Viele Firmen nehmen bei der Suche nach Sparpotenzial ihre Druckerlandschaft ins Visier. Die Vielfalt der Möglichkeiten und Widerstände der Anwender erschweren jedoch die Umsetzung. Drei Studien zeigen, was zu beachten ist.
Studien und Umfragen, die die favorisierten Druckstrategien des einen oder anderen Herstellers als alleinseligmachende Lösung darstellen, gab es in der Vergangenheit reichlich. In den letzten Monaten wurden jedoch drei ungewöhnlich groß angelegte Erhebungen vorgestellt, die trotz der finanziellen Unterstützung durch jeweils einen Hersteller in weiten Teilen neutrale Ergebnisse lieferten. Es lohnt sich daher, sie genauer zu betrachten.
Die aktuellste ist die "Printerumfrage 2008[1]". Für sie interviewte das Münchner Output-Beratungsunternehmen Dokulife[2], unterstützt von Brother[3], mit einem Onlinefragebogen über 7000 Personen in Deutschland zu ihren Druckgewohnheiten.
Ebenfalls noch druckfrisch ist eine vom britischen Marktforschungsunternehmen CEBR[4] für Oki[5] europaweit erstellte Studie. Sie befasst sich mit den Einsparmöglichkeiten durch verbessertes Druckmanagement und legt einen Schwerpunkt auf mögliche Kostenreduzierungen durch den Inhouse-Druck von Sonderformaten, etwa für Marketingzwecke.
Die dritte Studie stammt vom britischen Marktforschungsunternehmen ICM Research[6]. Sie wurde im vergangenen Herbst vorgestellt. Die ebenfalls europaweit durchgeführte Untersuchung (PDF[7]) beschäftigt sich in erster Linie mit den Kosten, die durch Probleme mit Druckgeräten entstehen. Sie wurde von Canon[8] finanziell unterstützt und ermittelt auch die Einsparmöglichkeiten durch Managed-Print-Services.
Laut der "Printerumfrage 2008" nutzen 59 Prozent der Angestellten im Büro ein Druckgerät auf Tintenbasis, 64 Prozent einen Monochromdrucker und 43 Prozent ein Farblasergerät. Angestellte drucken 30 Prozent der beruflich genutzten Dokumente farbig, 70 Prozent schwarzweiß. Der Wert für den Farbdruck liegt deutlich höher, als es viele bisherige Studien und Umfragen vermuten ließen.
Häufiger als von vielen gedacht werden auch automatische Scanfunktionen angewandt. Häufig oder sehr häufig nutzen 36 Prozent der Befragten Scan-to-E-Mail, 47 Prozent Scan-to-Folder und sogar 53 Prozent Scan-to-PDF. Theoretisch gilt es also bei der Anschaffung eines Druckgerätes darauf zu achten, dass diese Funktionen möglich sind, erlauben sie doch auch die Einsparung von Verbrauchsmaterial. Leider bleibt durch die Fragestellung in der Studie jedoch unklar, ob die digitalisierten Dokumente nicht von einem anderen Mitarbeiter zur Weiterbearbeitung doch wieder ausgedruckt werden. Das auffälligste Ergebnis der Dokulife-Studie[1] in Bezug auf die Nutzung von Druckgeräten am Arbeitsplatz ist, dass 68 Prozent der befragten Angestellten häufig oder sehr häufig E-Mails drucken. Sie sind damit nach Textdokumenten der zweithäufigste Druckjob. 36 Prozent drucken zudem häufig oder sehr häufig Webseiten aus. "E-Mails und Webseiten sorgen zwar für eine effiziente Informationsverbreitung - aber Berufstätige wollen den Lesekomfort und die Verarbeitungsmöglichkeiten von Papier", glaubt Oliver Jendro, der die Studie betreuende Analyst von Dokulife.
