Wie lassen sich mit Hilfe von günstiger oder kostenloser Software Abläufe effizienter planen? Wo fängt man am besten an? Und wie packt man es am besten an? ZDNet hat interessante Tools und Angebote zusammengestellt.
Auch wenn allmählich wieder die eine oder andere positive Prognose gewagt wird ist nicht zu übersehen, dass die Wirtschaft in einer ihrer schlimmsten Krisen seit Jahrzehnten steckt. Aber - auch wenn die Phrase schon etwas abgenutzt ist – die Krise birgt auch eine Chance. Was sonst in der Hektik des Tagesgeschäftes untergeht, könnte jetzt einmal in Angriff genommen werden: die Verbesserung der internen Abläufe, die Anpassung der IT-Strukturen und vielleicht auch das Ausmisten von altgedienten, aber längst nicht mehr effektiven Werkzeugen.
Die Hersteller geben natürlich alle wertvolle und wichtige Tipps, wie man diese Vorhaben angehen könnte. Sie rechnen vor, was Upgrades auf neue Versionen gerade ihrer Software bringen würden. Oder sie legen in Euro und Cent dar, wie viel effizienter ihre neuen Server, PCs oder Netzwerkkomponenten sind – und wie viel leistungsfähiger dabei auch noch. Wer ein paar hunderttausend Euro in der Portokasse übrig hat, der kann jetzt aufhören zu lesen, und diese Vorschläge in die Tat umsetzen.
Für alle anderen hat ZDNet eine Auswahl an Werkzeugen und Maßnahmen zusammengestellt, die Wege aus der Krise aufzeigen - ohne gleich das restliche Jahresbudget aufzufressen. Sie umfasst mehrere Bereiche, von der Planung über die Verwaltung bis zur internen Organisation. Einen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt sie nicht. Das wäre angesichts der Fülle der am Markt verfügbaren Produkte auch vermessen. Aber sie soll Anstöße geben, welche Maßnahmen sich im eigenen Unternehmen schnell und kostengünstig umsetzen lassen und welche Art von Software dabei hilft, künftig besser zu arbeiten.
Die Arbeit wird nicht weniger
Die meisten sogenannten Wissensarbeiter spüren in der Krise nichts vom Boreout[1] - dem Stress durch Langeweile, dem angeblich viele Bürohengste ausgesetzt sind. Oder sie haben es in einer Umfrage des Softwareanbieters Mindjet[2] einfach nicht zugegeben.
Unter fast 200 Wissensarbeitern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz gehen 71 Prozent davon aus, dass die persönliche Arbeitsbelastung stark oder sogar sehr stark steigen wird. Mehr als die Hälfte der Befragten rechnen damit, dass sie zusätzliche Aufgaben übernehmen und noch mehr Verantwortung schultern müssen. Hinzu kommt, dass die Informationsmenge, die täglich verarbeitet werden muss, nach Ansicht von fast 60 Prozent weiter ansteigen wird.
Für rund 62 Prozent der Befragten bedeutet diese Entwicklung, dass sie effizienter und produktiver arbeiten müssen. 55 Prozent fühlen sich unter Druck, ihre Aufgaben organisierter anzugehen. Dass Web-2.0-Tools in ihrem Unternehmen dabei künftig eine größere Rolle spielen, glaubt übrigens nur ein Drittel. Der Rest verlässt sich auf traditionelle Lösungen. Man kennt es aus unzähligen Meetings, Sitzungen und Workshops: Zwar sind tolle Konzepte, wie künftig alles besser und effektiver werden soll, schnell ausgearbeitet und auf Flipcharts gezeichnet oder an Pinnwänden visualisiert - passiert ist danach in den wenigsten Fällen etwas.
Aber es gibt ja Software, die hilft, vernünftig zu planen und diese Vorhaben dann auch in die Tat umzusetzen. Nach der bereits erwähnten Umfrage von Mindjet zählen Meetings übrigens zu den gefürchtetsten Zeitfressern im Büroalltag. 60 Prozent der Befragten verbringen mehr als eine Stunde am Tag damit. Gleich danach kommen ineffiziente Prozesse und Abläufe. Aber auch die Suche nach Dokumenten, die Korrespondenz mit Kollegen und Partnern und die Abstimmung im Team werden als besonders zeitraubende Angelegenheiten empfunden.
Natürlich hat Mindjet die Umfrage nicht uneigennützig unterstützt und publiziert. Der Hersteller hat vor einigen Jahren damit angefangen, die auch als Mindmaps bekannten Assoziogramme[3] vom Papier auf den PC zu bringen. Anschließend wurden sie so erweitert[4], dass sie inzwischen dabei helfen, Informationen übersichtlich zu präsentieren, ozu rganisieren und miteinander in Verbindung zu setzen.
