Seitdem kürzlich auch in Deutschland ein Administrator für unlizenzierte Software zu einer Haftstrafe verurteilt wurde, steht fest, dass Lizenzmanagement eine wichtige Pflicht ist. ZDNet zeigt Hürden und Chancen auf.
Der Markt für viele Softwareprodukte ist momentan weitgehend gesättigt. Für die Hersteller bleiben dadurch hohe Wachstumsraten durch Neuverkauf aus. Also drängen sie verstärkt darauf, dass Unternehmen die Lizenzbestimmungen exakt einhalten. Beworben wird dies meist damit, dass es für den Kunden einfacher werde. "In dieser Situation kann von einer Vereinfachung der Lizenzstrategien eigentlich keine Rede sein", sagt jedoch Fernando Fernandez, Berater bei der Experton Group[1].
Er kennt auch die Gründe für den in weiten Teilen stagnierenden Markt: "Während vor einigen Jahren der Hinweis auf eine neue Version mit neuen Funktionen noch als Kaufanreiz ausreichte, sind die Anwender heute von der Funktionsfülle bereits weitgehend überfordert." Als Beispiel nennt er den Einsatz von Word und Excel im Mittelstand, wo "höchstens 25 bis 30 Prozent der Funktionen genutzt werden".
Ähnliches gelte beispielsweise auch für SAP-Lösungen, bei denen durchaus auch größere und große Kunden die Funktionalitätserweiterung nicht im selben Tempo umsetzen könnten oder wollten, wie sie vom Hersteller zu neuen Major Releases gedrängt würden.
Die Folge: Der Verkauf neuer Lizenz ist rückläufig, und neue Angebote setzen sich immer langsamer im Markt durch, da die Vorteile neuer Softwareversionen nur wenige begeistern. Besonders augenfällig[2] ist das etwa bei Windows Vista. Dies betrifft überwiegend das Geschäft mit gewerblichen Endkunden, denn Consumer-Lizenzen kann Microsoft noch durch die Koppelung mit neuen PCs in den Markt drücken - auch wenn die Downgrade-Regelung nochmal für eine Gnadenfrist für Windows XP[3] in diesem Segment sorgt. Dass korrekte Lizenzierung schon lange keine Fleißaufgabe für Firmen mehr ist, sondern absolute Pflicht, zeigt kürzlich der Fall einer süddeutschen Spedition[4], die des Einsatzes von unlizenzierter Software auf über 200 Rechnern überführt wurde. Novum dabei: Erstmals wurde ein Administrator wegen fehlender Lizenzen verurteilt. Er erhielt eine Haftstrafe von acht Monaten auf Bewährung. Das Unternehmen musste rund 200.000 Euro an Schadensersatz und für den Nachkauf der fehlenden Lizenzen bezahlen.
Auslöser für das Verfahren war der Hinweis eines ehemaligen Mitarbeiters. Die Polizei hatte daraufhin alle Filialen der Firma gleichzeitig durchsucht und die Raubkopien entdeckt. Der Administrator hatte zugegeben, aufgrund von Zeitdruck wissentlich Software ohne Lizenzen installiert zu haben.
Der unabhängige Lizenzberater Markus Morawietz[5] sieht diesen Fall lediglich als die Spitze des Eisberges. Er weist darauf hin, dass nicht nur Administratoren, sondern auch Geschäftsführern empfindliche Strafen drohen: So seien etwa § 15 und folgende[6] sowie § 69 Abschnitt 8[7] des Urheberrechtsgesetzes von Bedeutung.
Die unerlaubte Verwertung urheberrechtlich geschützter Werke, zu denen eben auch Software gehöre, könne nach § 106[8] des Gesetzes mit bis zu drei Jahren Haft bestraft werden. Ein weiteres Problem sieht Morawietz in § 94 der Strafprozesspordnung[9]: Demnach können Gegenstände, die als Beweismittel für eine Untersuchung von Bedeutung sein können, in Verwahrung genommen oder sichergestellt werden.
