Ein Großteil der Mitarbeiter nutzt die meiste, ihnen vom Unternehmen auf den Arbeitsplatzrechner installierte Software, nur sporadisch oder gar nicht. Vielen würde Browser, Textverarbeitung und ein E-Mail-Client vollkommen ausreichen, so das Ergebnis einer Forrester-Umfrage in den USA.
Forrester Research[1] hat eine Reihe von Vergleichen zur Ausstattung von Arbeitsplatzrechnern veröffentlicht, in denen aufgedeckt wird, was die am PC beschäftigten Mitarbeiter in der Regel brauchen und benutzen und was nicht. Das ernüchternde Ergebnis gleich vorweg, in wenigen Worten zusammengefasst: Auf den Rechnern der Angestellten befindet sich viel zu viel Technologie und es werden viele Lizenzen umsonst bezahlt. Einem Großteil würden ein Browser, ein E-Mail-Client und ein paar einfache Social-Networking-Tools ausreichen.
Zugegeben: Der Bericht[2] legt die Arbeitsgewohnheiten US-Amerikanischer Angestellter zugrunde. Die mögen sich in großen Teilen von denen europäischer und deutscher Mitarbeiter unterscheiden. Die Tendenz ist jedoch eindeutig und lässt sich durchaus auch auf deutsche IT-Landschaften übertragen: Software löst nicht jedes Problem, schafft aber viele.
In seiner Studie hat Forrester Details zur PC-Nutzung, dem Einsatz mobiler Geräte und der dazugehörigen Software sowie dem Einsatz von Web-2.0-Technologien in Firmen erhoben. Befragt wurden dazu gut 2000 sogenannte Information Worker von amerikanischen Firmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. Von den Befragten nutzen gut ein Drittel Notebooks, zwei Drittel arbeiten an Desktop-Rechnern. Lediglich elf Prozent benutzen Smartphones. Ingesamt sehen 57 Prozent der Befragten Technologie positiv, 43 Prozent haben eine skeptische Grundhaltung.
Die meistgenutzten Programme
Die vier am häufigsten verwendeten Programme sind E-Mail-Clients, Textverarbeitung, Webbrowser und Tabellenkalkulation. Das überrascht nicht besonders. Interessant ist aber, dass auch bei dieser gängigen Bürosoftware die Nutzungsgrade stark variieren. Zwar verwenden 60 Prozent der Umfrageteilnehmer täglich ein Textverarbeitungsprogramm, aber nur 42 Prozent erstellen damit auch täglich Dokumente.
Während nur jeder Zehnte ein Smartphone von seinem Arbeitgeber gestellt bekommt, nutzt jeder Dritte sein privates Smartphone auch für die Arbeit. 21 Prozent wünschen sich E-Mail-Zugriff auch außerhalb des Büros, 15 Prozent möchten dazu gerne ein Smartphone nutzen.
Die vielgelobte Kollaborationssoftware wird von den meisten Befragten mit Nichtachtung bestraft. 87 Prozent setzen nach wie vor auf E-Mail - als zugegeben ungeeignetes, aber meist genutztes Tool -, um mit anderen zu kommunizieren. Software für die bessere Zusammenarbeit ist zwar für Mitarbeiter wichtig die in – oft über mehrere Standorte verteilten – Teams arbeiten, aber die Verbreitung solcher Programme hält sich in Grenzen. Beispielsweise nutzt derzeit nur jeder vierte Webkonferenzen.
Unterschiede zwischen den Generationen
Auch zu der jüngeren Generation der Mitarbeiter, die laut anderen Studien[3] ausgehend von ihrer privaten IT-Nutzung enorme Veränderungen in die Unternehmen tragen sollen, hat Forrester Erkenntnisse gewonnen. Demnach halten sich die Veränderungen (noch) in Grenzen. Zwar nutzen die jüngeren (18 bis 29 Jahre) Informationstechnologie privat ganz anders als Menschen zwischen 30 und 43, aber am Arbeitsplatz fügen sie sich überwiegend in vorhandene Strukturen. Beispielsweise nutzen 60 Prozent der Mitarbeiter unter 30 Jahren privat Social-Networking-Tools, aber nur 13 Prozent setzen diese auch für die Arbeit ein. Damit ist die berufliche Nutzung dieses Kommunikationsweges nicht weiter verbreitet als bei den Älteren.Forrester-Analyst Ted Schadler empfiehlt[4] IT-Verantwortlichen daher, sich einmal genau anzuschauen, welche Anwendungen die Mitarbeiter ihres Unternehmens wie intensiv nutzen, sprich, wie wichtig diese Anwendung für sie tatsächlich ist. Mit den daraus gewonnen Daten ließe sich dann die Diskussion mit den Anbietern über Lizenzkosten- und zahlen ganz anders führen. Aber auch hinsichtlich der in vielen Firmen laufenden Überlegungen zu Desktop-Virtualisierung[5], neuen Mobilitätskonzepten und Zugriffsrechten auf Firmenressourcen hält Schadler eine quantitative Erhebung in den Unternehmen für nützlich. Denn auch für die bei diesen Fragen anstehenden Entscheidungen seien Nutzungsdaten eine wichtige Grundlage.
IT-Leiter haben – entweder auf eigene Initiative oder die ihrer Vorgesetzten – in der Vergangenheit schon oft Software und Lösungen implementiert, die darauf ausgerichtet waren, die Mitarbeiter zu beglücken und produktiver zu machen. Kaum einer ist dabei von kostspieligen Reinfällen verschont geblieben. Indem man die Mitarbeiter fragt, was sie nutzen und nutzen wollen, und vor allem, warum sie glauben, eine neue Technologie zu benötigen oder nicht zu benötigen, ließen sich künftige Fehlschläge vermeiden, glaubt Schadler.
Der Forrester-Bericht[2] "The State Of Workforce Technology Adoption: US Benchmark 2009" legt die Arbeitsgewohnheiten und Softwarenutzungsmuster von Angestellten offen (Grafik: Forrester).
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