Das Mittel zu diesem Zweck sind sogenannte Business Maps. Mit ihnen lassen sich strukturierte Daten aus Datenbanken, ECM- oder SCM-Systemen, unstrukturierte Daten etwa aus E-Mails und persönliche Kommentare visuell miteinander in Beziehung setzen. Da das bereits mit Drag and drop möglich ist, entstehen schnell persönliche oder teamübergreifende "Wissensportale". Für Einsteiger oder sehr verteilte Teams gibt es eine webbasierte Version, den MindManager Web[5] sowie die Möglichkeit, die Software im Mietmodell[6] zu nutzen.
Alternative "MindMeister"
Mitbewerber MindMeister[7] bietet einen webbasierte Kollaborations- und Mind Mapping-Dienst. Dieser ist seit Mai auch in einer deutschen Sprachversion verfügbar. Interessant ist, dass sich damit Texte und Dateien online in beliebige Sprachen übersetzen lassen sollen. Allerdings sind bisher nur Deutsch, Englisch und Japanisch verfügbar, geplant sind Französisch, Spanisch, Portugiesisch und Chinesisch.
MindMeister bietet ebenso wie MindManager Online- und Offline-Verfügbarkeit, erlaubt Kollaboration in Echtzeit- und den Austausch von Mindmaps innerhalb und außerhalb der Unternehmensgrenzen. Kürzlich wurde die Integration von Bildern verbessert. Diese lassen sich nun auch automatisiert von webbasierten Bilderdiensten beziehen, um Maps grafisch ansprechend zu erstellen. Bei der Auswahl eines zur Idee passenden Bildes hilft eine "WunderBild" genannte Funktion. Ganz neu ist die Version der MindMeister-Software für das iPhone[8].
MindMeister bietet eine Grundversion mit maximal drei Mindmaps gratis an. Ein Premium-Account mit einer unbeschränkten Zahl an Mindmaps, umfangreichen Import- und Export-Möglichkeiten, einer Offline-Funktion und der Option, Anhänge hinzuzufügen, ist ab 4 Dollar im Monat erhältlich. Ein Business-Zugang mit eigener Anmeldeseite und Team-Administrationsoberfläche kostet 6 Dollar im Monat. Bildungseinrichtungen bekommen für 15 Dollar ein Jahresabonnement.
Open-Source-Tools für Mindmapping
Daneben gibt es noch viele weitere Tools, die zumindest Teilbereiche dessen abdecken, was MindMeister und Mindjet bieten. Wer sich nicht vor etwas altertümlichem Design fürchtet und französisch kann, findet vielleicht Thinkgraph[9] interessant. Außerdem gibt es bei Sourceforge noch die beiden Open Source-Alternativen View your Mind[10] und FreeMind[11]. Letzteres macht einen wesentlich reiferen Eindruck, insbesondere was die über das reine Mindmapping hinausgehenden Funktionen anbelangt, die aber im Büroalltag wichtig sind, also die Nachverfolgung von Projekten inklusive Teilaufgaben sowie der Beobachtung des Fortschritts der einzelnen Aufgaben.
So schön eine Mindmap auch sein mag – wichtig ist für viele zunächst einmal, überhaupt herauszufinden, wo man ansetzen soll. Welche Baustelle ist die dringendste und welche verspricht den nachhaltigsten Erfolg? Letztendlich muss das wahrscheinlich jeder für sich selbst entscheiden, aber es gibt Möglichkeiten, sich Anregungen zu verschaffen. Beispielsweise bieten sowohl Exact Software[12] als auch Sage Software[13] kurze, online durchführbare Schnelltests an.
Der Krisencheck[14] von Exact richtet sich in erster Linie an international tätige Unternehmen, denen er helfen soll, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Die jeweils aus einigen Fragen bestehenden Online-Tests zu typischen Abläufen im Einkaufsmanagement und in der Forderungsverwaltung geben aber auch anderen Firmen nützliche Anstöße.
Teilnehmer bekommen nach dem anonym und kostenlos durchführbaren Krisencheck neben einer ausführlichen Gesamtauswertung sehr detaillierte Tipps, wie sie ihre Abläufe verbessern könnten und wo sich Einsparpotenziale verbergen. Da sich die Hinweise auf die gewählte Antwortoption beziehen, sind die Vorschläge recht konkret.