Der Berater erklärt die daraus entstehenden Schwierigkeiten an einem Beispiel: "Finden die Ermittlungsbehörden - etwa weil sie einer Strafanzeige eines ehemaligen Mitarbeiters nachgehen - auf dem Fileserver eines Unternehmens illegale MP3-Dateien oder unlizenzierte Software, dürfen sie diesen ohne weitere Umstände mitnehmen und bis zum Ende der Verhandlungen in einigen Monaten behalten." Trotz dieser ernsthaften Bedrohungen sowohl für das Unternehmen als auch die verantwortlichen Einzelpersonen wird das Thema immer noch weitgehend vernachlässigt. Das zeigt eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG[10], die unter anderem für Microsoft die Einhaltung von Volumenlizenzverträgen überprüft.
Demnach hat ein Drittel der Firmen keine Richtlinien für den Umgang mit Softwarelizenzen, ein Viertel keine Richtlinien für die Internetnutzung, über drei Viertel haben kein Lizenzinventar und mehr als ein Drittel führt keine regelmäßige Bestandsaufnahme der verwendeten Lizenzen durch. Wenigstens ist das Problem bekannt: 40 Prozent stuften bei der Umfrage ihr eigenes Lizenzmanagement als verbesserungswürdig ein.
Microsoft ist bestrebt, selbst mit kleinen Firmen einen Volumenlizenzvertrag abzuschließen. Möglich ist das bereits ab fünf Lizenzen, bei denen es sich auch um unterschiedliche Produkte handeln kann. Vorteil des als "Open License" bezeichneten Modells sei, dass Firmen dann nur eine Vertragsnummer häten, unter der zwei Jahre lang auch weitere Lizenzerwerbungen zusammengefasst würden, so die Microsoft-Lizenzexpertin Irene Kisse.
Der Vertrag kommt einfach durch die Bestellung eines Lizenzpaketes bei einem Microsoft-Händler zustande. Das Volumen der Erstbestellung ist entscheidend für die Einordnung des Vertrages in eine Preisstaffel. "Open Value" ist die erweiterte Variante der Open License: Der Vertrag läuft über drei Jahre, die Anzahl der PCs im Unternehmen bestimmt die Preisstaffel, und die Lizenzen werden ausschließlich mit "Software Assurance" angeboten.
Firmen mit mehr als 250 PCs bietet Microsoft die "Select License" und das "Enterprise Agreement" an. Select entspricht im Wesentlichen der Open-Lizenz für kleinere Firmen, Unterschiede sind die dreijährige Laufzeit und die Einstufung in eine Preisstaffel aufgrund der geschätzten Abnahmemenge in diesem Zeitraum - was anschließend natürlich überprüft wird. Beim Enterprise Agreement sind die Lizenzen immer mit der Software Assurance verknüpft.
Außerdem sind - je nach Produkt - mit einer Volumenlizenz teilweise erweitere Funktionen und Nutzungsrechte verbunden, die für Unternehmen durchaus wichtig werden können. Dazu gehört etwa die Mehrsprachigkeit von Office-Paketen. Ist Standardisierung nicht notwendig, empfiehlt Kisse die Lizenzformen Open License, Open Value, Select License und das ab ersten Oktober 2008 verfügbare Select Plus. Wird jedoch eine Standardisierung der Software gewünscht, verweist Kisse auf Open Value Company-wide, Open Value Subscription, ein Enterprise Agreement oder eine Enterprise Agreement Subscription.
Experton-Analyst Fernandez macht die Wahl des Lizenzmodells davon abhängig, wie gut der Kunde auf die Verhandlungen vorbereitet ist: "Die Konditionen werden besser sein, wenn Lizenz- und Asset-Management einwandfrei funktionieren und wenn der Kunde eine klare Strategie hat, was er mit der Software in den kommenden Jahren tun will und muss."
Trifft beides zu, kann ein Unternehmen mit einem "Select"-Vertrag plus Software Assurance im Grund dieselben Leistungen erhalten wie mit einem Enterprise Agreement. Ist es sich jedoch bewusst, dass weder Lizenz- noch Asset-Management ideal funktionieren - etwa weil einzelne Abteilungen weitgehende Handlungsfreiheit im Einkauf haben -, oder handelt es sich um Firmen, die neue Funktionen stets zeitnah benötigen, fahren sie in der Regel mit dem einfacher zu verwaltenden Enterprise Agreement besser.