"Trotz allerhand Markierungs- und Erinnerungsmöglichkeiten gehen in der Masse der Mails oftmals wichtige Angelegenheiten unter, weil auch diese gerne ohne Zwang benutzt werden und sich die wichtigen Mails dann auch nicht mehr von weniger wichtigen hervorheben", sieht Judith Koczulla, Produktmanagerin bei Brother, als Grund dafür. "Papier ist verbindlicher. Selbst ein zerknüllter Zettel im Papierkorb verleiht einem Vorgang mehr Bedeutung als eine schlicht gelöschte Mail." Daher sei ein Druckgerät in Griffweite für viele "immens wichtig", so Jendro: Laut Umfrage bevorzugen 72 Prozent der Angestellten einen Drucker direkt am Arbeitsplatz.
Ob dieser dann aber ausschließlich für die beruflichen Belange genutzt wird, kann bezweifelt werden. Nur 16 Prozent der Berufstätigen gaben in der Befragung an, am Arbeitsplatz nie private Dokumente zu drucken. Ein Viertel druckt nach eigener Einschätzung immerhin pro Woche 10 bis 30 Seiten privaten Inhalts am Arbeitsplatz aus. Bei jedem sechsten sind es sogar über 30 Seiten.
Interessant ist der Vergleich mit der Zahl der beruflich ausgedruckten Seiten: 9 Prozent der Angestellten drucken pro Woche bis zu 30 Seiten für ihre Arbeit aus, bei 18 Prozent sind es zwischen 30 und 60 Seiten und bei 27 Prozent zwischen 600 und 100 Seiten. Bis zu 500 Seiten benötigen 32 Prozent, mehr als 500 nur 8 Prozent.
Diese Zahlen weichen übrigens kaum von den Angaben ab, die andere Berufstätige (Unternehmen, Selbständige oder Freiberufler) machten. Diese Gruppe gibt auf dem beruflich genutzten Drucker jedoch wesentlich häufiger als Angestellte auch Dokumente privater Natur aus. Das Bild vom verantwortungslosen Mitarbeiter, der Betriebseigentum schamlos für private Zwecke nutzt, hinkt in der Regel also. Zumindest geht er damit nicht großzügiger um als andere Berufstätige. Analyst Jendro hält Privatdruck im Büro für normal. Er denkt außerdem, dass er im Sinne des Arbeitsklimas auch möglich sein sollte. Allerdings sollten Unternehmen, um ausuferndem Missbrauch vorzubeugen, seiner Ansicht nach für jede Abteilung einen Druckkosten-Verantwortlichen benennen - beispielsweise den Abteilungsleiter, der für Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppengeräte gleichermaßen zuständig ist.
Brother-Mitarbeiterin Koczulla sieht in der personalisierten Verantwortung neben Kostenvorteilen noch andere Vorzüge: "Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die persönliche Verantwortung nicht nur kostenbewusster gedruckt wird, sondern auch die Effizienz im Allgemeinen steigt. So sinken beispielsweise Ausfallzeiten und auch der damit verbundene Druckertourismus. Denn wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service."
Man könnte einwenden, dass eine von Brother unterstützte Umfrage ja zu diesem Ergebnis kommen musste - ist das Unternehmen doch Anbieter von überwiegend für den Arbeitsplatz oder kleinere Arbeitsgruppen konzipieren Geräten. Aber auch eine mit Unterstützung von Canon[8] im vergangenen Jahr vom britischen Marktforschungsunternehmen ICM Research[6] europaweit durchgeführte Studie (PDF[7]) kam zu ähnlichen Ergebnissen – obwohl die Zielrichtung eine ganz andere war. Mit der ICM-Studie sollten hauptsächlich Faktoren ermittelt werden, die zu hohen Druckkosten führen. Außerdem wurde die Einstellung der über 3000 Teilnehmer zu möglichen Lösungsansätzen - etwa der Vergabe der Druckerparkverwaltung an Dritte - abgefragt.
Dazu war es zunächst notwendig herauszufinden wie sich die Kosten aus Sicht der Anwender verteilen. Da es diesbezüglich im europäischen Vergleich erhebliche Unterschiede gibt, steht im Folgenden die Einschätzung der rund 300 deutschen Umfrageteilnehmer im Vordergrund. Die Ergebnisse für Österreich und die Schweiz sind in der Studie nicht einzeln aufgeschlüsselt.