Der Schnellcheck[15] von Sage zeigt Firmen Potenziale bei der Neukundengewinnung und -bindung auf. Er richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die nach neuen, kostengünstigen Umsatz- und Wachstumspotenzialen suchen. Natürlich empfiehlt der Anbieter dazu auch den Einsatz seiner eigenen Software-Lösungen. Aber am Ende des elf Fragen umfassenden Tests erhalten Teilnehmer auch zu jeder Antwort eine von Sage-Software unabhängigen Kommentar zu ihrem Status quo. Auch hier ist die Teilnahme kostenlos und anonym.
Agenda zur besseren Prozessgestaltung im Büro
Etwas umfangreicher fällt eine von Canon[16] zusammen mit Wissenschaftlern der Universität Würzburg erstellte Agenda zur besseren Prozessgestaltung im Büro aus. Die als Zehn-Punkte-Programm formulierten wichtigsten Erkenntnisse stehen als Dokument (PDF[17]) zum Download bereit.
Es umfasst zehn Empfehlungen, mit denen Unternehmen Arbeitsabläufe effizient gestalten und Kosten reduzieren können. Die Agenda deckt – wie bei einem Druckeranbieter zu erwarten - wichtige Bereiche des Office-Managements ab. Neben dem Aspekt Green IT werden auch Möglichkeiten der Effizienzsteigerung bei Netzwerksystemen, Datensicherheit und Dokumentenmanagement aufgezeigt. Basis für die Vorschläge ist eine europaweite Marktstudie ("Readying for Recovery: A Pragmatic Approach to Organisational Change"), die Canon im Vorfeld gemeinsam mit der Unternehmensberatung Datamonitor erstellt hat.
Laut der Studie besteht ein enormes Spar- und Verbesserungspotenzial im Büroumfeld. Ein wichtiger Aspekt ist die effizientere Organisation des Dokumentenmanagements: "In deutschen Unternehmen wird mehr als die Hälfte der Zeit mit Administrieren, Ablegen und Suchen von Informationen verbraucht. Das Wiederfinden einer Dokumentenakte dauert im Schnitt zehn bis 30 Minuten", sagt Canon-Manager Gerald Bumann. Daher sei es wichtig, relevante Unternehmensdaten wie E-Mails und Dokumente elektronisch zu erfassen, automatisiert zu verschlagworten und zentral zu speichern.
Der Agenda-Punkt "Einspareffekte durch ökologisches Management" klingt recht theoretisch, umfasst aber recht einfache Maßnahmen. Empfohlen werden etwa die Reduzierung von E-Mail-Ausdrucken und das Abschalten von Output-Systemen, um so Material- und Energiekosten zu senken.
Wichtig ist laut Professor Rainer Thome von der Universität Würzburg, dass bei der Investition in neue Technologien Umweltstandards berücksichtigt werden. Ältere Output-Systeme empfiehlt der daraufhin zu überprüfen, ob ihre Energiebilanz aktuellen Anforderungen genügt oder ob es günstiger ist, neue anzuschaffen. Außerdem kann ein Multifunktionssystem mehrere ältere Einzelgeräte ersetzen. "Allein durch effizientere Druckstrategien können rund 16 Prozent der Druckbudgets eingespart werden", sagt Bumann. Wer sich anhand der "Canon-Agenda" oder anderer Vorschläge[18] daran macht, Druckkosten den Umgang mit Dokumenten umzustellen, oder wer die Prozesse und Abläufe im Unternehmen umkrempelt, dem könnte die Qualitäts- und Dokumentenmanagement-Software QM-DokSystem[19] der Münchener Nautilus Company[20] helfen. Sie ist über die Website zum Download erhältlich und kostet für zehn Client-Lizenzen rund 350 Euro.
Das Tool ist auf die Verwaltung von Dokumenten für das Qualitätsmanagement ausgelegt. Es erfüllt die Normvorgaben nach DIN EN ISO 9001:2000 [21]. Laut Anbieter entsprechen Unternehmen bereits durch dessen Verwendung den Anforderungen einer Zertifizierung zur Dokumentenlenkung. QM-DokSystem verwaltet anfragerelevante Dokumente wie Managementprozesse, Kernprozesse oder Arbeitsanweisungen. Dokumente lassen sich auf drei Ebenen ablegen und Mehrnutzerbetrieb ist möglich. Verarbeiten kann das Tool bis zu 99 Dokumentenversionen nahezu aller Dokumententypen aus unterschiedlichen Programmen wie Word, Excel oder Visio.
Was bringt es konkret? Das Tool reduziert den Aufwand erheblich, der sich durch verschiedene Dokumente, unterschiedliche Anwendungen und verschiedenen Versionen ergibt und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellste Version der für sie erforderlichen Informationen haben. Interessant ist das besonders für mittelständische Betriebe, die weder über die finanziellen noch die personellen Ressourcen verfügen, um die Vorgaben für eine Zertifizierung zu erfüllen.
