Die bisher auf "Ablage" ausgerichtete DMS-Technologie muss auf "Zugriff" umgeschaltet werden, meint Scalaris-Manager Philipp Sander im Interview mit ZDNet. Denn ECM sei kein Selbstzweck. Wertvoll sei erst die rechtzeitig zur Verfügung stehende Information.
Im digitalen Zeitalter stoßen die gewohnten Strategien der Informationsverwaltung an ihre Grenzen. Das muss erst einmal gar nichts mit Enterprise 2.0, Informationsgesellschaft, neuen Formen der Zusammenarbeit oder anderen Schlagworten zu tun haben. Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung beim deutschen Anbieter Scalaris[1] meint, mittel- bis langfristig sollten sich Unternehmen schon allein aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen von der bisher üblichen Verwaltung, Suche und Wiederherstellung von Daten verabschieden.
Seiner Ansicht nach benötigen Firmen eine Organisation mit geringerer Komplexität: Mitarbeiter müssten die für ihre Aufgabenstellung relevanten Informationen einfach und schnell nutzen können - ganz egal wo und in welcher Form die Daten vorgehalten werden. "Wissen ist der zentrale Wettbewerbsfaktor unserer Zeit und die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Nur wer die Fakten kennt, ist auch in der Lage, Gefahren und Chancen einzuschätzen und schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen."
Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung beim deutschen ECM-Anbieter Scalaris (Bild: Scalaris).
ZDNet: Was kritisieren Sie denn konkret an den heute gängigen Konzepten?
Sander: Enterprise Content Management ist heute durch Insellösungen geprägt: ERP- und CRM-Systeme oder Kommunikationsanwendungen wie E-Mail und Internet unterstützen die operativen Geschäftsprozesse. Complianceorientierte Infrastrukturen, etwa Archivsysteme, sorgen parallel für den rechtskonformen Schutz der gespeicherten Inhalte.
Leider betreibt jeder Fachbereich seinen Informationsspeicher isoliert: Mitarbeiter aus Personal, Recht, Marketing und Einkauf nutzen ihre jeweilige DMS-Lösung für die Verwaltung der abteilungsbezogenen Daten. Benötigte Informationen, die nicht in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen, werden dann entweder bei den Kollegen angefordert oder in den entsprechenden Geschäftsanwendungen und Archiven mühsam recherchiert. Der einzelne Mitarbeiter muss Speicherorte und -systematik also grundsätzlich sehr gut kennen, um relevante Daten bei Bedarf überhaupt aufzufinden.
Eine solche Organisation ist nicht nur zeit- und kostenaufwändig, sondern zugleich riskant, denn es ist schier unmöglich, die Kontrolle über die Masse der relevanten Informationen zu behalten. Zugleich lähmen langwierige Recherchen die Geschäftsprozesse und wesentliche Informationen können leicht übersehen werden.
ZDNet: Welche Trends sehen Sie für die nahe Zukunft?
Sander: Die klassische ECM-Sicht konzentriert sich nur auf die interne Datenbasis. In vielen Aufgabenstellungen reicht dieses Wissen aber nicht aus. Denn die international agierenden Konzerne werden zunehmend mit vielfältigen Geschäftsrisiken konfrontiert, etwa der Verwicklung in Geldwäsche, Terrorismus oder Korruption. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss das Unternehmen auch Trends und Chancen frühzeitig erkennen. Erst die systematische Analyse spezifischer externer Informationen und aktueller Nachrichten über Märkte, Produkte, Organisationen, Personen und deren Verbindungen geben Entscheidungsträgern das erforderliche Wissen an die Hand.ZDNet: Ihr Unternehmen wirbt mit dem Schlagwort "Next Generation DMS". Was verstehen Sie darunter?
Sander: Es handelt sich dabei um einen Lösungsansatz, der ein grundsätzliches Umdenken erfordert. Während sich bisher alles um den Aufbau komplexer Strukturen und die bereichsspezifische Organisation von Daten drehte, liegt der Fokus unserer Ansicht nach künftig auf der unternehmensweiten Suche.
Zentrales Thema unseres "Next Generation DMS" ist daher eine ausgefeilte "Enterprise-Search"-Technologie, unter deren Dach gewissermaßen die gesamte ECM-Infrastruktur beheimatet ist. Sie schlägt eine Brücke zwischen den unterschiedlichen Datenrepositories und ermöglicht integrierte Recherchen in beliebigen internen und externen Informationsquellen. Die DMS-Anwendung dient quasi als benutzerfreundliche Oberfläche für den Zugriff auf die für den Anwender relevanten Inhalte der unternehmensweiten Wissensbasis.
ZDNet: Wie stellen Sie sich den Übergang zur "nächsten" DMS-Generation vor?
Sander: Langjährige Mitarbeiter bevorzugen in der Regel die strukturierte Suche über Baumstrukturen. Sie kennen ihre Organisation gut und wissen meist, wo sie die geeigneten Daten finden. Aufgrund der zunehmenden Datenflut wird es allerdings schwieriger, den Überblick zu behalten. Relevantes ist zudem oft über zahlreiche Speicherorte verstreut.
