Die Auswahl von ERP-Software ist schwierig: Schließlich geht es um hohe Investitionen und Veränderungen der gewohnten Umgebung und Routine. Doch es gibt Vorgehensweisen, die sich in der Praxis bewährt haben.
Unternehmen versprechen sich von ihrer neuen Unternehmenssoftware (ERP) eine ganze Menge. Die Studie "Anwenderzufriedenheit ERP-Software 2008" des Marktforschungsunternehmens Trovarit[1] zeigt: Unternehmen erwarten von ihrer Business-Software-Lösung, dass sie Geschäftsprozesse vereinfacht, beschleunigt und automatisiert. Die Kunden möchten schneller auf besser aufbereitete Informationen zugreifen können sowie Daten und Prozesse besser integrieren.
Die Suche nach der Lösung, die zum eigenen Unternehmen passt, verdient also Aufmerksamkeit und Energie. Doch bevor überhaupt erste Evaluierungsschritte erfolgen, müssen die Entscheider im eigenen Unternehmen noch einige Hausaufgaben machen: Die Geschäftsführung muss sich über die künftigen Ziele ihres Unternehmens klar werden.
Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG (Bild: Step Ahead AG)
Der CEO sollte genau formulieren können: Was will ich? Wohin will ich? Welchen Anforderungen soll meine künftige Software gewachsen sein? "Doch genau diese Frage können Geschäftsführer oft nicht beantworten", moniert Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG[2] aus Germering bei München, eines Herstellers von ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen.
Die Geschäftsziele variieren: Die einen streben mehr Umsatz und Wachstum an, andere legen den Schwerpunkt auf den Aufbau von Niederlassungen oder die Senkung der Lagerkosten. Auch Wertschöpfungsprozesse über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus, zu Kunden und Lieferanten, sowie die Abbildung der eigenen Alleinstellungsmerkmale werden hier erfasst.
Aus diesen Zielen leiten sich die Anforderungen an die ERP-Software und die Prozesse ab. Nur wenn diese Ziele feststehen, kann ein Projekt in einer bestimmten Zeit (Projektlaufzeit) mit einem bestimmten Budget (Kosten für ERP-Software) mit dem richtigen Werkzeug (der ERP-Software) erfolgreich zum Ziel kommen. Im nächsten Schritt gilt es, im Unternehmen die Prozesse festzuhalten, die für die Umsetzung der Unternehmensziele wichtig sind - zuerst in Form einer Ist- und danach als Soll-Beschreibung.
Um Missverständnisse zwischen dem Unternehmen, seinen Dienstleistern und den ERP-Herstellern zu vermeiden, sollten diese in einer normierten, dokumentierten Form vorliegen. "Diese Aufgabe kann nur ein Team aus versierten Mitarbeitern übernehmen, das alle Geschäftsprozesse überblickt und den Optimierungsbedarf herausarbeiten kann", stellt Kerstin Bothe, Geschäftsführerin des IT-Dienstleisters kb-EDV GmbH[3] in Bad Oeynhausen, in ihren Projekten immer wieder fest.
Günter Mayer, Senior Consultant und freier Geschäftsprozessberater (Bild: Günter Mayer)
Allerdings gibt es auch dann noch Stolpersteine, die man im Blick haben sollte. "Die kaufmännisch geprägten Mitarbeiter sprechen eine andere Sprache als die IT-Dienstleister. Missverständnisse sind vorprogrammiert", so Guido Grotz. "Das verursacht oft Reibungsverluste und damit zusätzliche Kosten."
Professionelle Unterstützung bieten interne oder externe Prozessberater. Sie sorgen dafür, dass die Prozesse eindeutig erfasst und nach einer genormten BPM-Notation (Business Process Management) beschrieben werden. "Externen Beratern fällt es leichter, notwendige, aber vielleicht unpopuläre Veränderungen im Unternehmen durchzusetzen, und sie haben eine objektivere Außensicht auf das Unternehmen", erklärt der Berater Günter Mayer, der als freier Geschäftsprozessberater unter anderem für ERP-Hersteller wie die Step Ahead AG arbeitet.