Das System weist Nutzer automatisch auf fehlende oder fehlerhafte Eintragungen auszufüllender Felder hin. Sind die Informationen vollständig und korrekt eingegeben, erfolgt eine automatische Speicherung. Dadurch ist gewährleistet, dass die Dokumentenmatrix stets den Vorgaben nach DIN EN ISO 9001:2000 entspricht. Die automatische Speicherung des Serververzeichnisses erspart Anwendern zudem, manuelle Sicherungen und Backups zu erstellen und verhindert so gleichzeitig, dass Dokumente entweder verloren gehen oder in einer falschen Version vorliegen.
Der Steuerberaterverband Westfalen-Lippe (StBV[22]) nutzt das Tool bereits. Er vertritt die Interessen von rund 2800 Mitgliedern, zumeist kleinen bis mittelständischen Kanzleien. Mit dem QM-DokSystem stellt er unter anderem die Qualität seines Ressourcenmanagements und seiner Organisationspolitik sicher. Besonders wichtig war ihm bei der Auswahl einer Software die Versionskontrolle. QM-DokSystem überzeiugte in dieser Hinsicht damit, dass das Ändern eines Dokuments nicht zum Verlust der ursprünglichen Version führt, sondern sie archiviert wird. Zudem sprach den Verband das Preis-Leistungs-Verhältnis an. Aufgrund der positiven Erfahrungen empfiehlt der Verband die Nutzung inzwischen auch seinen Mitgliedern als deutlich preisgünstigeren Einstieg - verglichen mit der Implementierung eines umfangreichen Dokumentenmanagementsystems.
Organigramme sind nicht langweilig
Zu einer Reorganisation gehört oftmals auch die Neuverteilung von Aufgaben. Damit dabei die ungeliebten Tätigkeiten nicht einfach "verschwinden", bieten sich Organigramme an. Die Firma Human Concepts[23] hat dafür eine Software im Angebot: OrgPlus kostet für Firmen mit bis zu 100 Mitarbeitern rund 200 Euro. Die Professional-Version, mit der sich Organigramme nicht nur erstellen und verwalten, sondern auch automatisch erstellen und aktualisieren lassen, indem Personaldaten beispielsweise aus HR- oder ERP-Systemen importiert werden, ist ab 260 Euro erhältlich.
Dadurch, dass Mitarbeiterinformationen mit zusätzlichen Daten hinterlegt werden können, lässt sich OrgPlus aber nicht nur zur Erstellung von Organigrammen sondern auch für die Planung von Umstrukturierungen oder die Personalplanung einsetzen. Für größere Unternehmen eignet sich das Tool ebenfalls, lässt es sich doch in Programme zur Personalverwaltung von SAP und Oracle (Peoplesoft) integrieren.
Zeit- und Prozessplanung verbessern
Ein weiteres, verbreitetes Problem geht die Augsburger Firma Xpert-Design[24] an. Ihre Software Xpert-Timer richtet sich in mehreren Versionen an Freiberufler, Gewerbetreibende, Handwerker und Firmen jeder Größenordnung. Der Preis für eine Einzelnutzerlizenz beginnt bei 58 Euro, Lizenzen für drei, fünf oder zehn Nutzer in kleinen Firmen kosten rund 285, 390 und 690 Euro.
Das Tool hat alle Funktionen, die für die Zeiterfassung und -auswertung nötig sind. Dazu gehören Zeitmessung, Projekthistorie, benutzerdefinierte Auswertungen -, etwa nach Mitarbeiter oder Projekt - oder der Nachtrag von noch nicht erfassten Projektzeiten. Export-Funktionen, Statusanzeigen, und Aufgabenlisten runden das Funktionsspektrum ab. Xpert-Timer läuft unter den gängigen Windows-Betriebssystemen. Die Serverversionen setzen wahlweise Microsoft-SQL-Server, Access oder MySQL voraus.
Zu guter Letzt bietet IDS Scheer[25] – bisher eher bei Großkonzernen vertreten - mit ARIS Express seit einiger Zeit ein kostenloses Prozessmanagement-Tool für Einsteiger an. Das Unternehmen verspicht, dass selbst Anfänger damit in fünf Minuten ihr erstes Prozessmodell erstellen können. ARIS Express[26] richtet sich an kleine Betrieben, Berufsschulen, Hochschulen und Privatanwender. Das Tool steht auf der Website des Anbieters zum Download bereit.
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