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| Überblick über die bei Microsoft möglichen Lizenzabkommen (Bild: Microsoft) |
Bei Microsoft fällt für einen Großteil des Portfolios der erste Aspekt weg: Die Produkte haben einen Reifegrad erreicht, der es schwer oder sogar unmöglich macht, Anwender zu einem mehrere hundert Euro teuren Wechsel zu veranlassen. Positiv für Microsoft ist, dass das Unternehmen Kunden bei der zweiten Möglichkeit ohne großen Aufwand nahezu zwingen kann, kontinuierlich Geld zu bezahlen, denn, so Fernandez, "die Akzeptanz und Qualität der Open-Office-Produkte reicht für Firmen oft noch nicht aus."
Leider muss man sagen, denn wettbewerbsfähige Alternativen würden dem Preisgefüge des Marktes gut tun. Außerdem fällt auf diesem Wege die für Microsoft leidige Diskussion um die Altlizenzen weg - wer erst gar keine Lizenz bekommt, kann sie auch nicht weiterverkaufen.
Inzwischen bemühen sich alle großen Softwareanbieter, ihre Kunden von den Vorteilen der alternativen Versorgung mit Software zu überzeugen. Wichtigstes Argument der Hersteller ist dabei oft der Kostenaspekt.
"Den Kunden wird vorgegaukelt, dass SaaS oder Mietmodelle billiger sind. Das stimmt aber nur bedingt", erklärt Fernandez. So gehe etwa als Faustregel die Rechnung bei Microsoft nur auf, wenn von einem Nutzungszyklus von fünf Jahren ausgegangen werde, bei sechs oder neun Jahren dagegen zahle der Kunde drauf. "Eine detaillierte Analyse um das jeweils günstigste Modell für den individuellen Fall herauszufinden lohnt sich fast immer, denn erfahrungsgemäß sind die meisten Firmen eher über- als unterlizenziert." Ein Beispiel, wo sich sparen lässt, sind Rechner, die im Drei-Schicht-Betrieb eingesetzt werden. In dem Fall macht es schnell einen Unterschied, ob die Software pro PC oder pro Nutzer lizensiert wird. Aber auch bei Kassensystemen hat Fernandez bereits die Erfahrung gemacht, das ein kompletter Bildschirmarbeitsplatz lizensiert war - samt dem gesamten Office-Paket, obwohl lediglich das Betriebssystem genutzt wurde.
Die Vorteile von Subskriptionsmodellen sind die vergleichsweise geringen und gut kalkulierbaren Beträge, die für die Softwarenutzung meist in monatlichen Raten anfallen. Fernandez ist aber auch hier kritisch: "Das Modell würde nur wirklich funktionieren, wenn die Produkte tatsächlich eins zu eins gegen Wettbewerbsprodukte austauschbar wären und es gleichzeitig standardisierte und ohne Zusatzaufwand breit einsetzbare Lösungspakete wären."
Dem ist aber nicht so. In der Praxis lässt sich der Kunde auf ein System ein und ist dann vom Anbieter abhängig - ob es sich dabei um ein gekauftes oder gemietetes handelt, ist zweitrangig. Dennoch gibt es Einsatzgebiete, in denen sich der Gang zum Softwarevermieter lohnt. Fernandez etwa nennt projektbezogen eingesetzte Software, Software für eine Filiale im Ausland und solche, die nur für Übergangszeiten benötigt wird.
"Für die übrigen Bereiche sollte der Kunde genauestens prüfen, ob seine Anforderungen wirklich so gewöhnlich sind, wie es ihn die Anbieter glauben lassen wollen. Denn hat er erst einmal die Wettbewerbsvorteile aus der Hand gegeben, die sich eventuell durch individuelle Anpassungen hätten erreichen lassen, und nutzt ein 08/15-System, wird es ihm angesichts der hohen Migrationskosten schwer fallen, zu wechseln", warnt Fernandez.
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