Der Fachverband AIIM lobt Microsoft SharePoint inzwischen als geeignete Plattform für den effizienten Umgang mit Dokumenten. Das war nicht immer so. ZDNet untersucht, wie es zu dem Sinneswandel kam und was er für Firmen bedeutet.
Als Microsoft[1] mit SharePoint[2] an den Markt ging, schien es zunächst so, als wolle und könne Redmond seine dominierende Marktposition aus dem Office-Umfeld dazu benutzen, um auch die weitere Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen in Unternehmen unter seine Kontrolle zu bringen - und damit einer Vielzahl etablierter Anbieter den Garaus zu machen.
Kein Wunder, dass die meisten Anbieter von Enterprise-Content-Management[3]-Lösungen verschnupft reagierten: Waren viele doch in irgendeiner Form langjährige Partner von Microsoft, und es fiel ihnen schwer, sich vorzustellen, wie ein weiteres friedliches Zusammenleben aussehen könnte.
Der Sinneswandel[4] zeichnete sich bereits im Frühjahr vergangenen Jahres ab: Damals entdeckten die ersten Hersteller, dass auch SharePoint nicht alles kann oder können wird, was ihm auf Powerpoint-Folien zunächst zugeschrieben worden war. "Dazu gehört beispielsweise der komplette Bereich Capturing - also das Erfassen von Informationen von Papierdokumenten. Ein weiteres Beispiel ist das Records Management. Hierzu bietet Microsoft zwar Funktionen an, diese gehen aber nicht so weit, wie die von speziellen Records-Management-Lösungen", sagt Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA des AIIM[5] Europe, dem internationalen Fachverband für Informations- und Dokumentmanagement-Systeme.
Infolgedessen hätten sich die Fronten zwischen den ECM-Anbietern und Microsoft aufgeweicht, teilt der AIIM kürzlich mit. Nicht einmal ein Jahr später lasse sich SharePoint aus der ECM-Branche nicht mehr wegdenken.
"Als Microsoft vor Jahren SharePoint und damit das Eindringen in den ECM-Markt angekündigt hat, waren zahlreiche Anbieter verunsichert, ob die Redmonder damit ein Quasi-Monopol aufbauen. Diese Zweifel waren - so hat sich herausgestellt - unbegründet", sagt Köhler-Krüner.
Sogar das Gegenteil sei eingetreten: "Microsoft hat mit seiner Marketingmaschinerie den ECM-Markt belebt. Es wird ein wesentlich breiteres Publikum adressiert, wovon alle ECM-Anbieter profitieren." Beispielsweise Windream[6]: Der Anbieter hatte im Herbst 2008 eine neue Lösung für Microsoft Office Sharepoint Server angekündigt[7]. Zur selben Zeit stellte ELO[8] die erweiterte[9] Integration des Microsoft Office SharePoint Server in seine ECM-Suite vor.
Zur Marktbelebung trage auch bei, dass die Entscheidung für SharePoint ein geringes Investitionsrisiko für Unternehmen bedeute, die "unbedingt irgendetwas" für die effiziente Dokumentenbearbeitung tun wollen. Dabei komme es nicht darauf an, ob die eingesetzte auch die optimale Lösung sei - Risikominimierung sei im aktuellen Wirtschaftsklima ein starker Antriebsfaktor.
Dennoch will der Verband SharePoint nicht als alleiniges Zugpferd der Branche verstanden wissen, denn vielmehr gehe der Trend generell hin zu Etablierung von ECM. "Das umfasst die Ausrichtung von Content-, Dokumenten- und Records-Management auf den Desktop und die Ausbreitung dieser Technologien auf den mittelständischen Markt. SharePoint hat daran großen Anteil, ist aber nicht alleine."
Der AIIM sieht ein zunehmendes Interesse von Infrastruktur-Anbietern, in diesem Markt Fuß zu fassen oder die vorhandene Präsenz auszubauen. Daraus ergibt sich ein zweiter Trend - der zur Konsolidierung, der wahrscheinlich gerade erst angefangen hat. All das interpretiert der AIIM als "Wandlung der ECM-Technologien zum Mainstream".
"Auch die steigende Aufmerksamkeit, die große Beratungshäuser und Dienstleister sowie Infrastruktur-Anbieter dem Thema ECM angedeihen lassen, ist ein Anzeichen dafür. Ebenso das Auftauchen[10] kompetenter Open-Source-Anbieter wie Alfresco[11]", so Köhler-Krüner. Die kürzlich von IBM gestartete Online-Community für Enterprise Content Management[12] ist sicher ebenfalls ein Zeichen des wachsenden Informationsbedarfs. ZDNet: Herr Köhler-Krüner, ihr Verband sagt, SharePoint lasse sich aus der ECM-Branche nicht mehr wegdenken. Sind dafür Ihrer Ansicht nach technologische Gründe oder die rasche und weite Verbreitung ausschlaggebend?
Köhler-Krüner: Grund ist die weite Verbreitung. Microsoft beherrscht mit seinen Betriebssystemen und Anwendungslösungen den Desktop-Computing-Markt. Wer ein Collaboration-Tool sucht, kommt an einer Analyse von SharePoint nicht vorbei. Der Anwender bleibt in seiner gewohnten Oberfläche, und das hat die Akzeptanz des Produktes entscheidend positiv beeinflusst.
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| Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe (Bild: AIIM). |
ZDNet: Bereits der Begriff "Enterprise Content Management" zielt doch auf eine umfassende und unternehmensweite Dokumentenbearbeitung, auch in verschiedenen Formen ab. Ist "unbedingt irgendetwas tun" da nicht hinausgeworfenes Geld? Muss nicht hinter jedem ECM-Projekt zumindest der Plan stehen, mittelfristig eine Integration unterschiedlicher Bereiche zu erreichen?
Köhler-Krüner: Teils, teils. Erfolgreiche Projekte werden in der Regel nach dem Motto "think big – start small" realisiert. Das heißt, man muss erst einmal global die Problemfelder erkannt haben und Lösungen dann in einzelnen Projektschritten realisieren. Wir haben dazu eine Aufstellung mit zwölf Schritten zur erfolgreichen Realisierung von ECM-Projekten erstellt, die zum Download[13] zur Verfügung steht.
ZDNet: Was verstehen Sie genau unter der Wandlung der ECM-Technologien zum Mainstream? Die weitere Verbreitung ausgehend von den Großkonzernen in den Mittelstand oder die zunehmende Standardisierung?
Köhler-Krüner: Beides. Einerseits verknüpfen immer mehr mittelständische Unternehmen ihre Insellösungen und führen ganzheitliche Lösungen für das Informationsmanagement ein. Andererseits aber auch die Standardisierung. Beispielsweise trägt das Vorantreiben des Webservice-basierten Schnittstellen-Standards CMIS[14] durch EMC[15], IBM[16] und Microsoft dazu bei, dass ECM zum Mainstream wird.
ZDNet: Wie sieht ihre Bilanz aus? Was bedeutet SharePoint heute für den ECM-Markt?
Köhler-Krüner: Die Bedeutung und Rezeption von SharePoint ist ein wichtiger Impulsgeber für den ECM-Markt. Die Lösung erfreut sich inzwischen größter Beliebtheit, hat aber bei allen Vorteilen auch ganz deutlich ihre Grenzen erkennen lassen. Hier springen andere Anbieter mit ergänzenden Produkten in die Bresche.
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