Tatsächlich verwendetes Verbrauchsmaterial halten in der ICM-Studie 38 Prozent der Befragten für den größten Kostenblock. 34 Prozent sehen dagegen verschwendetes Verbrauchsmaterial als den größten Kostentreiber. Den Zeitaufwand, um Druckerprobleme zu lösen, halten 9 Prozent, die Kosten für Druckausfallzeiten 8 Prozent für den bedeutendsten Faktor. In anderen Regionen sind das deutlich mehr, in Skandinavien beispielsweise 25 beziehungsweise 10 Prozent. Das kann daran liegen, dass dort diese Kosten erheblich höher sind oder das Verbrauchsmaterial deutlich günstiger ist und daher weniger ins Gewicht fällt.
Interessant ist, dass europaweit mit zunehmender Unternehmensgröße die Bedeutung des Kostenblocks Verbrauchsmaterial abnimmt (sowohl des genutzten als auch des verschwendeten). Dafür werden die Kosten von Druckerausfällen sowie der Zeitaufwand, um Probleme zu lösen, mit zunehmender Mitarbeiterzahl häufiger als wichtigste Kostenfaktoren genannt.
Untermauert wird diese Tendenz durch die Angaben der Befragten zur Verteilung ihres Druckbudgets auf die einzelnen Posten. Während Verbrauchsmaterial unabhängig von der Unternehmensgröße im europäischen Mittel bei 38 Prozent liegt, steigt der Anteil der Wartungskosten mit der Mitarbeiteranzahl deutlich an: Bei weniger als drei Beschäftigten sind es 9 Prozent, bei über 20 Angestellten bereits 16 Prozent und bei mehr als 250 Firmenangehörigen sogar 19 Prozent.
Außerdem sehen Befragte aus größeren Unternehmen höhere Einbußen und Kosten durch Druckerausfälle. In deutschen Firmen gaben 37 Prozent der Befragten an, pro Monat bis zu einer Stunde nicht an ihrem gewohnten Ausgabegeräte drucken zu können. Bei einem Drittel war es mehr als eine Stunde und bei jedem Siebten sogar mehr als zwei Stunden. Auch hier gilt im europäischen Durchschnitt die Faustregel: Je größer die Firma, umso häufiger die Ausfälle und umso länger dauert es, bis Störungen der zuständigen Stelle gemeldet sind. Logische Folge: Auch die Dauer der Ausfälle ist in größeren Firmen länger.
Da bei 39 Prozent der deutschen Befragten Papierstau und bei 26 Prozent leere Toner oder Tintenpatronen die häufigste Ausfallursache sind, ließe sich ableiten, dass mit zunehmender Zahl der Nutzer eines Druckgerätes die Bereitschaft des Einzelnen sinkt, dafür Verantwortung zu übernehmen. Damit schließt sich der Kreis. Oder um es noch einmal mit den Worten der Brother-Mitarbeiterin Koczulla zu sagen: "Wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service."
Das gilt vor allem bis zu einer gewissen Unternehmensgröße: Die ICM-Experten schätzen auf Grundlage ihrer Umfrageergebnisse, dass sich durch besseres Druckmanagement in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern Kosten von bis zu 695.000 Euro einsparen lassen. Über ein Viertel der Befragten in Unternehmen jeder Größe ist der Ansicht, dass ihr Unternehmen von einem Management der Druckfunktionen durch einen externen Dienstleister profitieren könnte.
In größeren Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten hält sogar ein Drittel eine Auslagerung des Druckmanagements für nützlich. "Während die Unternehmen davon ausgehen, dass sie durchschnittlich ein Sechstel ihres gesamten Druckbudgets durch effizientere Druckstrategien sparen können, wissen wir, dass die tatsächlichen Einsparungen durch die Einführung von Managed-Print-Services nahezu doppelt so hoch sind", so Markus Nickel, Business Development Manager für Managed Print Services bei Canon Deutschland. Zwar hat er dabei vor allem die Dienstleistungsangebote seines eigenen Unternehmens im Hinterkopf, letztendlich dürften die Einsparungen mit den Angeboten des Wettbewerbs aber vergleichbar hoch sein. Aber nicht immer lässt sich durch Outsourcing sparen, einige Aufgaben lassen sich auch in Eigenregie günstiger erledigen. Sogar deutlich günstiger, so die Quintessenz der vom britischen Marktforschungsunternehmen CEBR[4] für Oki[5] erstellten Studie. Allerdings seien dafür eine vernünftige Druckerverwaltung und die richtige Infrastruktur notwendig.