Die Intelligenz der unstrukturierten Suche ist daher ein zentrales Merkmal der nächsten DMS-Generation. Sie orientiert sich am benutzerfreundlichen Google-Prinzip mit einfachen und erweiterten Optionen. Der User stellt eine Anfrage an das System, woraufhin alle angeschlossen Quellen automatisch gescannt werden. Um Strukturen und Abläufe hinter der Suchmaske braucht sich der Anwender nicht zu kümmern.
Heute sind die für ein Unternehmen relevanten Informationen natürlich weltweit zu suchen und zu finden. Next Generation DMS muss daher auch eine "internationale Suche" unterstützen, beispielsweise durch ein ausgefeiltes Name-Match-System. Ein solches sollte phonetische, kulturelle und geographische Varianten, Fremdsprachen, unterschiedliche Schreibweisen und Namenssynonyme automatisch erkennen.
ZDNet: Wie sähe ein Anwendungsbeispiel dafür in der Praxis aus?
Sander: Ein sehr plakatives Beispiel sind Rechtsstreitigkeiten. Kläger und Angeklagter müssen Beweise schwarz auf weiß präsentieren und zu diesem Zweck riesige Datenmengen möglichst schnell wiederherstellen. Das bindet oftmals über Monate personelle Ressourcen und fügt dem Unternehmen mehrere Millionen Euro Schaden zu. Denn jeder Speicherort ist isoliert zu betrachten und muss manuell durchsucht werden. Next Generation DMS dient in diesem Fall als zentrale Rechercheplattform, die automatisierten Suchprozesse stellen die relevanten Daten zuverlässig und schnell zur Verfügung.
ZDNet.de: Und wie stellen Sie sich die Nutzung externer Informationsquellen vor?
Sander: Führungskräfte großer und mittelständischer Unternehmen stehen weltweit vor der Frage, wie sie sich vor riskanten Investitionsprojekten, vor Korruption, Betrug oder dubiosen Geschäften im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismus schützen können.
Dafür müssen sie sich vorab ein vollständiges und aktuelles Bild über die jeweilige Situation verschaffen können. Dazu benötigen sie spezifische Informationen und News für ihre konkreten Fragestellungen. Diese werden von zahlreichen kommerziellen Content Providern angeboten. Sie sollten über die Next Generation DMS Anwendung in das unternehmensweite Informationsmanagement integriert sein.
ZDNet.de: Können Sie auch hier ein Praxisbeispiel geben?
Sander: Finanzdienstleister und andere risikoexponierte Branchen sind beispielsweise per Gesetz verpflichtet, potenzielle Kunden und Geschäftspartner gründlich zu überprüfen. Dazu nutzen sie spezialisierte externe Datenbanken wie World-Check oder Dow Jones Factiva. Diese liefern aktuelle Fakten über "Untersuchungsobjekte", die für das Unternehmen gefährlich sein könnten.
Aktuelles externes Wissen optimiert aber auch Personalentscheidungen. Die fortlaufende Analyse deckt sowohl "Schwarze Schafe" als auch "High Potentials" auf. Entscheidungen werden faktenbasiert, fair und richtig getroffen. Und das Marketing profitiert vom Zugriff auf aktuellste Informationen über Marktentwicklungen und Aktivitäten der Mitbewerber. Unternehmen können so die Wahrnehmung ihrer Organisation und Produkte kontrollieren und ihre Kommunikationskampagnen anpassen.
ZDNet.de: Das bedeutet aber, dass ganz unterschiedliche Abteilungen das DMS nutzen.
Sander: DMS-Anwendungen der nächsten Generation sind maßgeschneidert für die Arbeitsprozesse der einzelnen Abteilungen. Und sie dienen zugleich als fachspezifische Brille, die dem einzelnen Mitarbeiter eine gewisse Sicht auf die unternehmensweite Wissensbasis gewährt. Denn erst Berechtigungskonzepte sorgen für den Schutz der vertraulichen Informationen. Zugriffsrechte sind sowohl auf Ordner- als auch Dokumentenebene zu definieren.
Am Vertragsmanagement lässt sich anschaulich aufzeigen, wie die Anforderungen an eine maßgeschneiderte DMS-Lösung der nächsten Generation aussehen: In der Regel verwalten Unternehmen zahlreiche Miet-, Agentur- und Leasingverträge oder Versicherungspolicen. Eine DMS-Anwendung muss die Verwaltung all dieser Dokumente unterstützen. Prozesse sind so weit wie möglich zu automatisieren, damit beispielsweise kein Datum für eine fristgerechte Kündigung übersehen wird. Zugleich sollten alle mit dem Vertrag befassten Personen auf die relevanten Dokumente zugreifen können. So steht etwa der Vertrag mit der PR-Agentur ohne jeglichen Aufwand den Mitarbeitern aus der Buchhaltung, der Rechtsabteilung und dem Marketing zur Verfügung.
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