Für diese Dienstleistung sollten nach Mayers Erfahrung 15 bis 25 Prozent des Projektvolumens einkalkuliert werden. Dabei sei es übrigens ein Trugschluss, dass diese Kosten nur dann anfallen, wenn Unterstützung extern eingekauft wird. An irgendeiner Stelle flössen die Kosten immer ins Projektbudget ein - verursacht durch die eigenen Mitarbeiter oder den Implementierungspartner.
"Wenn die Prozesse allerdings nicht von Anfang an richtig definiert sind und während des Projekts nachgebessert werden müssen, kann es noch teurer werden", sagt der Experte. Ergebnis der Prozessanalyse und Ausgangsbasis für die Softwareauswahl sollte in allen Fällen ein klar strukturierter Katalog von Anforderungen an die Software sein, das sogenannte Pflichtenheft. Den Markt der ERP-Anbieter zu sichten, ist der nächste Schritt. Das ist bei der riesigen Auswahl an Unternehmenssoftware allein für den deutschsprachigen Markt keine leichte aber eine wichtige Aufgabe. Denn sich mit einer Teilmenge des Angebots zu begnügen, ist gefährlich. "Wer sich auf die vielleicht fünf bekanntesten Anbieter beschränkt, läuft Gefahr, genau die Anwendung zu übersehen, die ideal für sein Unternehmen wäre", warnt Marcel Siegenthaler, Berater bei der Schmid + Siegenthaler Consulting GmbH[4] aus dem schweizerischen Neuenkirch. Was also tun, um sich nicht zu verzetteln?
"Neben den technischen Fakten ist der Kontakt von Mensch zu Mensch sehr wichtig", so Siegenthaler. Als persönliche Ratgeber eigenen sich Unternehmen mit gleichen oder ähnlichen Geschäftszielen und Mitarbeiter, die schon bei anderen Unternehmen Erfahrungen gesammelt und eine ERP-Einführung erlebt haben. Referenzen erlauben einen Vergleich mit den eigenen Zielen oder aber die Nachfrage beim eigenen IT-Dienstleister, in dessen Netzwerk auch ERP-Anbieter sein können.
Marcel Siegenthaler, Dozent an der Fachhochschule Nordwestschweiz und Berater bei der Schmid + Siegenthaler Consulting GmbH (Bild: Schmid + Siegenthaler)
"Dieser Weg liefert weit fokussiertere und praxisorientiertere Informationen als die Suche auf den Websites der Hersteller", sagt Siegenthaler. Kistenweise Broschüren und Feature-Listen verschiedener Hersteller zu sichten, sei dagegen nahezu sinnlos, da deren Angaben nur schwer vergleichbar seien. Zum zweiten sei allein die Masse an Informationen, die bei einer breiten Suche zusammenkomme, nicht mehr zu bewältigen. Fachmessen bieten sich an, um gezielt und im persönlichen Gespräch Informationen zu sammeln. So liefert die ERP-Messe Topsoft, zu der sich das Who-is-Who der deutschsprachigen ERP-Branche zweimal im Jahr trifft, eine Plattform für informative und konstruktive Diskussionen mit Herstellern und Dienstleistern.
Unabhängige Studien wie die jährliche ERP-Kundenzufriedenheitsstudie von Trovarit stellen aufschlussreiche Informationsquellen dar, ebenso gut sind aber Software-Datenbanken im Internet, die einen Überblick über sehr viele Systeme bieten, etwa die von Softselect[5] aus Hamburg oder die der Gesellschaft zur Prüfung von Software[6] aus Ulm.
Doch die beste Software nutzt nichts, wenn der Partner, der die Installation vornimmt, nicht zum eigenen Team und Unternehmen passt. Große Sorgfalt ist deshalb bei der Auswahl auch des Implementierungspartners angebracht. Die Auftraggeber sollten kritisch prüfen, ob neben der fachlichen Kompetenz auch die Wellenlänge stimmt. Denn ERP-Projekte scheitern erfahrungsgemäß weit seltener aus technischen als aus menschlichen Gründen und aufgrund mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation.
Siegenthaler kritisiert in diesem Zusammenhang vehement, dass Manager bei der Auswahl der Unternehmenssoftware häufig ausschließlich die Software-Funktionalität in den Vordergrund rücken. Den Faktor Mensch würden sie dagegen kaum berücksichtigen. Er sagt: "Mit einem hervorragenden Team und einem durchschnittlichen System kommen bessere Ergebnisse zustande als mit schlechten Leuten und dem besten System der Welt."
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