Insgesamt, so die Studie, geben in Deutschland Firmen, Organisationen und Behörden pro Jahr gut 22,6 Milliarden Euro für internes Drucken und Kopieren aus. Weitere 11 Milliarden Euro lassen sich die Unternehmen externe Druckaufträge kosten. Vom gesamten Druckbudget ließen sich, so die Marktforscher, zwischen 1,4 und 2,9 Milliarden Euro einsparen.
Der Großteil der Kostenreduzierungen sei alleine durch eine bessere Organisation der Druckerinfrastruktur zu erzielen. Ein ansehnlicher Batzen, rund 655 Millionen Euro, ließe sich jedoch dadurch einsparen, dass derzeit extern vergebene Druckaufträge künftig intern erledigt werden. Beispiele dafür sind Visitenkarten, Banner für Marketingzwecke oder Broschüren. Drei vertikale Märkte hebt die Studie besonders hervor, in denen aufgrund der in ihnen geübten Druckpraxis darüber hinaus überdurchschnittliche Kostenvorteile zu erzielen seien: Architektur und technische Beratung, das Gesundheitswesen sowie den Bildungsbereich.
Mit dem gesparten Geld, so CEBR, ließen sich etwa im Gesundheitswesen pro Jahr die Gehälter von 2000 Ärzten oder 5000 Krankenpflegern bestreiten oder im Bildungsbereich 3400 Lehrer neu einstellen. Außerdem, so rechnet das Institut vor, wäre ein ansehnlicher positiver Effekt für die Umwelt zu verzeichnen: Ließen sich doch jährlich 218.000 Tonnen CO2 einsparen, was etwa dem Jahresausstoß von 60.000 PKWs auf deutschen Straßen entspricht.
Laut Bernd Quenzer, Managing Director Deutschland bei Oki Systems, ist eine wichtige Voraussetzung, um diese Einsparungen zu erzielen, dass zwar nicht alle, aber ausreichend viele Druckgeräte im Unternehmen erstens eine große Medienvielfalt bedrucken können und zweitens eine Vielzahl unterschiedlicher Formate beherrschen - von der Visitenkarte über A4 und A3 bis hin zum Bannerdruck. Bereits umgesetzt hätte eine solche Strategie in Deutschland beispielsweise Mazda- und Toyota-Autohäuser: Sie drucken ihre Marketingmaterialien und die zu den einzelnen Werbekampagnen passende Wanddekoration nach zentralen Vorgaben inzwischen weitgehend selbst. Vorteile sind laut Quenzer geringere Kosten und wesentlich größere Flexibilität.
Bernd Quenzer, Managing Director Deutschland bei Oki Systems, kennt zahlreiche Beispiele für Kostenreduzierungen durch Inhouse-Marketing (Bild: Oki).
Das sich mit Inhouse-Marketing Geld sparen lässt, propagiert auch HP[9] bereits seit zwei Jahren: Statt komplett externe Designagenturen und Druckdienstleister zu nutzen, sollen kleine und mittelständische Unternehmen zumindest einen großen Teil ihrer Marketingmaterialien selbst erstellen. Um das notwendige Know-how zu vermitteln, bietet der Hersteller regelmäßig kostenlose halbtägige Workshops an.
Außerdem werden im Rahmen des HP-Inhouse-Marketing-Programms[10] Informationen vermittelt, wie sich Flyer, Broschüren, Postkarten oder Mailings in Auflagen bis 1000 Stück erstellen lassen. Wichtiger Aspekt dabei ist es laut HP, zu vermitteln, wie Anwender die richtige Kombination aus Drucker, Tinte, Toner und Papier finden. Ganz uneigennützig sind die Veranstaltungen also nicht. Ergänzend bietet HP eine "Marketing Resources Software" kostenlos zum Download an und gibt online eine Reihe von Tipps[11], leider nur auf Englisch.
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