierung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten in digitalisierter Form ebenso wie die Erstellung und Bearbeitung elektronischer Formulare, die Verbesserung von Arbeitsabläufen bei denen viele Dokumente genutzt werden, sicheres Drucken, die Frage der Authentifizierung sowie das sogenannte Enterprise Output Management.
Gartners "Magic Quadrant" für Managed Print Services, bezogen auf die Anforderungen weltweit agierender Unternehmen. Der deutsche Mittelstand hat deutlich mehr Auswahl (Grafik: Gartner).
Obwohl alle diese Fragen erst in zweiter Linie mit den genutzten Geräten zu tun haben, gilt es sie doch schon bei der Konzipierung einer Druckstrategie und der Geräteauswahl zu berücksichtigen. Denn wenn später Änderungen notwendig sind, weil benötigte Funktionen nicht unterstützt werden, kann dies teuer und aufwändig werden.
Bei den von IDC befragten Firmen, die Document Solutions umgesetzt haben, stehen Digitalisierung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten an erster Stelle. Als dokumentenintensive Prozessen mit dem größten Potenzial für Effizienzsteigerungen sehen die Befragten die Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen – also Auftragseingang, die Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Abläufe in Lager, Logistik und Versand sowie die Rechnungsstellung.
Das Ziel von Document Solutions ist daher auch erst an zweiter Stelle die Reduzierung von Kosten. An erster Stelle stehen ein effizienterer Workflow und verbesserte Geschäftsprozesse. Ebenfalls wichtig ist den Firmen die verkürzte Durchlaufzeit von Dokumentenprozessen. Weniger Ausdrucke bezahlen zu müssen zählt nicht einmal für jedes fünfte Unternehmen zu den wichtigsten Antriebsfaktoren für die Umsetzung von Document Solutions.Document Solutions und Print Management haben also ähnliche Probleme: Währen beim Print Management die Bequemlichkeit der Nutzer beziehungsweise das mangelnde Interesse der Fachabteilungen bremst und die Umsetzung als zu aufwändig erachtet wird, sind bei Document Solutions das fehlende Budget und der erwartete Implementierungsaufwand die größten Hemmfaktoren. Beides mal lässt sich das auf einen Nenner reduzieren: Der Erfolg der Maßnahme für die direkt Beteiligten ist geringer als für das Gesamtunternehmen.
Solange sich die Geschäftsführung des Themas nicht annimmt und dessen Umsetzung im Interesse des großen Ganzen eindringlich verlangt, werden die Teilbereiche sich hüten, sich zusätzliche Arbeit und Kosten aufzuladen. Aber selbst wenn die Geschäftsleitung geschlossen hinter dem Projekt steht, ist und bleibt die Einführung von Print Management und Document Solutions eine undankbare Aufgabe. Was läge daher näher, als sie an einen externen Dienstleister zu vergeben?
Genau das empfiehlt IDC auch. Und es scheint weitgehend zu funktionieren. Von den befragten Firmen sind über zwei Drittel mit der Zusammenarbeit mit externen Anbietern "im Grunde zufrieden", ein Viertel ist sogar "sehr zufrieden". Nur sieben Prozent sind unzufrieden. Vielleicht sind das die, die auf den Preis zu viel Wert gelegt haben – obwohl er bei allen Befragten das wichtigste Auswahlkriterium darstellt.
Der Großteil der deutschen Unternehmen nutzt heute weder Print Management (drei Viertel) noch Document Solutions (fünf Sechstel) – und das, obwohl Konzepte für Managed Print Services und vergleichbare Angebot seit gut zehn Jahren am Markt angeboten werden. Die Gründe dafür sind, dass das Einsparpotenzial unterschätzt und der Einrichtungsaufwand als zu hoch angesehen wird. Außerdem scheint es vielfach noch als Thema zu gelten, das lediglich für große Firmen releavnt ist. Im Mittelstand liegen die Zahlen zur Durchdringung wahrscheinlich noch unter den oben genannten.
Die Auswahlkritrien für externe Dienstleister der Firmen, die sich bereits für Print Management und Document Solutions entschieden haben, sortiert nach Relevanz von oben nach unten (Grafik: IDC).
Angesichts des großen, brachliegenden Marktes ist es kein Wunder, dass sich die laut Gartner bei Managed Print Services weltweit führenden beiden Firmen – HP[5] und Xerox[6] – inzwischen auch verstärkt um mittlere und kleine Unternehmen bemühen.
Xerox bietet seine Managed Print Services seit Herbst vergangenen Jahres unter dem Namen "Xerox Print Services" über Partnerfirmen auch kleinen und mittleren Unternehmen an. HP hat ebenfalls im Herbst 2009 mit "HP Managed Enterprise Solutions" weltweit eine neue Geschäftseinheit eingerichtet. Außerdem wurde das Mittelstandgeschäft verstärkt ins Visier genommen. Dabei sollen eine extra dafür abgestellte Vertriebsmannschaft und entsprechende Programme für die HP-Vertriebspartner helfen.
30 Prozent sind durchaus erreichbar
In seinem Bemühen um Marktanteile verspricht HP sogar eine "Printing Payback Garantie" für gewisse Kunden seiner Sparte Managed Enterprise Solutions. Je nach Ausgangssituation und Umsetzungsgrad garantiert der Konzern damit Einsparungen beim Drucken bis zu 30 Prozent. Das, so die Mitbewerber, sei so spektakulär aber gar nicht. Sie würden das für ihre Kunden in der Regel auch erreichen. Beispielsweise rechnet auch Kyocera[7] mit seinen eben erst gestarteten "Managed Document Services" Kunden vor, dass sie durch Standardisierung und Konsolidierung Budgetentlastungen zwischen 25 und 30 Prozent erreichen können.
Wichtig ist es eigentlich nur, den ersten Schritt zu tun: Einen Dienstleister – sei es nun der Hersteller selbst oder ein erfahrenes Systemhaus - mit einer Analyse des aktuellen Zustands und des tatsächlichen Bedarfs zu beauftragen. Daraus ergibt sich dann schrittweise alles andere. Erste Einsparungen lassen sich bereits durch die geordnete Beschaffung zu ersetzender Hardware erreichen – die entweder geleast oder gekauft sein kann. Radikale Umstellungen verlangt heute kein Hersteller mehr, eigentlich sind alle bereit, Service auch für Wettbewerbsprodukte zu leisten.
Allmähliche Umstellung möglich
Daraus ergibt sich fast automatisch auch die Übernahme von Support und Helpdesk durch den Lieferanten sowie die – im günstigsten Fall automatisierte – Beschaffung von Verbrauchsmaterial und der Austausch von veralteten oder defekten Geräten. Wer geschickt verhandelt, holt zudem das für sein Unternehmen beste Zahlungsmodell – entweder nach Verbrauch oder über Pauschalen – heraus. Dass er dann im Anschluss nur noch eine Rechnung für alle druckbezogenen Kosten erhält erlaubt ihm, diese weitaus besser zu kontrollieren.
Firmen, die ihre IT-Abteilung so entlastet haben gehen dann laut IDC in der Regel in einer zweiten Phase daran, Abläufe mit hohem Aufkommen an Dokumenten zu optimieren. Dafür werden sie dann nicht nur mit weiteren Einsparungen belohnt, sondern auch mit reibungsloseren und schnelleren Geschäftsprozessen. Zwar führt auch das sicher nicht auf direktem Weg zum papierlosen Büro, aber es kann den Alptraum Papier im Büro beenden.
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